Сегодняшний бизнес едва ли не в любом своём аспекте стремится стать в той или иной степени «умным». Иными словами — автоматизированным, высоконадёжным, избавляющим живых сотрудников от необходимости лично заниматься рутинными время- и ресурсозатратными процедурами. Ведущую роль в «поумнении» всевозможных бизнес-процессов играет программное обеспечение. Управление документооборотом (Managed Document Services, MDS) — та ключевая область, в которой специализированное ПО KYOCERA Document Solutions позволяет добиваться снижения издержек и роста производительности офисного труда.
Множество конечных заказчиков в России, планируя инфраструктуру своих офисов, до сих пор игнорируют MDS-решения, концентрируя внимание и финансы исключительно на аппаратной составляющей подсистемы печати, — принтерах и МФУ. И совершенно несправедливо: специализированное ПО для управления документооборотом способно превратить даже разрозненный парк оргтехники в эффективную, высокопроизводительную и экономичную систему, не требующую для внедрения и освоения ни обременительных расходов от самого заказчика, ни чрезмерных усилий со стороны сотрудников.
Знание (и умение) — сила
Для выполнения любой задачи необходим соответствующий инструмент. Орудия труда современного бизнеса достаточно сложны и включают, как правило, три компонента: оборудование, программное обеспечение и компетенцию. При этом сложность делового инструментария — точнее, как раз уровень компетенций, необходимых для подлинно эффективной его эксплуатации, — может оказаться запредельно велик для заказчиков из области малого и даже среднего бизнеса.
Именно поэтому, кстати говоря, настолько быстро растёт популярность облачных решений и аутсорсинга в самом широком смысле этого слова. Специалисты на стороне поставщика услуг располагают всеми необходимыми компетенциями, а их заказчики получают оптимальную для своих задач функциональность в строго определённом контрактом объёме и за вполне разумные деньги.
Другое дело, что целый ряд потенциальных заказчиков пока ещё не воспринимает налаженную подсистему офисной печати как заслуживающую самого пристального внимания услугу — в отличие от размещения данных в облаке или аренды вычислительных мощностей по требованию, например. Действительно, что сложного может быть в обеспечении нормальной работы принтера, сканера, копира? Десятилетиями с этим прекрасно справлялись штатные или приходящие ИТ-специалисты даже в самых небольших организациях.
Однако времена меняются, и прежние подходы к организации офисного документооборота стремительно теряют актуальность. В условиях крайне динамичных рынков становится всё сложнее гарантировать соответствие развёрнутой на месте ИТ-инфраструктуры, в том числе подсистемы печати, встающим перед бизнесом день ото дня реальным задачам. Держать же «под паром» заведомо избыточный парк оргтехники для подавляющего большинства заказчиков сегодня — непозволительная роскошь.
Разрешить противоречие между ограниченными ресурсами предприятия и широким динамическим диапазоном его потребностей в организации современного документооборота как раз и призваны бизнес-решения KYOCERA Document Solutions в области MDS. Базирующиеся на отлично зарекомендовавшей себя аппаратной платформе, развитом ПО и уверенных навыках авторизованных вендором специалистов, эти решения обеспечат заказчикам максимальную гибкость предоставляемых услуг без обременительных расходов.
С точки зрения канала бизнес-решения KYOCERA Document Solutions едва ли не идеальны: они позволяют напрямую предоставлять заказчикам доступ к компетенциям уровня вендора без дополнительных ресурсных и временных затрат. В частности, умная, надёжная, простая в управлении MDS избавляет клиента от необходимости содержать и постоянно переобучать штат собственных специалистов для обслуживания и управления сканированием и печатью, а распределённый характер этой системы даёт возможность интегрировать её в самую иерархически сложную и территориально развитую филиальную сеть.
Широта номенклатуры выпускаемого KYOCERA Document Solutions оборудования и гибкость управляющего им ПО обеспечивают построение оптимизированных решений практически для любых заказчиков с наиболее динамично меняющимися бизнес-запросами. В рамках создаваемой для клиентов с привлечением партнёров MDS каждый элемент документооборота — печать, копирование, оцифровка документов, их пересылка и хранение в электронном виде, контроль доступа, информационная безопасность, учёт расходования материалов — непрерывно остаётся в центре внимания умной системы. Именно таким образом достигается заявленный высочайший уровень эффективности организации всей системы обращения документов в организации заказчика.
Различных подходов к управлению документооборотом на рынке представлено немало. MDS-решение KYOCERA Document Solutions отличается своим комплексным характером: помимо печати как таковой, оно охватывает и сканирование, и пересылку документов по факсимильной связи и электронной почте (включая защиту содержащейся в них информации), функции разграничения доступа, политики печати и т. п. При этом поставщик услуги подписывает с заказчиком единый договор SLA (Service Level Agreement), что позволяет исключить «размывание» ответственности и полностью гарантирует исполнение ожидаемых объёмов работ в оговоренные сроки с заявленными качеством и надёжностью.
Реализация MDS-проекта как комплексной услуги аутсорсинга подразумевает целый ряд этапов: от совместного с заказчиком аудита и актуализации его потребностей до поддержки и дальнейшей тонкой настройки системы документооборота уже в процессе эксплуатации. Оптимизация номенклатуры печатного оборудования в ходе такого проекта позволяет перейти от разрозненного «зоопарка» оргтехники к использованию высокоэффективных принтеров и МФУ, чью слаженную работу контролирует умное ПО KYOCERA Document Solutions.
