Не устаю поражаться и восхищаться мудрости, прозорливости и умению смотреть в будущее нашего народа. Вот объясните, как наши далекие предки, которые знать не знали про ИТ-рынок вообще, а про ЭДО и подавно, смогли про все про это придумать такие точные пословицы и поговорки?
Сапожник без сапог
По данным исследования, проведенного рабочей группой по ЭДО при комиссии АПКИТ по импорту и дистрибуции, даже у самых успешных в вопросах подключения партнеров к системам ЭДО дистрибьюторов, объем заказов, документы по которым идут через ЭДО, в 2019 г. не превышал 30%. И это при том, что подключение контрагентов (с разной степенью активности) дистрибьюторы ведут аж с 2016 г.
Отсутствие у партнеров желания перестать пересылать бумажки и начать пользоваться электронными системами документооборота доставляет поставщикам реальные проблемы. И потеря бумажных документов при пересылке обычной почтой —только одна из них.
В то же время, как видно из отчета, партнеры второго уровня не торопятся внедрять у себя системы электронного документооборота. И вовсе не потому, что не знают, как это лучше сделать. С «бумагой» продолжают работать даже те, кто уже имеет опыт внедрения систем ЭДО у клиентов. Вот что рассказал на условиях анонимности представитель одной из региональных компаний.
«Электронный документооборот используем около двух лет, но в настоящее время только принимаем документы от контрагентов, сами не транслируем. В следующем году планируем наладить полноценный обмен. Вообще вопрос оказался достаточно болезненным для нашей компании. Через несколько итераций мы дошли до интервьюирования главного бухгалтера, который с неохотой и выдал нам вышеописанную информацию. Проблемы с бумажным документооборотом на данный момент, конечно же, есть: потеря документов, неполучение, дублирование и т.д. Поэтому мы понимаем, что с одной стороны, уже надо бы наш ЭДО сделать полноценным, но с другой — сделать это можно только после того, как пройдет полномасштабная перестройка внутренних бизнес-процессов. Мы же как интеграторы уже имеем опыт внедрения систем ЭДО у заказчиков, у нас есть необходимые компетенции для этого, прямые и успешные контакты с разработчиками. И мы понимаем, что никакие внешние факторы не смогут нас сподвигнуть на это (речь-то идет не просто о том, чтобы наладить обмен документами, например, с дистрибьюторами, а о настройке нашего документооборота в целом). Поэтому пока к внедрению ЭДО мы идем медленно, но концептуально обдуманно, чтобы внедрение сразу, без последующих „допилов“, вписалось в общую автоматизированную систему управления бизнесом».
Итак, получается, что сапожнику хоть и холодно зимой в лаптях ходить, но на то, чтобы себе сапоги справить, пока ни кожи, ни меха нет, да и времени на пошив он тоже никак выкроить не может. При этом, как отмечается в упомянутом выше исследовании, нет никакой закономерности в том, какие компании подключают или не подключают у себя ЭДО: ни по специализации партнеров, ни по их территориальному признаку. Через ЭДО работают и реселлеры, и ритейлеры, и интеграторы, как из Москвы и Санкт-Петербурга, так и из разных регионов.
Не буди лихо, пока оно тихо
Опрос представителей 12 дистрибьюторов (проведенный группой по ЭДО при комиссии АПКИТ по импорту и дистрибуции) показал, что существует как минимум три типа причин, по которым их контрагенты не подключаются к ЭДО:
1. Недостаточная информированность партнерских компаний (мало знают об ЭДО (особенно региональные компании), не видят смысла, опасения/страхи бухгалтеров и руководства, опасения претензий со стороны ФНС и других госорганов, отсутствие гарантий безопасности (в случае судебного разбирательства бумажные документы предпочтительнее и процедура работает быстрее)).
2. Техническая и/или организационная неготовность контрагентов. В большинстве случаев прежде, чем партнер подключится к ЭДО, ему необходимо провести много доработок и изменений в бизнес-процессах внутри компании. Далеко не все готовы к этим изменениям. Сюда же было отнесены: нежелание контрагента менять принципы документооборота внутри компании, нежелание смешивать бумажный и электронный документооборот, нахождение склада и бухгалтерии на разных территориях, удаленность друг от друга (в результате возникают внутренние проблемы в процедурах согласования и подписания документов), а также непонимание юридических тонкостей процесса перехода на ЭДО. Не спешат отказываться от «бумаги» и те компании, у которых пока еще небольшой процент «клиентской базы» работает с ЭДО.
Кроме того, участники опроса отметили, что в ряде случаев предложения по подключению ЭДО просто «теряются» внутри партнерских компаний, так как не всегда попадают к руководителю, который мог бы грамотно оценить преимущества перехода на электронный документооборот. Не меньше этого мешают данному процессу и возражения бухгалтерии, которые могут быть связаны как с тем, что бухгалтерию ведет «приходящий» специалист, который «...редко заглядывает в систему ЭДО», так и с боязнью штатных сотрудников, что за внедрением ЭДО последует оптимизация кадров.
По наблюдению дистрибьюторов, у части партнеров система ЭДО находится в процессе изучения/отладки/настроек с неясным прогнозом готовности. Есть среди дилеров и те, кто готов работать через ЭДО, но только с определенным набором документов (например, письма, акты сверки, акты ТОРГ-2, заявки), т.е. не с первичными бухгалтерскими документами. Кроме того, многие контрагенты переходят на ЭДО, только имея полный цикл взаимодействия по продаже, т.е. сначала должны быть EDI документы (PRICAT, DESADV, RECADV, ORDERS и т.п.), а потом уже УПД. При этом настройки EDI-документов не шаблонная, а значит, что это индивидуальная работа (с учетом требований и технических характеристик) с каждым клиентом. Если же обмен документами происходит с помощью роуминга, то эта цепочка усложняется в несколько раз, что приводит к дополнительным временным затратам как на доработку, так и на тестирование системы у всех заинтересованных сторон. В дополнение к этому некоторые контрагенты выдвигают требования к содержанию сведений в УПД, которые дистрибьютор не всегда может реализовать без существенных технических доработок в системе, поэтому переход на ЭДО растягивается на несколько месяцев, либо временно откладывается.
3. Работа с разными провайдерами (роуминг). Это проблема номер один, провайдеры очень сложно взаимодействуют друг с другом, логистика по настройке бывает очень длинной, на согласование уходит много времени. Из-за проблем с роумингом по итогу тестовых отправок принимается решение с контрагентом отложить вопрос перехода на ЭДО (правда, в последнее время такие проблемы случаются все реже). Не все провайдеры готовы обмениваться разными типами электронных документов.
Список причин, по которым партнеры второго уровня не подключают ЭДО, прямо скажем не маленький. Поэтому неудивительно, что большинство из них не торопятся «трогать лихо», пока оно не проснулось, т.е. то тех пор, когда без электронного документооборота будет уже не обойтись.
Дистрибьюторы тоже признают, что пока с внедрением ЭДО не все гладко. Например, Сергей Власов, коммерческий директор ГК Digis, убежден, что внедрять систему надо, четко понимая, с какими трудностями можно будет столкнуться: «Чтобы это работало, требуется посредник. Оператор ЭДО. У него роль секретаря-архивариуса. Прием документов, контроль правильности и полноты их заполнения, контроль подписей, используемых в документах, отправка уведомлений участникам ЭДО (новые документы, подписание второй стороной, аннулирование второй стороной и т.п.), хранение документов, осуществление возможности поиска по документам, выгрузки документов по фильтрам пользователя, печати документов по фильтрам пользователя.
То есть документы хранятся на стороне. У третьих лиц. Тем самым потенциально возможна утечка коммерческой информации или, например, несанкционированный доступ к ней.
Операторов ЭДО на рынке несколько. Кто-то пользуется одним оператором, кто-то другим. В случае, когда компании-партнеры пользуются разными операторами, возникает необходимость настройки роуминга документооборота. В этом случае документы будут храниться у обоих операторов, которые, в свою очередь, должны обеспечить синхронизацию документов в онлайн-режиме.
Документ, попавший в ЭДО, удалить из системы уже нельзя. Его можно отметить, как «аннулированный», можно поместить в корзину, но удалить не получится. То же самое с правками — не получится: только аннулировать документ и сделать новый.
