В последние годы российские компании все чаще отказываются от зарубежных систем управления проектами. Причины разные: от санкционных рисков и проблем с оплатой до отсутствия поддержки и обновлений. Как уйти с привычных платформ и найти достойный отечественный аналог? Расскажем в статье. Действуйте по шагам, чтобы получить работающую ИСУП, а не кота в мешке.

ШАГ 1. ПРОВЕДИТЕ АУДИТ ТЕКУЩИХ ПРОЦЕССОВ

Прежде чем смотреть на рынок, необходимо сформулировать главную задачу, которую должна будет решить ваша будущая система управления проектами.

Для этого проведите анализ процессов: по какой методологии вы работаете и объединяете ли проекты в портфели и программы, какие инструменты используете для планирования этапов и управления задачами, где ведете учет ресурсов, связаны ли проекты с финансовыми операциями, как организован проектный документооборот и можете ли вы доверять отчетности.

По итогам такого экспресс-анализа будет понятно, что для вас критично в первую очередь. Например: «сделать видимыми все проекты в компании и запустить понятные инструменты для анализа работ», «перенести работу с проектными документами в цифровой вид», «качественнее планировать ресурсы».

ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ МАСШТАБ И РОЛИ

Недостаточно просто посчитать пользователей. Обозначьте роли и круг сотрудников, которые будут работать в системе управления проектами.

Например:

  • для ресурсного планирования в ИСУП должны «зайти» исполнители, чтобы фиксировать фактические трудозатраты;
  • для контроля бюджета и отслеживания денежных операций доступ к сервису нужен финансовому блоку;
  • для управления проектами на уровне портфеля следует включить в цифровой контур руководство.

Всегда держите в голове, что система управления проектами — организм быстрорастущий. Чтобы не прыгать от сервиса к сервису с увеличением количества проектов, выбирайте масштабируемые ИСУП. Например, Directum Projects — платформу с подтвержденной нагрузкой в 50 тыс. одновременных пользователей и микросервисной архитектурой.

ШАГ 3. ПРОАНАЛИЗИРУЙТЕ БЮДЖЕТ И ОЦЕНИТЕ СРОКИ

Покупка системы — не последняя статья расходов. Не забудьте про затраты на внедрение и обучение, запланируйте интеграции и доработки.

На этом этапе нужно трезво оценить, сколько финансов вы действительно готовы вложить в проект внедрения ИСУП и когда хотите увидеть первые результаты.

ШАГ 4. СРАВНИТЕ СИСТЕМЫ ПО КЛЮЧЕВЫМ КРИТЕРИЯМ

При анализе обращайте внимание на:

  1. Функциональность: есть в системе возможности для управления портфелями и программами, какие предлагаются инструменты для планирования проектов, назначения ресурсов и учета трудозатрат, можно ли организовать внутри ИСУП проектный документооборот и связать финансовые операции с этапами.
  2. Поддерживаемую методологию: лучше выбирать системы управления проектами, которые сочетают классику, гибкость и гибрид.
  3. Простоту погружения в работу: необходимы понятный интерфейс, возможность обучения, справки и документация от вендора.
  4. Безопасность: если вы не хотите, чтобы ваши данные оказались у третьих лиц, ИСУП должна поддерживать шифрование, логирование, двухфакторную аутентификацию, разграничение прав.
  5. Надежность: проверьте, входит ли система управления проектами в реестр отечественного программного обеспечения.
  6. Гибкость: уточните, есть ли в ИСУП инструменты no-low-code.

ШАГ 5. ВЫБЕРИТЕ ВИД ПОСТАВКИ

Коробочное решение подходит компаниям, которые хотят сократить сроки внедрения и сэкономить. Заказная разработка будет полностью адаптирована под ваши процессы, но может съесть финансы и дедлайны

Оптимально выбирать ИСУП, которая закрывает основную проблему из «коробки» и при этом способна расти вместе с бизнесом.

ШАГ 6. ЗАПРОСИТЕ ДЕМОНСТРАЦИЮ

Попросите демодоступ или проведите пилотный проект на реальных задачах. Это поможет проверить:

  • решает ли система управления проектами вашу основную проблему;
  • удобно ли в ней работать;
  • понадобятся ли доработки, и если да, то какие.

ШАГ 7. ПОЛУЧИТЕ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ

После того, как вы проведете пилот, будет ясно, получит ли система управления проектами дальнейшее развитие или останется «на полке». Возможно, пользователи предложат важные доработки или укажут на слишком сложный интерфейс еще до покупки.

КАКИХ ЭФФЕКТОВ ОТ ВНЕДРЕНИЯ ИСУП ЖДАТЬ

  • проекты становятся более предсказуемыми: вся работа — от создания инициативы до сохранения накопленного опыта — ведется в одном цифровом пространстве;
  • сокращаются риски не выполнить обязательства перед заказчиками: система напомнит, когда наступает и завершается этап, автоматически направит задачи исполнителям и «сообщит», если где-то возникают проблемы;
  • ресурсы используются более эффективно: руководитель всегда в курсе, кто из сотрудников занят, а кому можно направить дополнительные задачи;
  • данные больше не теряются: не нужно дублировать документы между системами;
  • выстраивается понятное взаимодействие между участниками команды за счет внедрения единой методологии;
  • быстрее принимаются обоснованные решения.

Реклама ООО «Директум», ИНН: 1835056809