Управляющая компания НИЦ ЕЭС внедрила облачное решение ITSM 365 для обработки клиентских запросов на обслуживание объектов коммерческой недвижимости. Автоматизация процесса позволила кратно сократить трудозатраты на прием обращений от 15 крупных бизнес-центров, расположенных в разных городах России. В месяц через систему проходит около 400 заявок, которые успешно обслуживают всего три диспетчера. К выполнению работ компания подключает около десяти сервисных партнеров.

Решение ITSM 365 стало единым инструментом для обработки всех поступающих от арендаторов обращений: заявки автоматически преобразуются в задачи, получают срок на исполнение и направляются к исполнителям — техническим специалистам. До использования платформы сотрудники компании принимали заявки по телефону и вели учет обращений вручную.

НИЦ ЕЭС в процессе обслуживания коммерческих объектов недвижимости привлекает к работе около десяти крупных региональных подрядчиков. Новая система позволяет координировать их работу, отслеживать качество выполнения заявок: сервисные специалисты пользуются мобильным приложением, чтобы принимать задачи в работу и отчитываться о результатах непосредственно с объекта. При необходимости подрядные организации направляют фото- и видеоматериалы для подтверждения высокого качества выполненной работы.

На платформе реализованы специфические отчеты об эксплуатации бизнес-центров и работе сервисных партнеров. Аналитика позволяет НИЦ ЕЭС отслеживать проблемы при обслуживании арендаторов или узкие места в процессах. До внедрения ИТ-системы руководство компании узнавало о проблемах только из жалоб клиентов.

Управляющая компания ведет в ITSM 365 учет около 750 единиц оборудования, а также запасных частей и пр. Выездные инженеры отчитываются об использованных деталях и материалах после выполнения ремонтных работ по заявке. Сотрудники НИЦ ЕЭС могут в любой момент посмотреть эти данные в системе и сопоставить их с техническими планами помещений, чтобы проверить корректность выставляемых подрядчиками счетов.

«Благодаря выстроенным в ITSM 365 процессам мы втрое сократили численность контролирующего и обслуживающего персонала компании. На сегодняшний день с сотнями заявок по объектам недвижимости в разных регионах страны справляется всего три диспетчера», — отметил Евгений Гришин, начальник управления ИТ в НИЦ ЕЭС.

«Для управляющих и сервисных компаний, розничных сетей и других организаций с широкой географией присутствия важно эффективно контролировать не только собственный персонал (выездных ИТ-специалистов, инженеров, техников), но и подрядчиков, которые активно привлекаются для работы в регионах, где нет или недостаточно своих специалистов. С решением этой задачи успешно справляется ITSM 365: наши клиенты используют гибкость и функциональность платформы для настройки любых прав доступа и автоматизации процессов любой сложности», — рассказал Андрей Фитисов, директор по развитию ITSM 365 (ГК Naumen).

Источник: Пресс-служба компании Naumen

Версия для печати (без изображений)   Все новости