Наталия Аленичева

ИТ-компании сфокусированы на продукте, технологиях и развитии команды. Учетные процессы часто воспринимаются как фон: они должны работать стабильно, но не отвлекать от бизнеса. Парадокс в том, что кадровое делопроизводство и расчет зарплаты напрямую влияет на наем и удержание опытных специалистов, которые и делают продукт. HR-директор и директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования UCMS Group Наталия Аленичева рассказывает, как привлечение подрядчиков в формате аутсорсинга или консалтинга помогают выстроить стабильные процессы и снять нагрузку с HR-директора.

Почему учетные процессы в ИТ требуют особого подхода

Наша практика показывает, что для ИТ-специалистов особенно важны прозрачность и точность расчетов. Неправильно рассчитанная зарплата, неучтенный бонус за закрытый проект или задержка с документами могут повлиять на лояльность специалиста. При этом ИТ-бизнес работает с разными форматами: удаленные сотрудники, релокации, гибридные модели, проектная работа с переменными бонусами. Каждый из этих нюансов требует точного расчета и знания специфики.

Дополнительную нагрузку создает быстрый рост. Пока в команде 10-15 человек, многие процессы выстраиваются «по ситуации»: отпуск согласовывается в переписке, документы подписываются без формализованной системы, бонусы фиксируются вручную. Но при штате более 150 сотрудников такие подходы перестают работать: увеличивается количество ошибок, растет время на корректировки, теряется управляемость. Как пример, достаточно распространенная ситуация: руководитель напрямую сообщает сотруднику, что он не прошел испытательный срок и его увольняют. Сотрудник не согласен, начинается конфликт с взаимными претензиями, который приходится в итоге все равно решать HR-службе, а зачастую — HR-директору. Компания при этом несет дополнительные риски — репутационные и законодательные. Если бы все действия по прохождению испытательного срока были правильно оформлены и соблюдались, то конфликта удалось бы избежать.

Учетные функции в ИТ имеют свою специфику: ИТ-льготы необходимо подтверждать ежегодно, резидентство в инновационных центрах накладывает дополнительные требования к отчетности, а оформление отсрочек для сотрудников аккредитованных компаний должно строго соответствовать регламенту. В том числе поэтому собрать инхаус-команду с нужной экспертизой сложно: подбор таких специалистов требует времени, ресурсов и понимания, как оценить их уровень.

В результате многие ИТ-компании приходят к разделению ролей: стратегические HR-задачи остаются внутри, операционные учетные функции передаются внешнему провайдеру, а консалтинг помогает выстроить процессы и адаптировать их к быстрому росту.

Аутсорсинг: стабильность и непрерывность процессов

Аутсорсинг зарплатно-кадровых услуг — это передача внешнему подрядчику регулярных учетных процессов. Его выбирают, когда важна системность, предсказуемость и снижение операционных рисков.

Самый частый запрос от ИТ-компаний звучит так: «Нам нужно, чтобы все работало стабильно, но разбираться в этом мы не хотим».

На практике в ИТ-компаниях на аутсорсинг чаще всего передают:

  • расчет зарплаты с учетом бонусов, проектных выплат и льгот;
  • кадровое делопроизводство: приемы, переводы, отпуска, увольнения;
  • финансовый учет с учетом специфики ИТ-бизнеса.

Вместо создания и содержания собственного отдела кадров компания получает доступ к команде профессионалов с профильной экспертизой, современными ИТ-системами и отработанными процедурами. Грамотный провайдер берет на себя операционные задачи и выстраивает надежную систему контроля — с прозрачными процессами и закрепленной ответственностью.

Автоматизация: self-service вместо запросов в кадры

В первую очередь имеет смысл внедрять личные кабинеты сотрудников и кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это позволяет сотрудникам самостоятельно скачивать справки, подавать заявления на отпуск и оперативно подписывать документы.

Такие решения кажутся очевидными для технологичных компаний, но на практике их внедрение может встретить сопротивление. В ИТ-командах сотрудники глубоко вовлечены в процессы и предъявляют высокие требования к тому, как должны работать внутренние системы. Поэтому автоматизация часто требует методической поддержки: выбора решения, настройки процессов и сопровождения команды в период изменений. Эту задачу может закрывать как аутсорсинговый провайдер, так и консультанты.

Консалтинг: помощь в стратегических задачах

Если аутсорсинг закрывает операционную часть, то консалтинг подключают, когда требуется пересмотреть процессы целиком. Как правило, это происходит на этапе масштабирования или при изменении бизнес-модели. В этот момент внутренние процессы часто остаются на уровне, выстроенном несколько лет назад, когда команда была в разы меньше.

Консалтинг помогает посмотреть на процессы сверху, найти узкие места и риски, предложить решения. Например:

  • провести аудит кадровых и смежных процессов;
  • пересмотреть систему мотивации и вознаграждения;
  • выстроить процессы обучения и оценки персонала;
  • помочь с выбором HR-систем и КЭДО;
  • провести изменения и внедрить новые процессы с учетом специфики ИТ-команд.

Это проектный формат: консультанты погружаются в контекст, предлагают несколько вариантов решения и передают их внутренней команде.

Как инструменты работают в комплексе

На практике эффективной оказывается комбинация инструментов:

  • аутсорсинг закрывает такие операционные процессы, как расчет зарплаты, кадровое делопроизводство и финансовый учет;
  • автоматизация упрощает взаимодействие сотрудников с HR-службой;
  • консалтинг помогает масштабировать и совершенствовать процессы.

В результате учетные функции работают стабильно и незаметно для бизнеса. А HR-директор может сосредоточиться на стратегических задачах — развитии команды, повышении вовлеченности и удержании ключевых специалистов.

Источник: