С каждым годом объем информации драматически увеличивается, сложность и объем документов возрастают экспоненциально, появляются новые форматы файлов, и, как следствие, традиционный файловый поиск уже недостаточен. В корпоративном сегменте значительную часть используемой в работе информации составляют оцифрованные копии в формате PDF, офисные редактируемые документы, электронные письма и растровые файлы (например, BMP, JPG, TIFF, PNG и т. п.). Если к этому добавить проблему отсутствия консолидированного хранилища данных, способного объединять информацию из разных систем, то налицо проблема дефицита единого мощного инструмента, позволяющего не только хранить, но и использовать материалы для дальнейшей работы.
Сколько средств поиска обычный офисный сотрудник использует у себя на рабочем месте? Одно для почты, одно для Интернета, одно для работы с файлами. Список регулярно используемых средств поиска можно расширить, если принять во внимание, что в компаниях существуют системы управления различного класса (CRM, ERP, ECM и т. д.), то есть разные информационные системы с локальным поиском. При этом поиск по содержимому документов нереализуем или сложно организован, что приводит к снижению вероятности того, что нужный документ будет найден. Проблема усугубляется также тем, что порядка 60% компаний хранят свои бизнес-данные вне систем электронного документооборота, а 80% сотрудников опрошенных компаний, по данным мировой статистики (исследования AIIM), заявили, что им трудно найти нужную информацию. В 38% российских компаний нет корпоративных систем поиска и для 60% организаций поиск информации во внутренних системах компании оказывается сложнее, чем в Интернете.
С учетом прогрессивного развития информационных технологий не осталась в стороне и задача консолидированного поиска в корпоративной среде. Примером решения проблем поиска информации по типам данных и контенту, то есть по содержанию документов, можно считать программный продукт компании Konica Minolta — dokoni FIND. Полнофункциональное серверное приложение для индексации корпоративных данных служит единой точкой доступа к информации в любом формате и в любом репозитории. dokoni FIND индексирует электронный контент и файлы, анализирует содержимое различных исходных баз данных и формирует единое защищенное хранилище. Благодаря этому пользователи мгновенно получают результаты поиска в соответствии с уровнем авторизации.
Уникальное решение dokoni FIND имеет ряд ключевых преимуществ:
- быстродействующие алгоритмы интеллектуального мультиязычного распознавания контента и создание базы данных индексов;
- простое и оперативное внедрение решения в компании в течение нескольких часов;
- гибкая система построения шаблонов и групп поиска в зависимости от объекта и/или предмета индексации;
- множество коннекторов к современным ERP-, CRM-, ECM-системам, в том числе и к открытым, например Alfresco;
- подсветка искомых слов и встроенные средства предварительного просмотра всего документа;
- мультиконтекстный поиск, поддержка специального поиска по маске;
- интеграция поиска в Microsoft Outlook, SharePoint.
Экономическая эффективность использования средств поиска информации измеряется как объективными, так и субъективными параметрами. Во-первых, это прямая экономия затрат рабочего времени сотрудника на поиск. Допустим, если в компании нет консолидированного средства поиска, и пользователь тратит порядка 30 минут в день на извлечение нужных документов из какого-либо хранилища (по статистике Konica Minolta). В месяц только на процедуру поиска информации у одного сотрудника уходит около 11 часов рабочего времени. Затраты времени на поиск могут достигать и более высоких значений (до двух часов, по данным IDC). Несложно посчитать, что при средней зарплате сотрудника 40 тыс. руб. компания теряет на этих неэффективных операциях порядка 2,6 тыс. руб. в месяц на одного человека, а в пересчете на всю организацию потери становятся серьезными. Во-вторых, это снижение вероятности потерять важные документы, что может, в том числе, привести к недополучению возможных доходов, или штрафным санкциям, или к прямому ущербу для бизнеса. По результатам наблюдений Konica Minolta теряется каждый 14-й документ и в случае поиска более получаса документ считается утерянным. В-третьих, это повышение эффективности внутренних бизнес-процессов и высвобождение времени на реализацию более приоритетных задач.
Внедрение dokoni FIND, если считать стоимость лицензий на одного сотрудника, окупается уже за первый год эксплуатации. При этом администрирование серверной части системы не требует специальных навыков и знаний, что, в свою очередь, не повышает нагрузку на ИТ-отделы компаний.
Konica Minolta
Тел.: (495) 545-0911
www.konicaminolta.ru
Статья на правах рекламы