Управление офисной печатью и документооборотом в целом, сервисы MPS/MDS — одно из тех направлений развития высоких технологий, которые принципиально важны для любой коммерческой деятельности. В отсутствие должного контроля над расходами на печать, без обеспечения эффективного и безопасного обращения документов внутри офиса и за его пределами бизнес выходит слишком затратным, слишком неповоротливым, слишком неконкурентоспособным по сравнению с более расторопными коллегами-конкурентами буквально в каждой отрасли современного хозяйства.
Предлагаемое компанией Kyocera программное обеспечение Kyocera Net Manager (KNM) призвано расширить возможности передовых принтеров и МФУ под этой всемирно известной маркой; обеспечить им «из коробки» развитую MDS-функциональность, отвечающую самым актуальным требованиям ведения бизнеса. В том числе и в России: по прогнозу IDC, рынок услуг печати и документооборота в РФ до 2022 г. будет расти с темпом 6,7% год к году, а весь мировой рынок решений для управления печатью, по оценке Grand View Research, уже увеличивается не менее чем на 7% в год — и к 2025 г. достигнет 49,7 млрд долл. США.
Интеграция на марше
Отдельные полезные приложения и сложные комплексные платформы для управления документооборотом стали появляться на рынке достаточно давно. В подавляющем большинстве случаев это были решения сторонних (по отношению к разработчикам самих принтеров, сканеров, копиров и МФУ) компаний, предполагавшие интеграцию разношёрстного парка имеющихся у заказчика устройств печати в более или менее единообразно работающую и управляемую систему. Ранние MDS-решения чаще всего были довольно сложными в развёртывании и администрировании, требовали недюжинных компетенций как от занятых их внедрением системных интеграторов, так и от ИТ-специалистов заказчика на местах.
В последние годы бизнес во всех отраслях хозяйства, на всех уровнях становится всё более динамичным, располагает всё меньшими объёмами свободных средств, всё интенсивнее стремится сосредоточивать усилия на основном направлении своей деятельности. В таких условиях расходы на внедрение и, что ещё более важно, на поддержание работоспособности сложных ИТ-платформ становятся для подавляющего большинства заказчиков непозволительной роскошью. В то же время без современных средств ведения бизнеса — цифровых, автоматизированных, умных — сегодня решительно невозможно обеспечить успешное развитие компании на ключевых для неё направлениях.
Особую значимость приобретают на этом фоне интегрированные ИТ-решения — те, что достаются заказчику формально бесплатно, являясь неотъемлемой частью приобретаемых им аппаратно-программных комплексов, и обеспечивают при этом необходимый уровень информационной безопасности, снижения затрат и роста эффективности повседневных рабочих процессов. Такие решения, чаще всего моновендорные, разрабатываются производителями высокотехнологичных устройств с опорой на собственные многолетние компетенции, доскональное знание аппаратной части поставляемого оборудования и глубокое изучение потребностей конечных пользователей на основе обратной связи, долгое время получаемой как от собственных канальных партнёров, так и от самих же заказчиков.
Kyocera Net Manager представляет собой как раз такую комплексную интегрированную платформу для оптимизации контроля над расходами на печать и обеспечения информационной безопасности предприятия — даже среднего или малого, физически не способного позволить себе содержание многопрофильного ИТ- и тем более ИБ-подразделения. KNM реализован как серверное приложение, своего рода виртуальный принтер, который перехватывает отправляемые на печать задания с любого подключённого к локальной сети компьютера (в том числе мобильного терминала — смартфона, планшета, ноутбука и т. п.) и перенаправляет их на оптимальное для данной задачи устройство печати в соответствии с заранее определёнными политиками.
