20 ноября 2013 г.
ПОЧЕМУ МЫ НАРУШИЛИ КЛАССИЧЕСКОЕ «НЕ ТРОГАЙ, ПОКА РАБОТАЕТ»
Первой важной особенностью нашего проекта стало то, что мы взялись за него не на пустом месте, а при существующем и достаточно позитивно воспринимаемом сайте. Он содержал практически всю необходимую «описательную» информацию, был проверен временем (пережил даже ребрендинг компании в 2007 г. с минимальными функциональными изменениями) и воспринимался большей частью сотрудников как тот самый идеальный ботинок, который «вроде уже и в возрасте, но так удобен!»
В то же время у коммерческого руководства компании пришло к выводу, что это «сайт прошлого», который отвечал нашим потребностям несколько лет назад, но на сегодня находится уже на грани допустимого и не может поддерживать развитие бизнеса в будущем.
Вторым важным моментом стала специфика нашего бизнеса (ориентирован на крупных корпоративных клиентов – В2В) с точки зрения классического понимания взаимодействия компаний и потребителей в Интернете и связанной с этим сложностью реальной оценки эффективности внедрения (по крайней мере, традиционными метриками - количеством посетителей, временем пребывания, длиной пути и т.п.).
В нашей ситуации один краткий визит лица, принимающего решение, и быстрое формирование у него позитивного впечатления от сайта и компании более весомо, нежели посещение сайта несколькими сотнями случайных посетителей. Естественно, нельзя забывать и о роли сайта в процессе формировании впечатления массовой аудитории и общего имиджа. Но в последнее время в этой сфере всё более важным становится активность в социальных сетях и иных массово-коммуникативных сервисах. В то же время это не что-то уникальное, с чем не сталкивался никто, а именно специфика, которую просто необходимо учитывать при планировании работ. В такой ситуации при оценке результатов проекта приоритетными становятся не классические метрики, а достижение заранее поставленных сложных комплексных целей (доведение информационного наполнения до запланированного уровня, удовлетворённость дизайном, четкость процедур поддержки, возможности интеграции с внутренними сервисами и т.д.).
НЕ СБЫВШЕЕСЯ, ИЛИ КАК МЕЧТЫ РАЗБИВАЮТСЯ О СУРОВЫЙ БЫТ
Прежде всего, хочу напомнить, что «Открытые Технологии» обладают довольно серьёзными компетенциями в области внутренней автоматизации. Многие технологии, которые мы предлагаем нашим клиентам, проходят серьёзную обкатку внутри компании: что-то остаётся надолго, что-то только в лаборатории и в виде резервных копий виртуальных машин. Естественно, этот опыт не мог не повлиять и на проект переработки сайта…
Серьёзная попытка изменения сайта (после упомянутого выше ребрендинга) была предпринята в 2010 г. исключительно собственными силами, в связи с чем акцент был сделан на технической составляющей (система управления контентом, CMS), а не на дизайне (изначально его вообще не планировалось менять). В ходе реализации проекта стало ясно, что внутренний заказчик, несмотря на своё первоначальное согласие сохранить дизайн, не предполагал, что за этим последует его абсолютная неизменность.
Изменение масштаба задачи довольно резко снизило динамику работ. К тому же, несмотря на гибкость и многофункциональность выбранной CMS (Typo3), всё более очевидной становилась необходимость выделить для её поддержки и развития отдельного, практически эксклюзивного, сотрудника. Проект стал буксовать, другие внутренние заказчики не хотели ждать решения их задач, которое откладывалось в связи с работой над сайтом. В связи с этим и при отсутствии компромиссов в вопросе качества решения, желанием в дальнейшем минимизировать затраты на поддержку и осознанием необходимости качественного изменения дизайна попытка переделать сайт своими силами была признана неудачной. На итоговом обсуждении было принято решение привлечь внешнего подрядчика.
В ОБЪЯТИЯХ СКАЗКИ
Фактически работы по созданию нового сайта с помощью внешнего заказчика стартовали в конце марта 2012 г.
В рамках первого этапа провели сбор требований с целью максимально точного определения привлекаемых подразделений (внутренних заказчиков) и функциональным ожиданиям от нового сайта. В результате была подготовлена концепция, включающая практически весь «набор проектировщика» - ключевые цели и задачи, основные целевые группы, продукт сайта, конкурентная среда и функциональные требования. Сложившаяся картина давала твёрдую уверенность в достижении хорошего результата в сжатые сроки и с привлечением минимальных ресурсов со стороны нашей компании.
