26 мая 2009 г.
Петербургское подразделение компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершило проект по автоматизации регламентированного расчета заработной платы в компании «ПС Групп», развивающей в России известную сеть парфюмерно-косметических магазинов «РИВ ГОШ».Проект, реализованный на базе «1С:Предприятия 8», позволил оптимизировать трудоемкий процесс расчета заработной платы в территориально-распределенной парфюмерной сети, снизить трудозатраты сотрудников кадрового отдела компании и отдела расчета заработной платы, повысить производительность их труда.
Первый магазин парфюмерной сети «РИВ ГОШ» был основан в 1995 г. Сегодня сеть включает в себя 108 магазинов класса люкс, из них 43 в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, 4 – в Москве и Московской области, и 61 – в таких городах России, как Архангельск, Астрахань, Екатеринбург, Краснодар, Казань, Мурманск, Омск, Пятигорск, Сочи, Ставрополь, Северодвинск, Сыктывкар, Самара, Уфа, и др.
На российском рынке «РИВ ГОШ» представляет продукцию ведущих поставщиков парфюмерии и косметики известных брендов, таких как Chanel, Dior, Yves Saint Laurent, Lancome, Hugo Boss, Lacoste, Dunhill, Gucci, Escada, MEXX, D&G и пр. В 2000 г. компания начала производство собственной марки декоративной косметики «Ева New Generation», которая пользуется популярностью у многих российских женщин. Сегодня в торговой сети работает более 4 тыс. сотрудников. Учет кадров и заработной платы осуществляется в головном офисе компании в Санкт-Петербурге.
В ходе проекта создано единое информационное пространство для ведения кадрового учета и расчета заработной платы персонала, в которое специалисты компании БИТ успешно перенесли 23 разрозненные базы данных по учету кадров, существовавшие в компании ранее. Учет персонала в единой системе позволил в несколько раз увеличить скорость обработки информации и существенно облегчил работу сотрудников кадрового отдела, которые ранее вручную формировали отчеты по персоналу, собирая воедино данные из 23-х источников.
Проект позволил снизить трудозатраты кадрового отдела за счет автоматизации рутинных задач и упрощения подготовки регламентированной отчетности в Пенсионный фонд РФ. Руководство компании получило удобный инструмент для контроля и анализа работы немалочисленного штата сотрудников, оперативного получения точных данных о работе персонала и принятия управленческих решений.
В рамках проекта создан инструмент обмена данными между системой расчета заработной платы и существующей в компании системой ключевых показателей для дополнительного премирования сотрудников.
Доработаны механизмы:
- табельного учета рабочего времени сотрудников. Теперь информация по отработанному времени персонала в виде табелей 2 раза в месяц стекается в головной офис компании, автоматически проверяется на несоответствия с данными в единой системе и корректируется. Это позволило облегчить работу кадрового отдела, исключить ручной ввод данных и в 5 раз увеличило скорость формирования табельных отчетов. Ранее таких результатов сотрудники кадрового отдела могли достигнуть только после длительной и кропотливой ручной работы.
- перевода сотрудников в следующую категорию к определенной дате. Благодаря этому удалось упростить труд специалистов кадрового отдела, которым ранее приходилось отслеживать момент перевода сотрудника с одной должности на другую (к примеру с помощника кассира на должность кассира) и осуществлять перевод вручную.
- установки даты запрета на изменения данных для отдельной группы пользователей в конкретных документах. Это позволило разграничить зоны ответственности для разных категорий сотрудников.
В процессе внедрения специалистами компании БИТ было проведено обучение сотрудников кадровой службы работе с внедренным программным продуктом, осуществлялись постоянные консультации на рабочих местах.
Татьяна Чиркова, руководитель проекта, отмечает: «Безусловно, вести учет по 23-юридическим лицам в одной программе – это очень удобно. Формирование отчетности в различных аналитических разрезах позволяет получать максимально развернутую информацию и существенно облегчает работу пользователям системы. Проект оказался не простым, но несмотря на все сложности, нам все-таки удалось вместе со специалистами компании БИТ автоматизировать расчет заработной платы, при этом ни разу не сорвать сроки выплаты зарплаты сотрудникам и сдачи отчетности».
Источник: Пресс-служба компании БИТ