При использовании ЭДО, я считаю, в более выгодном положении оказывается сторона, подписывающая документ последней. Зачастую товар отгружен, покупатель его получил, а документ не подписывает. То артикул, по мнению покупателя, написан не так, как надо, то «не получали мы такой товар» (а его просто приняли в другом подразделении, но коммуникации в чем-то нарушились), то еще что-то. А в итоге отправитель должен доказать, что он не шулер.
Это далеко не все, но, пожалуй, основные нюансы, о которых, на мой взгляд, следует знать на сегодняшний день.
Поэтому при очевидных плюсах ЭДО оперативность и полнота его внедрения будет сильно зависеть от того, насколько оперативно регулятор готов учитывать вышеперечисленные нюансы его использования и дорабатывать инструмент«.
Станислав Чернышев, начальник отдела внутреннего аудита компании «Марвел-Дистрибуция», уверен, что внедрение ЭДО тормозится по двум причинам: «Во-первых, далеко не все понимают, что это такое и как оно работает. Особенно компании с иностранным участием, в которых подобные решения не входят в компетенцию местных офисов.
Во-вторых, наличие контрагентов (зачастую это крупные корпорации), которые обмениваются документами по старинке. Они считают такой процесс устоявшимся, не требующим перемен, и ждут от партнеров того же».
О двух тормозящих факторах говорит и Евгений Овчинников, заместитель генерального директора AUVIX: «Отсутствие необходимого оборудования и пока еще принципиальное нежелание вносить изменения в привычный уклад работы. Со своей стороны мы уверены, что это всего лишь дело времени. Кто-то готов перестраиваться быстро, кто-то принимает решение медленнее, тщательно взвешивая все „за“ и „против“. Но мы видим по своим партерам, что этих „за“ гораздо больше, и число тех, кто перестал воспринимать ЭДО как ИТ-экзотику и оценивает его как необходимость, растет. Мы, уважая мнения партнеров, не оказываем никакого давления на их выбор, но при этом не перестаем их убеждать , что бумажный документооборот — вчерашний день, и переход на ЭДО — уверенный шаг вперед».
Дистрибьюторы абсолютно уверены, что партнерам все-таки стоит уже начинать серьезно думать о внедрении у себя системы ЭДО. Причем объясняют эту необходимость не только тем, что рано или поздно электронный документооборот станет обязательным в общении с контрагентами, но и преимуществами, которые эти системы привносят в жизнь и бизнес ИТ-компаний.
Копейка рубль бережет
В компании Merlion (ЭДО был внедрен весной 2017 г.) отмечают: «Мы мотивируем партнеров работать через ЭДО, и в настоящий момент растет как число компаний, осуществляющих обмен документами без бумажных носителей, так и список типов этих документов. Так, например, доля отгрузок партнерам по ЭДО составляет 40%, и эта цифра постоянно растет. Очевидно, что сервис ЭДО — это инструмент, который позволяет существенно сократить различные издержки и повысить скорость и эффективность работы бэк-офисных подразделений. Одни только расходы на бумагу, печать, хранение и доставку можно сократить на 80%. Среди причин, по котором партнеры не хотят переходить на работу по ЭДО, мы выделяем две основные: нежелание нести новый тип расходов и недоверие к надежности существующих на рынке сервисов. Но это причины субъективные, и мы стараемся доносить до партнеров все преимущества и выгоды использования ЭДО. Например, объясняем, что речь идет не о внедрении дорогостоящего решения в традиционном понимании, а, по сути, о подключении к готовому сервису (с предварительно полученной электронной подписью). Платите только когда пользуетесь — в нашем предложении входящие документы бесплатны, а стоимость исходящих — несколько рублей за документ (зависит от тарифа). А еще ЭДО выгодно, так как часть капитальных расходов замещается на операционные».
Поддерживает коллег и Сергей Власов: «ЭДО, безусловно, идея благая, но пока ее реализация находится на этапе внедрения (а пока это так), участники ЭДО несут дополнительные риски. И основная моя мысль в том, что очевидные преимущества ЭДО — его прозрачность и удобство. Но пока (из-за определенных нюансов его использования) я не готов поголовно со всеми партнерами использовать этот инструмент.