Для выбора подрядчика был проведён закрытый конкурс, участников которого подобрали по данным ряда ключевых рейтингов Рунета – Tagline.ru (тop-100 ведущих веб-студий России 2011), CMSMagazine, Ассоциация интернет- разработчиков - и имеющейся открытой информации о возможных бюджетах проекта.
И тут возникла первая накладка – подбор подрядчика (рассылка концепции, планирование встреч) пришелся на не самое удачное время, а именно – конец апреля - начало мая («майские каникулы»). Это сместило (хотя и минимально) сроки проекта. Частично это же ограничило и количество дошедших до встреч кандидатов. Было разослано девять приглашений, ответная реакция получена от семи участников, финальные встречи-презентации проведены с четырьмя компаниями. Ценовой диапазон предложений находился в границах от 1,2 до 2 млн. рублей (с НДС).
По итогам встреч у нас возникло хотя и ожидаемое, но всегда вызывающее внутреннее неудовольствие гоголевское «Если бы губы Никанора Ивановича да приставить к носу Ивана Кузьмича...». Один кандидат обладал реальным профильным опытом, у второго была правильная организация производства сайтов и дальнейшего сервиса, третий отличался прорывными результатами в области дизайна, а четвертый просто сходу попадал в бюджет со всеми нашими функциональным требованиями. И все это без учета нюансов и качества проведения самой презентации. В итоге мы выбрали, как нам казалось, идеальное сочетание всех ключевых факторов, но в приоритет поставили дизайн. Бюджет выбранного варианта составил около 1,8 млн. руб.
Далее на основе нашей концепции и дополнительных встреч с подрядчиком, были детально спланированы этапы самой разработки, которая делилась на две части (этапа) – дизайн и техническая реализация.
Первый этап включал:
1.уточнение общих требований к сайту и формирование детальных требований к дизайну;
2.прототипирование;
3.разработку дизайна главной страницы (по сути, концепта всего дизайна и стиля сайта);
4.разработку графики внутренних страниц и мелких элементов.
На втором этапе планировались:
1.разработка технического задания (на базе прототипа и согласованного дизайна);
2.собственно разработка и кодирование (перенос ТЗ и дизайна на платформу CMS);
3.приёмка работ;
4.собственно запуск сайта в эксплуатацию.
ПО КОЧКАМ, ПО ЯМКАМ, К ЦВЕТОЧНОЙ ПОЛЯНКЕ
Основные проблемы, как, в общем, и ожидалось, возникли на первом этапе (разработка дизайна и выполнение прототипирования сайта) и стали причиной постепенного отхода от упомянутой выше подробной концепции сайта.
Причинами же развеивания магии «собранных и согласованных технических требований» явились как привычка заказчика работать с собственной ИТ-службой (с её избыточной гибкостью), так и накопленный опыт нашей компании в роли исполнителя проектов (когда не считается зазорным пойти навстречу многим пожеланиям заказчика, ибо «клиент всегда прав»). В то же время, заменить распадавшиеся требования опытом и экспертизой исполнителя в нашей отрасли не удавалось, что привело к заполнению образующихся пустот мнением внутреннего заказчика. Из-за пересмотра требований и сложности их восприятия исполнителем первый этап работ значительно растянулся.
Из позитивных моментов необходимо указать, что мы практически полностью получили ожидаемую экспертизу по дизайну. Естественно, было много мнений и споров по поводу размещения казалось бы незначимых элементов (традиционно о некоторых значимых элементах забыли чуть ли не до конца проекта), но в области дизайна подрядчик подтвердил свой профессионализм.
На втором этапе неприятным сюрпризом (впрочем, какая разработка укладывается в плановые сроки?) стало увеличение сроков. Подробный анализ структуры изменения сроков показал, что процентов 20-25% пришлось на увеличения времени разработки, остальное – приёмка сайта и исправление замечаний подрядчиком. Положительной оценки заслуживает готовность последнего тщательно исправлять обнаруженные ошибки, в том числе допущенные на ранних этапах. В общем, нам удалось найти компромиссы практически по всем спорным вопросам.
В настоящий момент ряд выявленных уже после запуска сайта в эксплуатацию недочетов устраняются в рамках технического сопровождения.
