20 августа 2013 г.
Компания «СофтЭксперт» завершила автоматизацию документооборота ООО «Инфрастрой Быково» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8».Новая система позволяет оптимизировать процессы подготовки, согласования и исполнения договоров путем работы в единой информационной базе. Благодаря автоматизации 70-ти рабочих мест удалось сократить сроки обработки документов от нескольких дней до получаса.
ООО «Инфрастрой Быково» образовано в 2001 г. Сегодня это один из крупнейших имущественных комплексов ближайшего Подмосковья. Штат организации насчитывает свыше 200 сотрудников. Основные направления деятельности компании – сдача в аренду складских, административных, а также производственных объектов недвижимости, строительно-монтажные работы, оказание автотранспортных услуг.
Под управлением ООО «Инфрастрой Быково» находятся значительные активы, в том числе земельные участки, офисные здания и телефонные станции. На территории имущественного комплекса ведут деятельность более 100 компаний-арендаторов – как крупные сетевые компании, так и представители малого и среднего бизнеса.
Необходимость автоматизации документооборота возникла ввиду того, что деятельность компании связана сразу с несколькими направлениями бизнеса. Особенности организационной структуры предполагают ежедневную обработку более 60-ти разнородных по видам, форме и содержанию документов, в процесс одновременно могут быть вовлечены до 20-ти сотрудников.
Перед организацией стояла задача по обеспечению коллективной работы пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов. Внедрение системы «1С:Документооборот 8» версии ПРОФ позволило упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе.
Последующее развитие документооборота связано с возникновением потребности автоматического заполнения файлов по шаблонам. Для решения поставленной задачи был произведен апгрейд системы «1С:Документооборот» с версии ПРОФ до версии КОРП. В системе дополнительно реализована возможность иерархического построения и управления бизнес-процессами.
Специалисты «СофтЭксперт» выполнили доработку системы «1С:Документооборот 8 КОРП», благодаря чему появилась возможность копировать содержание создаваемого процесса в поле «Описание», осуществлять формирование отчета по состоянию договоров, а также реализованы функции диалога внутри задач с помощью команды «Задать вопрос любому пользователю» и печати истории согласования документа. Благодаря функции «задать вопрос любому пользователю внутри задачи» появилась возможность оперативно решать все вопросы по документу с рабочего места, не выходя за пределы своего кабинета. Для более эффективного управления в системе организован контроль исполнения поручений, что позволяет освободить руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
Благодаря оптимизации затрат рабочего времени сотрудников на регистрацию корреспонденции и поиск документов удалось вдвое сократить время обработки входящей и исходящей корреспонденции. Например, операция «создание карточки документа» теперь занимает не более 2 минут, что позволяет освободить более 2 часов рабочего времени сотрудника в день при общем объеме документооборота в организации.
Внедрение системы «1С:Документооборот 8» в компании «Инфрастрой Быково» позволило улучшить управляемость проектов благодаря доступу к актуальной информации о состоянии работы «в реальном времени». Значительно сократилось время сбора данных о текущих работах, реализована возможность увидеть со своего рабочего места особенности проекта и ход выполнения работ (какое из заданий/поручений создано, какое завершено, какое отклонено и по каким причинам). Это позволило не только оценить КПД сотрудников, но и оптимизировать временные затраты на управление проектами. Быстрый поиск документов помогает легко обработать поступающую корреспонденцию по проектам, отыскать необходимое входящее письмо и увидеть, был ли создан на него ответ.
«Проект завершен и мы довольны его результатами: оптимизирован процесс согласования договоров, счетов, приказов за счет сокращения времени, затраченного на передачу документов согласующим лицам на всех этапах согласования. Были полностью исключены случаи потери документов и попадания конфиденциальной информации в чужие руки», – прокомментировал итоги проекта начальник службы связи и информационных технологий ООО «Инфрастрой Быково» Михаил Юрьевич Подолян.
Источник: Пресс-служба компании «СофтЭксперт»