И да, партнеры понимают, что за ЭДО надо платить: оператору ЭДО — за его услуги, удостоверяющему центру — за ежегодный выпуск квалифицированных электронных подписей, разработчикам ПО — за ПО, позволяющее работать как с подписью, так и с ЭДО. Не говоря уж о затратах по интеграции системы ЭДО в имеющийся документооборот. Но в то же время внедрение ЭДО может принести партнерам и плюсы: сокращение количества бумаги в обороте, улучшение автоматизации документооборота, в перспективе — хранение документов в электронном виде, отказ от бумажного хранения, отказ от услуг почтовых служб по пересылке документов».
В разговорах в кулуарах представители ИТ-компаний, не внедривших у себя системы ЭДО, рассказывали, что не видят именно экономического смысла в отказе от «бумаги». Мол, непонятно, когда окупится то, что компания потратит не только на внедрение системы, но и на перестройку бизнес-процессов.
«Безусловно, внедрение „безбумажного делопроизводства“ потребует определенных вложений — приобретения новых технологий и интеграционных платформ, — соглашается Евгений Овчинников — но эти инвестиции принесут плоды очень скоро. Прежде всего, ЭДО позволит навести полный порядок в документации, в разы сократит время на поиск и создание товарных накладных, актов приёма-передачи, юридических документов и освободит значительную часть офисного пространства из-под архива. К тому же необязательно переходить на ЭДО одномоментно — это можно делать поэтапно. Начать с перевода на новую схему внутреннего документооборота, а потом подключить контрагентов. В эру тотальной цифровизации ЭДО становится неотъемлемой частью организации современного бизнес-процесса и поэтому каждый, кто хочет быть конкурентоспособным и успешным на рынке, должен взять ЭДО на вооружение в своей компании».
Компании NetLab также есть что ответить таким партнерам: «Тем, кто не видит экономической выгоды во внедрении ЭДО, советуем вспомнить фразу Бенджамина Франклина „Время — деньги“. Основное преимущество ЭДО — сокращение времени и сил на подготовку документов. Если бы все наши партнеры перешли на ЭДО, то время, затрачиваемое на передачу документов, сократилось бы в разы. Для партнеров это означает, что они смогут направить освободившееся время на решение других стратегических задач.
Приведем пример. С партнером N, который не использует ЭДО, нужно обменяться документами начиная с 2016 г. За это время накладных и счетов фактур накопилось более 2,5 тыс. Если бы партнер использовал ЭДО, то передача документов в налоговую заняла не больше
Переход на ЭДО значительно сокращает время на получение, регистрацию и согласование документов. Быстрее разрешаются спорные ситуации, связанные с подтверждением получения или отклонения документов. К тому же документы автоматически загружаются в учетную систему минуя процедуры „распечатать“ и „сканировать“. Благодаря ЭДО их можно предоставить в контролирующие органы в электронном виде. Кроме того, используя ЭДО, партнер может круглосуточно, в онлайн режиме осуществлять любые операции с документами: искать, загружать, печатать, сверять, отклонять и отслеживать их движение».
То, что переход на ЭДО экономически обоснован, согласен и Станислав Чернышев: «Это позволяет сократить расходы на печатную технику, бумагу и чернила. Обработку документов можно осуществлять удаленно, а значит, для этого можно привлекать человеческие ресурсы в регионах, что снижает стоимость оплаты труда. Сейчас перевод ряда операционных функций в регионы — один из популярных вариантов снижения издержек крупных компаний. В регионы в таком случае приходят деньги, что хорошо и для страны в целом». При этом главный плюс ЭДО, по его мнению, все-таки высокая скорость обмена документами: «Сейчас это очень важно, особенно в случае удаленности контрагентов. Также с помощью ЭДО упрощается процесс верификации подписей, организуется централизованное хранение документов. В системах электронного документооборота можно настроить функцию упрощенного согласования документов. Такие документы принимаются контролирующими органами и судами, они равноценны бумажным версиям. Кроме того, осуществлять поиск по электронному архиву намного удобнее и быстрее, чем рыться в бумажных каталогах».
