«ЛокоТех-Сервис» начал масштабный переход на электронный формат внутреннего документооборота. Предприятия будут ежемесячно оформлять десятки тысяч документов в области движения товарно-материальных ценностей без использования бумажных носителей, что позволит сократить издержки на расходные материалы и ускорить согласование документов.
«Среди оснований для реализации проекта — требование нашего основного заказчика перейти на электронный документооборот по расходным договорам, заключенным между Дирекцией тяги ОАО «РЖД» и «ЛокоТех-Сервис». Инициатива также соответствует Плану мероприятий Правительства РФ в области цифровой трансформации ключевых отраслей экономики до 2030 года. Конкретно для нашей компании основная цель внедрения электронной подписи — унификация и повышение эффективности системы управления структурными подразделениями, снижение трудоёмкости в процессе документооборота управляющей компании «ЛокоТех» и производственных предприятий «ЛокоТех-Сервис», — рассказала главный бухгалтер «ЛокоТеха» Елена Шарикова.
Руководитель подчеркнула, что среди основных прогнозируемых эффектов — снижение расходов. Использование внутреннего электронного документооборота повышает скорость обработки документов, снижает финансовые и трудовые затраты: позволяет экономить расходные материалы для печати, избавляет от необходимости содержать архивное помещение, а также ведет к увеличению производительности труда сотрудников за счет высвобождения времени, что составляет десятки человеко-часов.
«Пилотные проекты по внедрению электронной подписи, проведенный в сервисных локомотивных депо Москва-Сортировочная и Курск показали: только по одному предприятию за месяц можно перевести в цифровой формат более девяти тысяч документов. Это огромный объем бумаги: в среднем первичный документ на одну хозяйственную операцию занимает полтора листа, которые следует распечатать в двух-трёх экземплярах. Далее его вручную должны подписать минимум трое специалистов: кто разрешил, кто отпустил и кто принял. Есть такие хозяйственные операции, которые требуют комиссионного подписания. С учетом того, что специалисты не находятся в одном кабинете, на подписание уходят часы, а иногда и дни. Электронный же документ легко создать, подписать и отправить по маршруту согласования в режиме онлайн. В среднем, подписание одним человеком теперь занимает от 0,1 секунды. Уходит этап сканирования и размещения в системе электронного архива первичных документов. Все подписанные простой электронной подписью документы хранятся в учетной системе 1С: ERP», — рассказала руководитель департамента по ведению учета товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов и материалов повторного использования «ЛокоТех-Эксперт» Наталья Болгова.
Источник: Пресс-служба компании «ЛокоТех»
