6 июня 2013 г.
В Государственном архиве Калининградской области создана информационная система электронного архива, реализованная на базе программных комплексов «Ксерокс: Электронные архивные фонды», «Ксерокс: СПВД» и других продуктов компании Xerox.Реализация проекта значительно упростила доступ к архивным материалам, а также повысила уровень их сохранности.
ОГКУ «Государственный архив Калининградской области» (ОГКУ «ГАКО») входит в число самых молодых архивов Российской Федерации, обладает коллекцией документов Восточной Пруссии (1557 – 1944 гг.) и богатым документальным комплексом по истории Калининградской области (1945 – 2008 гг.), которые вызывают интерес не только российских, но зарубежных исследователей.
В целях повышения эффективности работы и совершенствования качества услуг архивного учреждения по информационному обслуживанию населения и юридических лиц было принято решение о создании информационной системы электронного архива ОГКУ «ГАКО». Проект по ее созданию включен в программу «Развитие культуры Калининградской области (2007 – 2013 годы)». Комплексная информационная система электронного архива была реализована на базе программных комплексов «Ксерокс: Электронные архивные фонды», «Ксерокс: СПВД» и других продуктов компании Xerox.
Реализация проекта сделала работу сотрудников архива удобнее: программное обеспечение предусматривает возможность поиска дел в электронном научно-справочном аппарате. Это позволяет упростить процесс получения информации по единицам хранения и избежать временных затрат, связанных с использованием бумажных описей.
Ключевым моментом стала организация доступа к представленным в электронном виде материалам не только сотрудникам архива, но и посетителям читального зала. Теперь для получения нужной информации исследователю необходимо найти дело в электронной версии архивной описи и составить электронное требование на выдачу заинтересовавших его дел. Заведующий читальным залом, получив такое требование, находит и размещает электронные версии архивных документов в виртуальном кабинете читального зала, к которому получает доступ посетитель.
Кроме того, электронный архив предоставляет возможность удаленной работы с фондами, представленными на сайте ОГКУ «ГАКО», для исследователей, которые проживают в других регионах и странах. Исследователю, не имеющему возможности лично посетить читальный зал, необходимо заполнить электронное требование на дела, найденные в электронной версии архивной описи, и отправить его заведующему читальным залом. Выбранные дела будут доставлены в виртуальный личный кабинет исследователя на сайте архива.
«Благодаря внедрению электронного архива перед исследователями, которых привлекает непростая история нашей земли, открылись новые перспективы. Теперь научно-справочный аппарат к документам по истории Калининградской области доступен не только посетителям читального зала архива, но и исследователям, не имеющим возможности лично посетить архив, – отмечает начальник отдела сохранности документов и государственного учета документов Архивного фонда РФ ОГКУ “ГАКО” В.В. Макарова. – Однако на этом работа по созданию электронного архива не заканчивается: перед нами стоят масштабные задачи по оцифровке основного массива архивных материалов. Это обеспечит доступность документов и меньший износ материалов на бумажных носителях».
«Создание электронного архива стало интересным проектом для сотрудников ОГКУ “ГАКО” и специалистов компании Xerox. Совместные усилия и возможности использованных нами технологий на базе платформы Xerox DocuShare™ позволили получить комплексное решение, отвечающее современным запросам по обеспечению сохранности и использования информационных ресурсов», – комментирует О.А. Ефимова, руководитель сектора управления документами Центра отраслевых решений и системной интеграции компании Xerox Россия.
«Уже только в силу территориального расположения Калининградской области наш архив активно обменивается опытом со многими архивами Западной Европы. Это позволяет нам с одной стороны изучать передовые практики автоматизации архивной деятельности, а с другой – хорошо понимать, что сложившийся порядок работы с архивными документами в Российской Федерации предъявляет собственные требования к автоматизации государственного архива. Реализация совместного с компанией Xerox проекта позволила создать и внедрить многоплановую информационную систему, соответствующую требованиям современного архива», – подчеркнула директор Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Калининградской области» А.Н. Федорова.
Источник: Пресс-служба компании Xerox