Благодаря встроенной функции Print&Follow документы, предназначенные для вывода на бумагу, размещаются в очереди печати в оперативной памяти до того момента, когда уполномоченный получить их сотрудник лично подойдёт к указанному принтеру либо МФУ и подтвердит свою готовность получить предназначенную для него распечатку. Это разом нивелирует целый ряд угроз информационной безопасности (попадание конфиденциальных сведений в чужие руки), а также дисциплинирует сотрудников, которые в ходе пользования KNM предметно осознают, что каждая отправленная на печать страница фиксируется в общей статистике использования устройства печати с привязкой к персональной учётной записи. Тем самым практически снимается проблема нецелевого использования печатного ресурса в организации, что незамедлительно приводит к снижению расходов на печать — зачастую в поражающих воображение собственника предприятия масштабах. Ведь в отсутствие специализированного средства контроля крайне сложно оценить масштабы нецелевого использования печатающей техники недобросовестными сотрудниками.
Рис. 1. Диаграмма организации конфиденциального и экономичного документооборота с использованием KNM
Среди прочих удобств Print&Follow позволяет обеспечить практически стопроцентную доступность сервиса печати. Если пользователь, подойдя к принтеру за своими отпечатками, обнаружит, что устройство неисправно (нет тонера, застряла бумага и пр.), то он может просто перейти к другому ближайшему исправному принтеру и распечатать свои задания на нём без повторной отправки, сэкономив тем самым свое время и средства компании.
Администратор и уполномоченные менеджеры регулярно получают автоматически формируемые KNM детальные отчёты об использовании принтеров и МФУ в организации. Рядовые пользователи офисной системы печати, в свою очередь, имеют доступ через веб-браузер к персональным учётным записям для самоконтроля, а также для отслеживания своих активных на данный момент задач печати; при необходимости они могут «на лету» изменять параметры своих заданий. Встроенный в систему конфигуратор предоставляет возможность предварительной настройки персонифицированных сценариев сканирования, копирования, отправки факсов и печати, применяемых одним кликом, что упрощает и ускоряет обработку часто исполняемых сотрудниками по долгу службы задач.
Рис. 2. Архитектура решения KNM в составе действующей инфраструктуры печати
Проблемы и решения
В малых и во множестве средних компаний над какой-то специальной организацией инфраструктуры печати задумываются чрезвычайно редко. Приобрели принтеры и МФУ в достаточных количествах (а чаще — в гораздо больших, чем действительно требуется для дела), регулярно пополняют запасы расходных материалов (хорошо, если оригинальных) и приглашают специалистов из сервисного центра для ТО, — да и только. Использование KNM открывает перед организацией любого масштаба возможность решить четыре ключевые проблемы офисной печати, масштаб влияния которых на бизнес не просто недооценивается, но зачастую вовсе остаётся загадкой для менеджмента.
Первая из этих проблем — высокие затраты на печать. В масштабах оборота даже СМБ-компании отдельный картридж стоит не так уж дорого; тем более пренебрежимо малой представляется цена пачки офисной бумаги. Вдобавок, печать необходима всем и каждому, так что средства на приобретение очередной партии расходных материалов для принтеров любая бухгалтерия выделяет обычно охотнее, чем на степлеры, архивные папки и прочие канцтовары. В результате принтеры и МФУ эксплуатируются под избыточной нагрузкой и, увы, далеко не всегда целевым образом. Отследить, кто, что и когда отправляет на печать, часто технически невозможно.
KNM полностью снимает эту проблему, поскольку автоматически ведёт непрерывный мониторинг эксплуатации устройств печати и контроль соответствующих затрат. Как уже упоминалось, каждое отправленное на принтер задание печати фиксируется в журнале статистики на сервере, и администратор либо менеджер в любое время могут определить актуальных «рекордсменов» офиса по переводу документов из электронного вида в бумажный. Для каждого сотрудника либо каждого структурного подразделения в отдельности KNM позволяет назначать дифференцированные политики печати: предельно допустимое качество отпечатка, разрешение/запрет цветной печати, лимит на число страниц за определённый срок и т. п. Простое введение этих политик — даже в отсутствие каких-то карательных мер к нарушителям на первых порах — уже, как показывает практика, способствует радикальному сокращению объёмов печати в офисе. Что благотворно сказывается и на снижении затрат на расходные материалы, и на уменьшении фактической ежемесячной нагрузки на печатающую технику (и, в свою очередь, позитивно влияет на продолжительность её бесперебойной работы).