«Простое сравнение затрат на обработку одного пакета документов показывает, что их можно сократить чуть ли не в десять раз за счет уменьшения расходов на курьерские службы, почтовую пересылку, аренду помещений для архивов, электроэнергию, бумагу, принтеры и т. д., — соглашается с коллегами Роман Гришин, руководитель отдела сопровождения ИС, OCS Distribution. — При этом полностью исключаются затраты, связанные с потерей документов. К примеру, отправка письма обычной почтой стоит
Страшный сон бухгалтера — потеря уже подписанных документов. Восстановление документов — один из главных пожирателей рабочего времени и источник юридических проблем. Решение этой проблемы — ЭДО юридически значимых документов. Мы начали этим заниматься несколько лет назад. Но не все партнеры готовы к ЭДО: кого-то пугает сложность процесса, кого-то затраты (финансы или время, неважно). Но это все из разряда мифов. На самом деле это не дорого, не долго и не сложно. Сейчас OCS может настроить дилеру ЭДО всего за один день и для этого нужна лишь та же электронная подпись, которая используется для сдачи отчетности. При этом преимущества от перехода на ЭДО компания будет получать сразу, при первой же приемке товара на склад. Информация о товарах сразу попадает в компьютер, система либо моментально принимает товар, либо выдает информацию об ошибке. Работнику склада остается только отсканировать коробки при разгрузке. Точность и скорость приема возрастают в несколько раз, а сам процесс значительно упрощается. Вторая быстрая выгода заключается в том, что ЭДО позволяет отправлять документы сразу на два адреса и копировать таможенную декларацию для „заливки“ в базу данных».
Интересные данные приводит и Алексей Павленко, заместитель директора по продажам компании Axoft: «Мы перешли на СЭД в конце 2017 г., наладили работу с исходящими документами — первичными бухгалтерскими. Благодаря системе мы смогли повысить эффективность взаимодействия с партнёрами: в 2019 г. почти 400 партнеров получили от нас более 43 тыс. электронных документов. Внедрение систем электронного документооборота позволяет компаниям сокращать время на передачу документов, сводить к минимуму случаи утери документации и число ошибок, вызванных человеческим фактором. Кроме того, снижаются расходы на физическую доставку документов.
СЭД, в нашем случае „Диадок“, позволяет создавать и отправлять документы, распределять и согласовывать входящую документацию внутри компании, хранить и искать документы, подписывать их на любом устройстве и многое другое. Благодаря этому оптимизируются бизнес-процессы, ускоряется обмен документацией, освобождается время, которое тратилось на формирование бумажной документации».
«У электронного документооборота есть плюсы и минусы, как и у любой системы в целом. Однако, учитывая современные реалии, электронные ресурсы всё чаще и чаще вытесняют бумажные, облегчая и упрощая пользователям процесс работы, жизни и учёбы», — отмечает финансовый директор «Элко Рус» Анна Грачева. При этом в дополнение ко всему вышесказанному она отмечает: «ЭДО позволяет исправлять ошибки в документах. Даже если вы сразу не заметили ошибку, исправить ее можно быстро, не тратя время на печать, отправку и доставку. Значительно сокращает время доставки документов. Не нужно ждать и подстраиваться под часы работы курьерской службы. Облегчает работу с архивом. Удобно искать и компактно хранить документы. Не просто уменьшает расходы на почтовую доставку бумажных версий, но и гарантирует 100% доставку документов до контрагентов. Нередко документы, отправленные курьерской службой или почтой, не доходят до получателей. С ЭДО таких проблем не будет. Гарантирует идентичность данных у контрагентов».
У страха глаза велики
Но давно известно, что нельзя уговорить кого-то что-то сделать, обещая партнерам только пряники. Есть второй очень действенный инструмент — кнут. Синергия этих двух орудий стимулирования творит чудеса. Поэтому мы попросили дистрибьюторов рассказать не только о плюсах, которые ждут партнеров, подключившихся к ЭДО, но и о «страшилках» для тех, кто не хочет отказываться от бумажного документооборота.
И, по мнению представителей компании Merlion, главной для партнеров может стать «страшилка» проиграть конкуренцию из-за скорости своего бизнеса: «Тратить время и немалый бюджет на логистику бумажных документов в скором времени станет непозволительной роскошью».
Так могут ли дистрибьюторы как-то помочь своим партнерам ускорить процесс внедрения ЭДО?
