2 марта 2020 г.
Администрация города Куйбышева Куйбышевского района Новосибирской области с 2013 года использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект реализует «КС-Консалтинг», а его отличительной особенностью является дистанционный способ внедрения СЭД. Широкие возможности системы позволяют муниципалитету решать все необходимые задачи по управлению документами и более эффективно организовать свою работу.
На старте проекта: от журнальной формы к автоматизации основных документных процессов
Учет входящей корреспонденции осуществлялся традиционным образом, в бумажных журналах регистрации. В этих же журналах отмечались документы, подлежащие контролю, а выборку по срокам исполнения делали вручную. Исходящие документы фиксировались в таблице в Excel. Сотрудники тратили много времени на поиск нужной информации и не всегда могли отследить, где в настоящее время находится документ.
В первую очередь автоматизации требовали следующие процессы:
- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов.
- Отслеживание сроков исполнения.
- Формирование реестров отправки корреспонденции.
Внедрение СЭД по «удаленной схеме»
Проект включал в себя несколько этапов:
- Обследование документооборота: анализ нормативных актов, сбор информации об особенностях учета и движения документов в Администрации.
- Анализ информации и настройка базы данных.
- Обучение технолога, корректировка настроек.
Специалисты «КС-Консалтинг» изучили инструкцию по делопроизводству, сводную номенклатуру дел, структуру Администрации, а также список пользователей, которые должны иметь доступ в СЭД, с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них. Информацию собирали в основном по электронной почте, иногда созванивались с заказчиком по телефону.
В ходе подготовки были решены следующие задачи:
- сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами);
- обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту;
- разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей: главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений.
Специалисты Администрации Куйбышева самостоятельно установили серверную часть системы и автоматизировали рабочие места сотрудников Управления делами Администрации и секретаря приемной. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы в соответствии с организационной структурой и схемой документооборота, учитывая рекомендации «КС-Консалтинг».
Для поддержки пользователей на территории организации-клиента требовалось, чтобы один из сотрудников Администрации прошел обучение и получил сертификат системного технолога СЭД. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучению пользователей были возложены на специалиста заказчика, для него был проведен расширенный трехдневный курс на территории «КС-Консалтинг».
Итоги внедрения СЭД: на пути к единому рабочему пространству
В настоящий момент СЭД «ДЕЛО» используется сотрудниками Администрации. В 2018 году проведена дополнительная закупка рабочих мест системы. Возможности программного продукта позволяют Администрации Куйбышева решать все необходимые задачи по поддержке документных процессов. В СЭД регистрируются обращения граждан, входящие и исходящие, формируются почтовые реестры. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы документов. Функция контроля поручений помогает отслеживать сроки и состояние исполнения.
В целом внедрение СЭД позволило упорядочить работу с входящими, исходящими документами и снизить затраты времени на поиск необходимой информации. Автоматизация контроля сроков исполнения поручений повысила эффективность работы сотрудников. В муниципалитете есть все предпосылки для создания единого рабочего пространства всех подразделений и перехода в дальнейшем на полностью электронный документооборот.
Источник: Пресс-служба компании «Электронные офисные системы (Софт)»