Можно также отметить, что фактический бюджет проекта оказался меньше запланированного после выбора подрядчика – это, в первую очередь, было связано с тщательной проработкой технического задания и снижением стоимости его разработки.
СОБСТВЕННО ПИРОЖКИ В ДОРОЖКУ...
Итак, на что же стоит обратить внимание, если вы решили переработать корпоративный сайт:
1.Подробные технические требования
Их наличие на старте проекта еще до контакта с подрядчиками или профильными экспертами – палка о двух концах. Да, с ними легче проводить тендер, получить более эффективную оценку бюджета и сроков, но они же могут стать тем льдом, который растает от тепла начавшегося проекта и может утопить проект.
Поэтому если для проекта реально критичны сроки/бюджет, то следует выходить на подрядчиков с четкими техническими требованиями (но не менее критична готовность их максимально придерживаться ТЗ в ходе проекта – иначе будет хуже). Если важнее достижение общих целей проекта, то правильнее будет искать подрядчика с неким базовым набором пожеланий и уже по итогам определиться с бюджетом/сроками.
2.Отраслевая экспертиза у подрядчика
По нашему опыту – это значительное подспорье, особенно если подрядчик сможет выделить на проект людей с той самой экспертизой (это важный нюанс). Но ситуация, когда вы выбираете подрядчика без отраслевой экспертизы, по наличию у него каких-либо других преимуществ – тоже вполне рабочая. Но надо понимать, что для получения хорошего результата необходимо выделять своих сотрудников для «накачивания» специалистов подрядчика специфическими знаниями и тщательнее контролировать все результаты и общий ход работ.
3.Контроль коммуникаций
Понятно, что не следует вмешиваться в работу исполнителя по мелочам, однако необходимо внимательно следить за действиями его части (прежде всего, руководителя работ) общей команды особенно на первых этапах. Если отложите оценку работы на потом, допустите в отношениях избыточную мягкость - можете потом пожалеть. Правда далеко не всегда все дело в слабости РП – возможно, со стороны исполнителя ваш проект посчитается не приоритетным, и РП будет завален ещё тысячами задач, что однозначно отразится на вашей.
4.Техническое задание
Техническое задание (ТЗ) - больной вопрос разработки всех информационных систем. Избыточная детализация ТЗ становится вещью в себе, она не жизнеспособна, но слишком поверхностный подход - верный путь к бессмысленным дебатам и испорченным отношениям. Поэтому внимательно читайте и попытайтесь понять, что написано в ТЗ, активно привлекайте ответственных за сайт с вашей стороны к «игре по ТЗ» в реальный сайт, чтобы своевременно обнаружить несуразности или недочёты (или наоборот – избыточные функции). В итоге уровень детализации и формализации документа будет определяться уровнем ваших коммуникаций с подрядчиком – чем он лучше, тем проще договориться о каких-то изменениях по ходу реализации или замене одних функций на другие.
5.Внутренние эксперты
На стадии разработки дизайна расширение круга внутренних экспертов может привести к общей неудаче проекта. Ибо, как известно, «на вкус и цвет товарищей нет». Поэтому для финального согласования дизайна лучше ограничиться экспертами из числа лиц, принимающих решения и заинтересованных в скорой реальной работе сайта. В то же время на стадии функциональной проработки расширение круга экспертов становится полезным, а максимальное привлечение людей, которые далее за этот сайт будут отвечать (по технической и контентной части) критично важным.
6.Разделение дизайна и разработки
При наличии у вас крепкой экспертизы по дизайну (и, желательно, готовности самостоятельно разработать подробные требования к сайту) на современном рынке веб-разработки легко можно найти компании, специализирующиеся именно на реализации того, что хочет клиент. Причём это не какие-то «шарашкины конторы», а именно студии, относящиеся к сайтам больше как к инструменту, нежели как к произведению искусства.
И ВСЕ ЖЕ ОНА ВЕРТИТСЯ!
По итогам проекта мы (и даже наша внимательная и чувствительная к деталям служба маркетинга) оказались вполне довольны результатами. Сайт www.ot.ru получился достаточным современным, с большими возможностями для посетителей по поиску и фильтрации контента, отвечающим по дизайну нашим внутренним ожиданиям и, что самое главное, с хорошей платформой и возможностями для дальнейшего развития.
Источник: Юрий Горохов, начальник отдела развития внутренней автоматизации, «Открытые Технологии»