6 мая 2020 г.
ООО «Востокцемент» уже несколько лет работает в системе электронного документооборота. В 2018 году возникла острая необходимость стандартизировать процесс управления служебными записками. Проект, реализованный на базе установленной на предприятии платформы Docsvision, позволил ускорить обработку этого вида документов в 10 раз и обеспечил контроль выполнения задач со стороны руководства.
Необходимость стандартизировать процессы управления служебными записками в СЭД возникла по причине существенных затрат времени на их подготовку и согласование «в ручном режиме». Компании «Востокцемент» расположены в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. Задачей автоматизации было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать участие сотрудников в этом процессе, разработать для каждого юридического лица свою форму документа, обеспечить контроль со стороны руководства.
Партнером проекта по внедрению «служебных записок» в СЭД выступила компания RKIT, предложившая и внедрившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе. Сотрудники «Востокцемент» прошли обучение по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения. К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого юридического лица разработан свой шаблон, при этом проект учитывает все внутренние регламенты предприятия.
Автоматизация позволила стандартизировать процесс и снизить его трудоемкость. Время на подготовку и согласование служебных записок сократилось в 10 раз, настроен удобный контроль этапов работы с запиской и её своевременного исполнения. Улучшилась исполнительская дисциплина, и наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов обработки внутренних документов компании.
Проект полностью завершён в 2019 году.
Татьяна Полухина, специалист по документообороту, поддержке и развитию систем электронного документооборота ООО «Востокцемент», отметила: «Благодаря платформе был полностью автоматизирован процесс управления служебными записками — это их создание, согласование, утверждение и исполнение. Внедрение программы позволило перейти на электронный документооборот, что существенно ускорило процесс обмена служебными записками, в том числе, с заводами, расположенными в разных регионах».
Источник: Пресс-служба компании «ДоксВижн»