29 августа 2019 г.
Снижение затрат на ведение и поддержание бизнеса — один из главных и постоянных приоритетов для любого предприятия. Неизменны и основные инструменты: экономия, улучшение менеджмента и автоматизация. Однако конкретные способы решения этих задач, дающие наибольшую отдачу без неприемлемых рисков, в разное время сильно меняются. В настоящее время наибольший эффект дает сочетание экономии с комплексным улучшением системы бизнес-процессов сразу по нескольким направлениям. Для крупных организаций это выявление и устранение схожих процессов в разных географически распределенных локациях (дедупликация), а также ускорение процессов, повышение их качества и пропускной способности. При этом проблемы повышения качества, ускорения выполнения и снижения издержек компании нужно решать одновременно, что на практике очень сложно. Сделать это наиболее надежно и эффективно позволяет глубокая автоматизация процессов (вплоть до полной роботизации).
Основная идея такой автоматизации ясна и объективна — любые рутинные процессы следует формализовать, определить стандарты и правила их выполнения, и, передав их выполнение машине (иначе говоря — программному роботу или просто скрипту), обеспечить максимальную эффективность.
В большинстве своем к таким процессам, помимо обработки входной документации, сегодня относят различные функции планирования и учета: бухгалтерский, финансовый, кадровый. С появлением новых технологий и в условиях усиливающейся конкуренции, требующей еще большей экономии на затратах для сохранения прежнего уровня прибыли, необходимо прибегать к новым, более совершенным, способам автоматизации рутинных процессов. Одним из таких способов, заслуживших распространение и признание во всем мире, стала технология Robotic Process Automation (далее — RPA).
Суть и преимущества RPA
Суть этой технологии заключается в полной автоматизации рутинных процессов посредством передачи работы над ними программному роботу. Одним из главных преимуществ RPA является низкий порог входа — роботов могут самостоятельно создавать сотрудники бизнеса, не обладающие навыками программирования. После чего робот, в отличие от человека, может трудиться без остановки 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году. При этом скорость его работы будет на порядки превосходить скорость работы человека, а качество не идет ни в какое сравнение — ведь вероятность ошибки робота в разы ниже вероятности совершения ошибки человеком. Это второе преимущество RPA.
А еще робот хорош тем, что точно следует регламенту, что упрощает оптимизацию его алгоритмов и проведение управленческих экспериментов для выявления возможностей улучшений и оптимизации.
Самое главное — количество роботов, в отличие от сотрудников, не ограничено никакими условиями и рамками. Создание нового робота не требует дополнительных материальных затрат (за исключением времени на обучение робота), не создает сложностей с поиском необходимого кандидата, его мотивацией и вовлечением в работу. Это позволяет организации создать практически неограниченное число программных роботов, мгновенно масштабируя до нужного уровня те или иные рутинные процессы, как только в этом возникает потребность.
Отмечу, что сегодня уже существуют алгоритмы и модели машинного обучения, позволяющие роботам обучаться в процессе выполнения процессов, тем самым постепенно снижая риск совершения ошибки при появлении определенных неточностей и незначительных отклонений от условий, для которых был запрограммирован робот.
Уже можно утверждать, что сегодня RPA — это новый способ масштабировать операционную функцию компании, сделать ее максимально эффективной и устойчивой в режиме активного роста бизнеса или, наоборот, сезонных колебаний загрузки. Если в вашей сфере деятельности есть сезонность — содержать сотрудников на круглогодичной основе, в условиях переменной загрузки, может быть слишком накладно — с этой задачей отлично справится RPA.
С помощью технологии RPA можно автоматизировать выполнение любого рутинного процесса независимо от количества и разнородности систем и приложений, на которые он опирается. Далее мы приведем несколько примеров подобной роботизации.
Применение технологии и роль платформ RPA
Примерами процессов, выгода от роботизации которых будет видна буквально на следующий день, могут служить процессы бухгалтерского учета: обработка первички, создание актов на оплату, формирование актов сверки, заполнение учетных систем.
Безусловно, все эти действия должны быть изначально настроены человеком. Но сотруднику потребуется всего один раз пройти процесс и формализовать его в виде «понятной» роботу последовательности действий. А потом долгое время к этому процессу не нужно прикасаться, так как всю работу возьмет на себя работ. Освободившийся же сотрудник может переключиться на более важные и интересные задачи.
В принципе, программные роботы могут работать с любыми коммерческими и бесплатными ИТ-решениями: от автоматизации вычислений в Excel, 1С и SAP до заполнения документов в Word, парсинга информации с веб-страниц и из PDF документов. Робот может самостоятельно принимать и обрабатывать электронную почту, читать и распределять вложенные документы, отвечать отправителям, загружать информацию в учетные системы, обогащать ее данными из открытых источников и производить сложные расчеты в базе данных.
Но на практике это зависит от возможностей технологической платформы RPA, на основе которой разрабатываются и используются программные роботы. Хорошая платформа (в число которых входит и уже представленная на рынке первая российская разработка такого рода) предоставляет несколько основных инструментов. Во-первых, это своего рода конструктор — набор готовых «коннекторов» (модулей сопряжения), позволяющих выполнять вышеперечисленные и многие другие действия с источниками данных, с внутрикорпоративными и внешними документами и бизнес-системами. Во-вторых, удобный для непрограммиста визуальный редактор, позволяющий описывать алгоритм работы программного робота за счет простой компоновки и настройки элементов конструктора, о котором я говорил выше. А также инструментарий более низкого уровня, позволяющий описывать более сложные алгоритмы, выходящие за границы возможностей визуального редактор. Еще одна группа инструментов позволяет тестировать и запускать программных роботов, контролировать их состояние, выявлять и устранять нештатные ситуации (например, недоступность определенного информационного ресурса).
Без таких инструментов невозможно ни эффективное управление десятками (не говоря уже о сотнях и тысячах) выполняемых процессов, ни управление жизненным циклом программных роботов, ни сбор и анализ статистики с целью объективной оценки эффекта применения RPA. Пытаться создавать и развивать все эти инструменты «на коленке» — это тупик. Но вот к выбору платформы RPA надо подходить максимально тщательно. Особенно, если в компании уже применяется или запланировано использование российского ПО.
RPA в России
На российском рынке в настоящее время превалирующее большинство внедрений производится в сфере бухгалтерского учета — от автоматизации работы с первичной документацией до проведения сверки с внешними контрагентами.
Первые российские проекты уже доказали свою эффективность и экономическую целесообразность — роботизация подобных процессов повышает точность их выполнение на ~35%, позволяет высвободить до 75% персонала и увеличить скорость выполнение на 85%.
Более того, на российском рынке уже присутствует и отечественная платформа RPA, не уступающая по функциональности зарубежным аналогам, и превосходящее их в удобстве использования именно российскими пользователями (например, в плане интеграции с российскими бизнес-системами, включая ERP и
Источник: Иван Боков, ведущий эксперт Департамента корпоративных информационных систем ALP Group по R&D и корпоративному управлению