Ещё одна существенная проблема офисной печати — низкий уровень информационной безопасности, связанной с выводом чувствительных данных на бумагу. Как отмечает опубликованный исследовательской компанией Quocirca в 2017 г. отчёт Print security: An imperative in the IoT era, в среднем 80% опрошенных организаций сообщили об утечках данных. Риски подобных утечек наиболее высоки в крупных организациях, 90% из них столкнулись с нарушениями, однако для малых проблема остаётся актуальной, — для них этот показатель составил 70%. При этом значительная доля предприятий, 60%, пострадала от утечки данных именно вследствие незащищённой организации печати.
Важно отметить, что основные причины, приводящие к реальной потере данных, чаще связаны с внутренними уязвимостями, чем с производимыми извне злонамеренными проникновениями в локальную сеть. Рис. 3 иллюстрирует выводы отчёта Quocirca о том, что в большинстве случаев реальными причинами утечек стали перехваченные задания на печать, кража или извлечение жёсткого диска принтера, а также невостребованные задания на печать, оставленные в выходных лотках принтеров либо на столах в принт-зонах.
Рис. 3. Основные причины потери данных в организациях (источник: Quocirca 2017)
Попавшее не в те руки коммерческое предложение — инсайдеру даже нет необходимости забирать его из выходного лотка принтера; достаточно сделать снимок смартфоном, проходя мимо, — с большой вероятностью приведёт к потере контракта, поскольку вооружённый точным знанием о заявленных ценах конкурент получит возможность переманить потенциального партнёра. В условиях омниканального рынка, когда обеспечивать лояльность контрагентов становится всё труднее, любая утечка конфиденциальных данных может стать фатальным ударом по бизнесу.
В организации, которая активно использует KNM, о «принтерном» канале утечек конфиденциальных данных можно не беспокоиться. Все отправляемые на печать задания, равно как и копирование, и сканирование, и отправка факсов, осуществляются через посредничество защищённого программного сервера. То есть получить доступ к информации, обрабатываемой системой, любой пользователь может лишь после того, как должным образом авторизуется в ней с применением актуальных для данного предприятия методов аутентификации. Принтер начнёт выводить документ на печать лишь в тот момент, когда создавший эту задачу сотрудник подойдёт к нему и авторизуется.
Третья ключевая проблема офисной печати (точнее, документооборота в целом) зачастую вовсе ускользает от внимания ответственных за организацию труда лиц. Речь о низкой эффективности обращения с бумагами в типичном российском офисе: на рутинные операции вроде сканирования входящих документов, их ручной индексации и разметки, выявления нередких в ходе распознавания текста ошибок уходит слишком много времени. «Слишком» — именно по сегодняшним меркам: ещё лет десять назад высокая скорость и безошибочность внутриофисного документооборота для СМБ были не так важны. Теперь же благодаря KNM удаётся автоматизировать эти рутинные процессы; не только добиваться быстрой и точной оцифровки бумаг, но и маршрутизировать переведённые в цифровой вид документы по заранее указанным маршрутам, без участия человека формируя оперативные и долговременные тематические архивы с возможностью эффективного поиска по метаданным.
И, наконец, далеко не в последнюю очередь над офисным документооборотом довлеет такая чрезвычайно неприятная в свете актуального «зелёного» взгляда на окружающую среду проблема, как «мусорная» печать. По разным оценкам, от 50 до 85% всех документов, отправленных на печать в течение рабочего дня, к исходу этого же самого дня завершают свой путь в корзине для бумаг. Более того, изрядную долю «твёрдых копий» попросту забывают забирать из выходных лотков, и в итоге назавтра выбрасывают, даже толком на них не взглянув.