В компании «Элко Рус» проводят регулярное информирование контрагентов о возможности подключения ЭДО: личное общение с контрагентами; отправка документов через b2b-сайт; совместные с провайдером вебинары, посвященные переходу на ЭДО для контрагентов; рассылка информационных писем по переходу на ЭДО; периодически отправляются запросы «Приглашаем перейти на ЭДО» контрагентам через провайдера; презентация по ЭДО включена в партнерские конференции или встречи с контрагентами; периодическая рассылка «уведомлений» о готовности работать в ЭДО с стандартным описанием преимуществ (!) электронного документооборота; регулярный мониторинг статусов «готовности» партнера к ЭДО.
При этом дистрибьютор сделал подключение к ЭДО обязательным условием при подключении к факторингу. А в некоторых случаях поставщик готов увеличить отсрочку при условии подключения контрагента к ЭДО. Ну и, конечно же, «кнут»: блокировка отгрузок при несвоевременном возврате отгрузочных документов и при невозврате документов вообще. «Первичка — это то, что будет в первую очередь использоваться в случае возникновения разногласий, поэтому наличие таких доументов, подписанных по всем правилам, это важный аспект, — отмечает Анна Грачева. — Возврат документов у нас настроен с учетом региональной принадлежности контрагента (т.е. считается срок, после которого при отсутствии документов отгрузки блокируются) и типа договора (железо/ПО, с НДС/без НДС)».
А вот по мнению Станислава Чернышева, главной движущей силой в процессе массового перехода на ЭДО должно стать государство: «Уже сейчас обмен информацией с налоговыми органами происходит преимущественно в электронном виде. Причем ЭДО доступен не только для организаций, но и для граждан через личные кабинеты налогоплательщика. Также активно к этому процессу подключаются и другие контролирующие органы. В частности, с ЭДО проводимые транзакции становятся более прозрачными и быстро анализируемыми».
В том, что все перейдут на ЭДО, уверен и Роман Гришин: «Не все наши партнеры готовы работать через электронные каналы передачи документов: для них это непривычно и непонятно. Но чем раньше они этим займутся, тем быстрее получат все выгоды — рано или поздно это станет обязательной законодательной практикой, не говоря уж о том, что это один из самых легких шагов в сторону цифровизации бизнеса. С 2016 г. мы отточили наши технологии, и процесс подключения партнера проходит быстро и комфортно, незаметно для основных бизнес-процессов. Сейчас наш самый активный регион по подключению дилеров, это OCS-Сибирь. Именно в ситуациях, когда компании расположены в тысячах километров друг от друга, становится очевидно, насколько ЭДО облегчает жизнь (по сравнению с бумажным документооборотом)».
Глаза боятся, а руки делают
Обсуждение «почему партнеры не подключают ЭДО и как изменить эту ситуацию» было бы неполным без мнения самих партнеров. Поэтому мы решили из первых уст узнать, в чем действительно лежат причины «невнедрения» ЭДО в ИТ-компаниях, и пригласили к разговору победителей рейтинга «25 лучших региональных ИТ-компаний» 2018 и 2019 гг.
Мы задали им следующие вопросы:
1. Используете ли вы ЭДО при работе со своими поставщиками и заказчиками?
a. Если нет, то:
a1. Почему не внедряете?
a2. Собираетесь ли внедрять? Если да, то когда и что вас побудило к этому? Если нет, то, почему?
a3. Что может вас замотивировать на внедрение ЭДО (ускорить процесс принятия решения о необходимости ЭДО)?
a4. Как дистрибьюторы могут помочь вам во внедрении ЭДО?
b. Если да:
b1. Как давно вы используете ЭДО?
b2. Что вас побудило внедрить ЭДО у себя в компании?
b3. Что это внедрение дало вашему бизнесу? Какие преимущества получили?
b4. Чего вы боялись при внедрении? И что из этих страхов оказалось на самом деле проблемой, а что просто мифом?
«Абак 2000»
Станислав Винников, генеральный директор.
ЭДО однозначно нужен. Мы пытаемся перейти со всеми контрагентами на электронный обмен документами, чтобы уйти от стопки ненужных бумажек, которые только захламляют офис.
