28 июня 2016 г.

ГК «ГЭНДАЛЬФ» завершает проект по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ростовской сети супермаркетов «Солнечный круг».

«Солнечный круг» — большая продуктовая розничная сеть, включающая в себя 18 супермаркетов и относящаяся к категории крупнейших ростовских налогоплательщиков. Годовой документооборот компании составляет более 1,1 млн документов. Ранее «Солнечный круг» ежегодно тратил на подготовку и доставку бумажных документов более 8,2 млн рублей. Из-за сложностей с поиском документов в архиве, расхождений с контрагентами в счетах-фактурах и потерь документов, а также в целях сокращения денежных и временных затрат на ведение документооборота руководство компании приняло решение о переходе на ЭДО.

Для реализации проекта «Солнечный круг» выбрал группу компаний «ГЭНДАЛЬФ», обладающую опытом интеграции систем ЭДО с программами «1С». Проект был разделен на 2 этапа: во-первых, внедрение системы ЭДО в сети супермаркетов, во-вторых, налаживание обмена документами между «Солнечным кругом» и 360 его контрагентами.

За 6 месяцев компания-интегратор решила технические вопросы подключения ЭДО, и помогла «Солнечному кругу» грамотно встроить работу с новой технологией документооборота в бизнес-процессы. После необходимой доработки функционала и адаптации система вошла в эксплуатацию.

Для контрагентов был организован семинар с обсуждением вопросов процедуры обмена документами с сетью супермаркетов, возможности системы ЭДО и нюансы ее внедрения в бизнес-процессы организации. Для 85 контрагентов, что составляет 33% от общего числа, были подобраны оптимальные решения, заключены договоры.

Централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов объединила 18 подразделений «Солнечного круга». Все документы находится в учетной системе. Сотрудники могут отслеживать движение документов от контрагентов на каждом этапе. Увеличилась скорость взаимодействия с поставщиками, в том числе и при предоставлении ими исправленных документов. За счет автоматической выгрузки и реализованной проверки на соответствие номеров и сумм счетов-фактур «Солнечный круг» своевременно сдает декларации по НДС.

Главный бухгалтер «Солнечного круга» Подгрушняя Любовь Павловна рассказывает: «Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами сократились на 15%. Ранее отправка одного заказного письма стоила 13, 5 руб., теперь же за 10 руб. можно отправить пакет из 3-х документов. Так при переводе в электронный вид 10 тыс. документов „Солнечный круг“ экономит более 100 тыс. руб. Кроме того, после внедрения электронного документооборота пропала необходимость держать в каждом магазине сотрудника, ответственного за первичную документацию. На текущий момент штат сотрудников, ответственных за первичку, сокращен в 3 раза, и это позволяет дополнительно экономить более 300 тыс. руб. в месяц. Наша цель — перейти на обмен электронными документами со всеми поставщиками товаров. И следующим шагом нашей компании будет подключение к ЭДО поставщиков алкогольной продукции».

Большая часть проекта уже реализована. Переведена на ЭДО часть контрагентов компании, а в ближайшие 3 месяца специалистами компании «ГЭНДАЛЬФ» будет реализована задача подключения к обмену оставшихся контрагентов.

Источник: Пресс-служба ГК «ГЭНДАЛЬФ»