KNM предоставляет администраторам и менеджерам заказчика все средства для минимизации бумажных отходов — за счёт того же самого механизма фактического старта печати после аутентификации, что усиливает информационную безопасность предприятия. Более того, если система обнаруживает, к примеру, что сотрудник собирается вывести на стоящий у него под боком простенький принтер
Проще простого
Многофункциональная, гибкая система контроля над офисной инфраструктурой печати вовсе не обязана быть сложной в эксплуатации. Это подтверждает зримая лаконичность и смысловая прозрачность интерфейса KNM, над которым немало потрудились разработчики Kyocera. В результате администраторы и рядовые пользователи системы получают в своё распоряжение хорошо структурированный, интуитивно понятный интерфейс, предусматривающий довольно глубокую персонификацию ради упрощения и ускорения наиболее часто исполняемых на принтере либо МФУ задач.
Рис. 4. Персонифицированный интерфейс KNM с отображением статуса исполняемого в данный момент задания и прямым доступом к наиболее часто используемым функциям
Важнейший элемент интерфейсного меню KNM — средство аутентификации, предоставляющее подошедшему к устройству печати сотруднику доступ к исполнению тех или иных задач путём ввода ПИН-кода или имени/пароля, либо прикладывания ИД-карты, если аппарат оборудован соответствующим модулем. Предусмотрена возможность двухэтапной аутентификации; например, по сочетанию ИД-карты и ПИН-кода, что критически снижает вероятность несанкционированного доступа к заданиям печати, копирования и сканирования.
Если МФУ часто используется для оцифровки документов с последующей переправкой цифровых копий в специально назначенную папку, на факс-сервер, на некий адрес электронной почты, во внешнее облачное хранилище или же в корпоративную систему управления документооборотом, имеет смысл вывести на стартовый интерфейсный экран KNM ярлык сканирования в функцию, где под функцией подразумевается как раз заранее указанное место назначения и параметры сканирования. После этого оцифровка с доставкой цифровой копии (включая метаданные) будет производиться по одному нажатию, что значительно ускорит рутинные процедуры обработки входящей документации. Заодно встроенные средства безопасности KNM обеспечат, как уже упоминалось, конфиденциальную печать, шифрование данных и выдачу чувствительных документов в выходной лоток только в присутствии авторизованного для их получения сотрудника благодаря функции Print&Follow.
Разумеется, в современном офисе не обойтись без мобильной работы с документами, — и приложение KYOCERA Mobile поддерживает как печать с сотовых телефонов и планшетов, так и сканирование с последующей отправкой цифровой копии на мобильное устройство. Поскольку со смартфона авторизованный сотрудник также может отправлять на печать конфиденциальную информацию, предусмотрена возможность безопасной Email-печати с вводом ПИН-кода для старта фактического вывода бумажной копии. Аналогичным способом при помощи Email-печати реализована функция гостевой печати без необходимости допускать подключение посторонних к корпоративной сети.
Администраторы и в особенности менеджеры, ответственные за сбережение материальных и временных ресурсов компании, по достоинству оценят развитую систему отчётности, которую накапливает и предоставляет в удобном для восприятия виде KNM. Система хранит детальную статистику обо всех распечатанных, отсканированных и скопированных документах, ведёт учёт затратам на печать с раскладкой по каждому печатающему устройству и пользователю в отдельности, по отделам или проектам. Для отчётов предусмотрено создание расписания, в соответствии с которым те будут автоматически сгенерированы, а затем отправлены в удобном формате заданному кругу лиц.
Рис. 5. Пример автоматически генерируемого KNM по расписанию отчёта со сводкой ежемесячной статистики использования МФУ
Широкие возможности KNM особенно пригодятся в крупных организациях, занимающих обширные офисы и/или обладающих развитой филиальной структурой. Их сотрудникам особенно пригодится роуминг заданий — необходимая для регулярно перемещающихся с места на место сотрудников функциональность, которая позволяет автоматически выбирать ближайший к данному пользователю и наилучшим образом соответствующий сформированному им заданию печати принтер либо МФУ.