Но сейчас есть одна большая проблема — нет единого провайдера обмена. Кто-то работает через «Контур», кто-то через СБИС, кто-то через других провайдеров. И нет роуминга между ними.
Пока это не организуют (на федеральном уровне), полноценно перейти на ЭДО не получится точно. А очень хочется.
«Аксус»
Максим Афонасьев, генеральный директор
1. Да.
b1. Чуть больше года.
b2. Трудности с возвратом первичных документов от ряда географически распределенных клиентов.
b3. Получили гарантию получения документов, ускорились оплаты от клиентов
b4. Боялись усложнения работы — не подтвердилось. Боялись, что придётся делать и электронный документ и бумажный (у нескольких клиентов это подтвердилось).
«Акцент»
Александр Вознесенский, генеральный директор
1. Не используем. Это связано с требованиями проверяющих органов. За последние 2 года мы сталкивались с требованиями налоговой инспекции предоставить реальные, физические документы , подписанные и заверенные сторонами. Их отсутствие считалось нарушением. К сожалению, неоднозначность трактовки законодательных инициатив часто приводит к негативным последствиям.
a1. Для нас важным и существенным ограничением являются проверяющие органы. Вторым по значимости — стоимость данной услуги.
a2. В 2020 г. не планируем внедрение. Но сложно отрицать удобство и сокращение сроков оформления документов.
a3. Понятное законодательное регулирование, стоимость данной услуги. Это действительно экономит человеческие и временные ресурсы.
a4. Возможно, если дистрибьютор возьмет
«Альдо»
Сергей Мотолыгин, заместитель директора по маркетингу и развитию, руководитель отдела закупки.
1. Да
b1. Около двух лет.
b2. Требования (просьбы) дистрибьюторов.
b3. Заметно ускорилось подписание документов, меньше проблем в бухгалтерской документацией.
b4. Все миф, работа с ЭДО абсолютно простая.
«НТЦ Галэкс».
Татьяна Рачёва, главный бухгалтер.
1. Да.
b1.
b2. В большинстве случаев требования контрагентов.
b3. Очень проблематичная тема, т.к. между разными операторами далеко не все функции работают.
b4. Есть непонимание? как и где хранить архивы.
a1. Многие контрагенты не готовы переходить на ЭДО.
«ИВС» (ГК)
Алексей Поспелов, руководитель ЦАПД (центр автоматизации процессов документооборота).
1. Да.
b1. 5 лет.
b2. Необходимость повысить управляемость ГК, повысить качество работы ГК, повысить эффективность работы ГК.
b3. Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа.
Повышение исполнительской дисциплины в части работы с поручениями за счет перевода этих процессов в электронный вид.
Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.
Сокращение времени обработки документов.
Сокращение времени поиска документов.
Сокращение вероятности утери документов.
Сокращение трудозатрат персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.
«Интант» (ГК)
Сергей Пак, коммерческий директор.
1. Да, пока чаще в работе с поставщиками, нежели с заказчиками. Следует отметить, что в гораздо большей степени мы используем ЭДО для организации документооборота внутри компании.
b1. Внутри компании электронный документооборот внедрен с 2008 года на базе СЭД Directum, благодаря этому автоматизировано несколько внутренних процессов. Настройка обмена с поставщиками и заказчиками юридически значимыми документами началась позже и проходит поэтапно, путём интеграции разных систем.
b2. Внутри компании: с одной стороны, желание упростить процесс согласования условий договоров с контрагентами, с другой то, что проектирование и внедрение ЭДО у внешних заказчиков стало одним из направлений деятельности нашей компании.
Вне компании: решение проблем с документооборотом (длительный обмен документами, потеря подписанных документов, интеграция с ЭДО контрагентов и т.д.).
b3. Во-первых, внедрение ЭДО и его поддержка позволило получить необходимый опыт для развития направления по проектированию и внедрению ЭДО для сторонних заказчиков.
Во-вторых, это позволило формализовать процедуры согласования документов и сделок внутри компании, наладить хранение и ускорить поиск подписанных документов, других неструктурированных данных.
