13 июля 2009 г.
ИТ-холдинг «1-й Архитектор бизнеса» автоматизировал всемирно известное Учреждение Российской академии наук Физический институт им. П.Н. Лебедева РАН (ФИАН). На основе конфигураций «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» и «1С:Зарплата и Кадры» в крупном научном учреждении создана единая система учета, объединившая 28 рабочих мест.Сотрудники учетных отделов ФИАН в значительной степени избавились от ручного труда. Стали прозрачными планово-экономическая деятельность института и расход средств по конкретным научным темам, выделенным грантам. Существенно повысилась точность и скорость подготовки отчетности, информационная безопасность системы.
ФИАН является одним из крупнейших и старейших научно-исследовательских центров России. Широкая тематика исследований, охватывающих практически все направления физики, обусловила нынешнюю структуру ФИАН. В нее входят шесть научных отделений, приравненных к научно-исследовательским институтам РАН. Общая численность коллектива — более 2 тысяч человек.
Автоматизация бухгалтерского, финансового и кадрового учета, расчета зарплаты для сотрудников в таком крупном научном учреждении, как ФИАН, — задача непростая. Основная проблема состоит в том, что институт состоит из нескольких научных отделений и подразделений. Каждое отделение ведет свои научные темы, работает со своими заказчиками и финансируется из разных источников. Кроме бюджетных средств, это целевые поступления (гранты) и доходы от внебюджетной деятельности (предпринимательская деятельность, аренда федерального имущества). Огромный объем материальной базы (более 70 тысяч наименований номенклатуры) усложняет работу по учету основных средств. При этом расчеты всех научных отделений и подразделений осуществляются через единый лицевой счет, и весь учет должен вестись централизованно в единой системе.
К началу 2006 года в учетной системе ФИАН накопилось множество проблем. Бухгалтерский учет, расчет зарплаты и планово-экономические расчеты велись в разрозненных программных продуктах и электронных таблицах. В связи с этим ответственным за учет и планирование сотрудникам приходилось совершать большой объем ручных операций. В базе данных накапливались ошибки, становилось все труднее отслеживать изменения законодательства по бюджетному учету.
Для повышения эффективности финансового планирования, бухгалтерского учета и расчета заработной платы руководством ФИАН было принято решение о внедрении автоматизированной системы, которая бы соответствовала специфике учета в государственном научном учреждении Российской академии наук. В частности, она должна была четко отслеживать доходы и расходы в разрезе статей по научным подразделениям, темам научных работ, грантам и договорам. Также следовало решить задачи по сметному и этапному планированию, отслеживанию фактических и кассовых расходов и доходов.
В качестве партнера по внедрению был приглашен ИТ-холдинг «1-й Архитектор бизнеса», имеющий статус Центра компетенции по бюджетному учету фирмы «1С» и большой опыт автоматизации крупных бюджетных учреждений, в том числе институтов РАН.
В качестве основы для единой автоматизированной системы учета специалисты ИТ-холдинга выбрали конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» и «Зарплата и Кадры» системы «1С:Предприятие». В ходе работы над проектом специалисты «1АБ» провели обучение персонала, привели в порядок информационную базу ФИАН, осуществили перевод системы на новые инструкции по бюджетному учету (включая последнюю под номером 148н, начавшую действовать с 1 января 2009 года).
В настоящее время проект внедрения автоматизированной системы полностью завершен, проводятся плановые работы по сопровождению.
• Бухгалтерский и кадровый учет, расчет заработной платы в ФИАН автоматизирован в полном соответствии с текущим законодательством.
• После интеграции внедренных решений единая учетная система охватила 28 рабочих мест в пяти подразделениях учреждения: учетном отделе, отделе материального учета, расчетном отделе, плановом отделе и отделе кадров.
• Реализован учет фактических и плановых показателей доходов и расходов (в разрезе грантов, научных тем, подразделений). Реализована возможность автоматического сравнения плановых и фактических показателей.
Проведенные специалистами доработки позволили полностью учесть специфику постановки учета в крупном научном учреждении. В результате полученный уровень автоматизации позволил значительно повысить эффективность работы планово-финансовых подразделений и бухгалтерии ФИАН.
• Упростился процесс ведения смет доходов и расходов по научным темам, грантам и договорам, контроль расходов по статьям и отслеживание поступлений доходов.
• Появилась возможность при расчете заработной платы автоматически распределять суммы по источникам финансирования и проектам, что значительно сократило количество ручного труда сотрудников расчетного отдела. Система позволила гибко настраивать необходимые виды расчетов и полностью автоматизировала процесс начисления и выплаты заработной платы. Обеспечена выгрузка данных по начислениям и удержаниям со всей необходимой аналитикой в программу "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений".
• Отчеты по финансовым результатам деятельности научных подразделений позволяют руководству института и самим подразделениям оперативно анализировать свою деятельность, принимать управленческие решения по корректировке доходов и расходов, перераспределению финансовых потоков на наиболее значимые в данный момент участки, осуществлять мотивацию сотрудников.
• Разграничение прав доступа повысило уровень информационной безопасности системы, снизило вероятность человеческой ошибки.
Главный бухгалтер ФИАН Королева Лидия Александровна: «Программы "1С" значительно упростили работу бухгалтерии ФИАН по ведению бюджетного учета и составлению отчетности, позволили вести учет доходов и расходов в разрезе ведущихся научных тем, выделенных грантов. Многообразие форм отчетов позволяет получать необходимую информацию в любой момент времени в нужной форме. Мы благодарны специалистам компании "1АБ" за их работу, внимание, своевременное решение вопросов, а также помощь в освоении программы».
Источник: Пресс-служба «1-й Архитектор бизнеса»