2 сентября 2008 г.
Системный интегратор Softline Consulting Services завершил проект по автоматизации делопроизводства в ОАО «КамчатскЭнерго».ОАО «КамчатскЭнерго» - одно их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока - производит, передает, транспортирует и продает электрическую и тепловую энергию в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов. Общая численность сотрудников превышает 2 тыс. человек.
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более 2 тыс. документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т.п.
Для осуществления учета и контроля в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам.
Контроль исполнения поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным.
В результате руководство компании приняло решение модернизировать автоматизацию делопроизводства и постепенно перевести документооборот в электронный вид.
Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline.
После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007.
В рамках первого этапа проекта специалисты Softline Consulting Services провели предпроектное обследование и подготовили техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами.
В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.
Построенная система позволяет: регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителям подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться в исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.
«Система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников при работе с документами, повысить скорость принимаемых в нашей компании решений, а, следовательно, увеличить эффективность деятельности», – комментирует результаты Евгений Михайлович, руководитель проекта ОАО «КамчатскЭнерго».
«Проект был сложным и трудоемким, – отмечает Роман Романцов, руководитель отдела продаж Softline Consulting Services. – Однако благодаря поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить его, построив систему, отвечающую потребностям заказчика, в намеченные сроки».
Источник: Пресс-служба Softline