В-третьих, позволило значительно сократить время на согласование различных видов документов и данных. Так, например, до автоматизации на согласование внутри компании нетипового договора на бумаге могло легко уйти до одной недели, после внедрения СЭД типовые договоры согласуются за считанные часы, нестандартные — за
b4. Что касается внутренней СЭД, то много усилий потребовалось для доводки и настройки ЭДО под реальные условия её эксплуатации. Конечно, с одной стороны нам это было проще, т.к. команда разработчиков входит в состав компании, с другой, по той же причине сложнее, т.к. приоритет задач для сторонних заказчиков всегда выше. Некоторой проблемой была инерция сотрудников, т.к. работа с системой ЭДО требует определенного обучения, времени и усилий на правильную проводку документов.
Внедрение ЭДО с поставщиками проходит намного проще, так как в основном заключается в интеграции СЭД, которую используем мы, с системой, которую использует поставщик. Кроме того, к этому времени и мы, и поставщики, и разработчики СЭД уже накопили определенный опыт.
Что касается ЭДО с заказчиками, то тут прогресс виден меньше всего. Это вызвано тем, что заказчики пока не торопятся с внедрением СЭД.
«Компьютеры и сети» (ГК)
Евгения Клибышева, финансовый директор.
1. Да
b1. С 2017 г.
b2. Своевременный и быстрый обмен первичными документами с поставщиками и покупателями.
b3. Своевременное закрытие дебиторской и кредиторской задолженности, заключение договор с контрагентами из разных регионов.
b4. Боялись, что будет уходить много рабочего времени при отправке и получении, будут проблемы с выгрузкой документов в ЭДО, у контрагентов будет другой оператор. Всё оказалось — мифом.
«Снежный барс»
Игорь Григорьев, коммерческий директор.
1. Да, мы используем ЭДО в работе с поставщиками и заказчиками. С первыми в большей степени.
b1. Начали около двух лет назад.
b2. Появились некоторые контрагенты, которые работали только через ЭДО. Плюс к этому моменту мы уже изучали информацию о плюсах такого перехода, с учётом классических минусов обычного документооборота (сроки, потери документов, стоимость отправки и т.д.).
b3. Нельзя сказать, что внедрение полноценно прошло, так как ещё много заказчиков (большая часть) остаются приверженцами классического документооборота и часть поставщиков только планируют его внедрять. Преимущества так же классические — сократились издержки на отправку документов, перестали теряться документы, документооборот стал оперативным.
b4. Особых опасений не было. Я бы сказал, ожидания классических трудностей при внедрении нового процессе в работе: регламенты, обучение, сопровождение процесса и своевременное внесение дополнений/изменений.
Внедрение новых важных процессов всегда сопряжено с какими-то сложностями. Но в целом считаю, без проблем всё прошло. Своевременно вносили коррективы, если какой-то нюанс всплывал.
По экономии на отправке. Здесь нужно учитывать специфику региона, видимо, у нас отправка документов в Москву достаточно дорогая.
Что касается роуминга, то мы его практически не используем, так как 99% наших партнёров используют «Диадок». Сейчас есть один прецедент по роумингу, с одним из партнёров.
Поскольку у нас львиная доля в ЭДО — это поставщики, то мы обходились просто подписанием документов. Т.е. мы не брали дорогих пакетов, так как принимали документы, а не отправляли их. Сейчас тарифы у «Диадока» поменялись, и мы уже точно будем платить больше, но всё же, думаю, это будет на выходе дешевле, чем бумажный оборот.
3. Ещё из плюсов. Всё же могу сказать, что перейти на ЭДО достаточно легко. Также там есть (если говорить о Диадоке) запас по функционалу в виде составления маршрутов согласования документов (есть возможность подписывать не только бухгалтерские документы, но и соглашения и договора (до этого мы пока не доросли)). Если же экономия для некоторых неочевидная, то можно подчеркнуть скорость проведения операций, прозрачность процессов (кто, когда, что согласовал).
Ну и немного о ложке дёгтя. Я уже выше упомянул, что у оператора не так давно тарифы изменились. А поскольку оператор основной один, то там практически монополия. И вполне возможно, что повышение цен будет продолжаться опережающими темпами. Другой момент. Как ни странно, но обработка для 1С даётся по подписке достаточно дорого, я считаю, и главное — для каждого юрлица её нужно оплачивать отдельно. По этой причине мы её не приобретаем, и договориться с оператором по льготам не удалось.