12 октября 2022 г.
Роботизация бизнес-процессов сулит не только экономию, но и защиту от человеческого фактора. Избавляя от рутинного труда, RPA-технология повышает спрос на более квалифицированные кадры. Как оценить эффективность роботизации и обосновать выгоды внедрения в компании, рассказывает Антон Сергеев, руководитель проекта iiii Tech («Форайз»).
Как роботизация помогает бизнесу
Роботы имитируют действия человека и помогают автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Аналитики Wall Street Research отмечают, что 69% компаний по всему миру выбирают RPA в качестве ключевого драйвера диджитализации. Это выводы подтверждают результаты другого исследования. Эксперты McKinsey Global Institute подсчитали, что свыше трети задач в 60% должностей можно отдать роботам и таким образом повысить производительность и снизить издержки. И этот показатель постепенно растёт.
Независимо от сферы деятельности у каждой компании есть стандартные повторяющиеся алгоритмизируемые процессы: бэк-офис, бухгалтерия, HR-функция, закупки. Несмотря на отраслевую специфику у каждого предприятия есть взаимоотношения с контрагентами, договорная работа и электронный документооборот — всё это можно роботизировать.
Роботу можно поручить большинство рутинных операций, такие как извлечение данных из документов, формирование отчетов, проверка на корректность, выгрузка файлов в систему хранения и многое другое. RPA помогает сотрудникам финансовых и бухгалтерских служб готовить документы для ФНС и других контролирующих органов, создавать справки, выписки и приказы, контролировать поступление и списание денег. К примеру, робот собирает информацию из нескольких систем и формирует на ее основе ежемесячных отчетов о прибыли и убытках в
Колоссальной экономии за счёт роботизации можно добиться и в закупочной деятельности — до 5,6% от общих годовых затрат на эту функцию, подсчитали аналитики KPMG. Для сравнения: в среднем сотрудник тратит на формирование заказа порядка 10 минут. Для этого ему нужно перенести из электронных писем данные о материалах, объёмах и сроках поставок в систему — для холдингов и крупного бизнеса это колосcальные затраты и огромных штат менеджеров. Робот же тратит на формирование заказа не более 2 минут
Метрики эффективности RPA
Основная метрика — количество высвобожденных штатных единиц (FTE). Она показывает, сколько сотрудников заменил один робот на полный рабочий день. Предположим, RPA-решение обрабатывает двести заявок в день, а менеджер — от 20 до 25 таких заявок. Роботизация этой функции высвободит целое подразделение — от 8 до 10 человек.
Другая метрика — возврат инвестиций. Бизнес считает не только объёмы, но и сроки окупаемости. Эти показатели разнятся от кейса к кейсу. Наша практика показывает, что роботизация окупается в среднем за год или чуть меньше. В исключительных случаях — до полутора лет. Если срок больше, бизнесу стоит задуматься о целесообразности внедрения RPA и сфокусироваться на редизайне процессов.
И последний показатель эффективности — снижение рисков. Задача RPA — минимизировать человеческий фактор и количество ошибок, и в большинстве случаев этого удается легко достичь.
Есть и специфические метрики, характерные в каждом конкретном случае. К примеру, если цель роботизации — обрабатывать тысячу заявок в день, бизнес оценивает еще и их количество.
Однако, если объёмы высвобожденных ресурсов не дотягивают до целевых показателей, возможно, стоит пересмотреть сам алгоритм или процесс. Причина может крыться и в собственной ИТ-инфраструктуре бизнеса: время отклика интерфейса выше, чем ожидалось, или количество ошибок слишком большое. Эти факторы не зависят от робота, но влияют на его скорость, а значит, и на эффективность от внедрения.
Приведу пример. Нам нужно «связать» между собой три системы: из одной — собрать данные, прогнать в Excel через макрос, потом — загрузить эту информацию во второе приложение, сформировать отчёт и этот документ разослать штату сотрудников. Если одна из этих систем тормозит, то это вызовет общую «просадку». Как правило, все эти «узкие горлышки» продумываются и проверяются заранее. Также программисты закладывают эти нюансы в скрипты, чтобы робот видел эти «провисания» и уведомлял об этом пользователей.
Стоимость роботизации
Стоимость раcсчитывается индивидуально и зависит от трех факторов: сложности автоматизируемых процессов, их количества и лицензий. Нижняя планка — от миллиона рублей за разработку и лицензию от крупного вендора. Потолка нет — у компаний с десятками тысяч роботов проекты могут стоить миллионы рублей. Однако даже при таких бюджетах внедрение быстро окупается.
Что значит сложный процесс? Бывают кейсы, когда робот напрямую не взаимодействует с интерфейсом, например, он удалённо подключается к удалённому месту и с помощью компьютерного зрения ищет кнопки по пикселям. Это сложная разработка, и она будет стоить дорого.
На рынке есть правило — каждый следующий робот обходится для компании дешевле. Это связано со спецификой ценовой политики многих вендоров. Компании покупают робота не для автоматизации одной задачи, они приобретают полноценного цифрового сотрудника, который работает в режиме 24/7. Ему можно поручать множество процессов вне рабочего времени, что сократит стоимость лицензии.
Прогнозы по развитию RPA
Российские решения для роботизации на данный момент технологически несколько уступают зарубежным аналогам и глобальным лидерам рынка, такие как Blue Prism или UiPath, у который многомиллиардные бюджеты на развитие платформ. Однако текущие события подтолкнули отечественных игроков выделять деньги на расширение возможностей и усовершенствование собственных ИТ-продуктов. В ближайшее время стоит ожидать, что российские вендоры как минимум технологически приблизятся к зарубежным коллегам, а в идеале — составят им конкуренцию, когда те вернутся в РФ. Для этого компании-разработчики — например, Roomy и PIX — активно общаются с интеграторами и заказчиками, собирают информацию о потребностях и корректируют дорожную карту развития.
Еще одна тенденция ближайшего времени — коллаборации, которые поспособствуют обогащению RPA новыми возможностями. Например, синергия роботов и таких технологий, как нейросеть, оптические движки и облачные возможности — сможет принести больше пользы бизнесу, чем стандартные базовые ИТ-решения. Также это ускорит и удешевит развитие российских продуктов.
У крупных корпораций большинство процессов стандартизированы и регламентированы, чего нельзя сказать про средний и малый бизнес. Однако всё больше таких компаний наводят порядок в своих функциях и интересуются их роботизацией. В связи, скорее всего, скоро мы увидим продажу RPA как сервиса, по подписке. Это касается в первую очередь роботов, автоматизирующих простые задачи, — такая услуга сделает технологию доступнее, дешевле, а само внедрение — проще.
Источник: Антон Сергеев, руководитель проекта iiii Tech («Форайз»)