Сотрудникам, часто нуждающимся в сканировании документов, придёт на помощь такая отдельно лицензируемая возможность KNM, как интеллектуальный рабочий процесс: управление сканированием с последующим распознаванием текста и последующей автоматической отправкой оцифрованных документов в заранее назначенную локацию (папку на файл-сервере, облачное хранилище, почтовый адрес и т. п.) в соответствии с актуальными метаданными.
Ещё одна особенность KNM, существенная для заказчиков с развитой филиальной структурой, — локальная буферизация печати. Она позволяет обойтись без локальных серверов печати в филиалах, в которых установлено несколько печатающих устройств, используя для аутентификации пользователей и управления заданиями лишь автономный вход KNM. Возможность синхронизации пользователей обеспечивает поддержку различных способов аутентификации, включая интеграцию с Azure Active Directory.
Если локальная сеть предприятия нуждается в разгрузке, KNM предусматривает спулинг клиента — заметное сокращение сетевого траффика за счёт спулинга задания на клиентском ПК и освобождения его на любом печатающем устройстве, минуя сервер KNM, но сохраняя при этом данные статистики печати. При этом у пользователей имеется возможность выводить на печать задания с использованием функций автономного входа в систему, локального спулинга и KNM Port Monitor даже при отсутствии связи с сервером, что существенно повышает отказоустойчивость печати.
Рис. 6. Функции спулинга клиента и локальная буферизация печати
Системные администраторы, сотрудники служб ИБ или менеджеры имеют возможность архивировать все отпечатанные, скопированные и отсканированные документы с применением функции архивации заданий. При этом для повышения безопасности детали отчётности (названия работ, идентификатор пользователя) могут содержать только количество отпечатков на отдел или центр затрат, обеспечивая таким образом анонимность и конфиденциальность заданий.
Перед отправкой задания в KNM пользователь должен пройти процедуру аутентификации, что позволяет уверенно различать даже сотрудников, работающих за одним и тем же компьютером. Задание не будет отправлено, если выделенный лимит печати пользователя исчерпан, — в этом случае пользователь получит уведомление о действующих политиках печати благодаря интеграции с KX-драйвером.
Унифицированный интерфейс Kyocera обеспечивает интеграцию KNM с другим ПО Kyocera, а также с ПО сторонних производителей. Пользователям доступен предварительный просмотр заданий с изучением цифровых образов в очереди печати и индивидуальным подтверждением каждого задания, а также автономный вход в систему — печатающее устройство будет кэшировать учётные данные пользователей в течение 7 дней, что позволяет им копировать и печатать, даже если подключение к серверу недоступно.
Рис. 7. Онлайн- (слева) и офлайн-режим аутентификации с кэшированием при автономном входе в систему KNM
С точки зрения канала оснащённые веб-интерфейсом KNM устройства печати Kyocera обеспечивают заказчикам особенно удобный способ управления оцифровкой и выводом документов на каждом уровне. Обширные возможности персонификации и учёта в отсутствие какого бы то ни было стороннего аппаратно-программного инструментария снижает расходы на организацию и эксплуатацию инфраструктуры печати. Затраты на документооборот в целом сокращаются — как у совсем малых компаний, ранее не имевших средств контроля над расходами на печать, так и у заказчиков с развитой филиальной структурой. И всё это — с минимальными трудозатратами на освоение интуитивно понятного, хорошо продуманного интерфейса. Иными словами, поставка оборудования печати в сопровождении KNM практически гарантирует высокий уровень удовлетворённости клиента и его готовность к последующим закупкам аналогичной техники у того же самого партнёра, что в актуальных условиях проблематичного сохранения лояльности заказчика чрезвычайно важно для любого участника ИТ-канала.
Вернуться на главную страницу проекта
Статья на правах рекламы