Практически вся печатающая техника под этой маркой, от монохромных МФУ и принтеров начального уровня до цветных А3-машин TASKalfa, поддерживает актуальную платформу HyPAS, которая позволяет разворачивать необходимое ПО непосредственно на устройстве. Именно благодаря HyPAS MDS-система KYOCERA Document Solutions в полной мере заслуживает называться умной: в зависимости от того, какие задачи стоят перед заказчиком, на этой платформе имеется возможность установить те или иные программные модули — вместе либо по отдельности.
Всё дело в комплексе
Чаще всего требования заказчиков к организации современного документооборота сводятся к пяти следующим пунктам:
- обеспечению безопасности отправляемых на печать и/или сканируемых данных,
- оптимизации временных затрат на сканирование и рассылку факсов,
- сокращению финансовых расходов на печать,
- обеспечению интеграции MDS с мобильными гаджетами авторизованных сотрудников как внутри офиса, так и за его пределами,
- чёткому разграничению доступа к выводимым на печать документам.
Для каждой из этих задач у KYOCERA Document Solutions имеется соответствующее программное решение. Так, авторизованный доступ пользователя к материалам и данным при сканировании, копировании и печати гарантирует утилита Print&Follow. За безопасность и управление заданиями печати, в том числе мобильной, отвечает KYOCERA Net Manager, а Net Viewer предоставляет дистанционный доступ к подключённому к сети оборудованию KYOCERA. Расширенная система обработки документов ScannerVision обеспечивает полный цикл маршрутизации оцифрованных документов от сканирования до архивного хранилища на основе метаданных с использованием тегов.
KYOCERA Net Admin предлагает эффективный веб-интерфейс для управления инфраструктурой печати объёмом до 5 тыс. устройств. Утилита KYOanalyser позволяет практически моментально оценить текущее состояние парка печатного оборудования (именно это ПО, кстати, применяют специалисты и консультанты самой KYOCERA для первичного MDS-аудита). Единый для всей палитры PCL-оборудования вендора KX Driver представляет собой универсальный инструмент управления и контроля, работающий под различными ОС.
Персонализированная консоль управления PanelPlus обеспечивает каждому пользователю данного устройства под маркой KYOCERA удобный настраиваемый доступ ровно к той функциональности печати/копирования/сканирования, которая необходима и достаточна для исполнения его должностных обязанностей. ПО Language Select позволяет без труда переключать меню устройства на выбранный язык, что особенно важно при эксплуатации парка оргтехники разноязычными группами пользователей. При помощи утилиты Helpdesk Assistant даже самый далёкий от технических премудростей клерк сумеет быстро и точно выявить возникшую в аппарате неисправность и сообщить о ней в службу технической поддержки.
Максимально ускорить и упростить процедуру получения оцифрованных материалов отдельными пользователями позволяет утилита Mail2Me. SmartScan — другое фирменное приложение для работы со сканерными модулями; оно ориентировано на рабочие группы и совместную работу. QuickPrint экономит время офисных сотрудников, позволяя отправлять документы на печать из централизованного сетевого хранилища непосредственно с контрольного дисплея того принтера или МФУ, у которого в данный момент находится пользователь.
Teaching Assistant — специализированный программный пакет для автоматизации формирования и последующей (после заполнения) обработки тестов на бланках, ориентированный в основном на средние и высшие учебные заведения. ПО ColourControl заведует разграничением прав доступа к цветной печати персонально для каждого авторизованного пользователя. Сервер KYOroute предлагает ещё более широкий спектр параметров персонификации политик, от предельного числа страниц до принудительной активации экономичного режима печати. KYOCERA Cloud Direct подключает печатающие устройства напрямую к облачному хранилищу, а PinPoint scan реализует моментальное сканирование по нажатию одной кнопки в предварительно заданную папку на подключённом ПК.
Для сложных конфигураций подсистемы печати — несколько принтеров с различной функциональностью, несколько лотков с разными носителями в составе одного МФУ, ряд доступных финишных опций и т. п. — предназначено ПО KyoEasyPrint. Приложение Mobile Print для Android и iOS позволяет производить печать и сканирование с использованием мобильного гаджета и сразу же отправлять документы на печать, минуя этап загрузки их на ПК. Утилита Print&Follow SE превращает одно из доступных в локальной сети печатающих устройств в серверное, на котором будут храниться отправленные на печать чувствительные документы: для получения их в бумажном виде пользователю необходимо авторизоваться на любом из сетевых принтеров или МФУ.
Но, пожалуй, наиболее выдающуюся функциональность среди уже доступных заказчикам KYOCERA Document Solutions программных решений предлагает Net Manager — единый центр мониторинга и управления MDS-сервисами в пределах всей локальной сети. Дружественный интерфейс этого ПО, интуитивно понятный любому, кто хотя бы раз имел дело с офисным принтером либо МФУ, обеспечивает доступ к практически полной функциональности, которая может потребоваться сотрудникам от принтера, сканера или копира.
Так, средство FollowMe в составе Net Manager представляет собой фактически виртуальный сервер печати: однажды отправленное в сеть на печать задание становится доступным для исполнения на любом доступном печатающем устройстве. О безопасности выводимых на печать данных возможно при этом позаботиться, потребовав для вывода чувствительной информации на бумагу предварительной авторизации пользователя PIN-кодом либо смарт-картой на выбранном принтере. Предусмотрена имплементация комплексных политик печати, включая разграничение доступа к цвету, а также сбор статистики и автоматизированное формирование регулярных отчётов.
Решение на перспективу
Если описанные только что программные средства реализации MDS уже доступны заказчикам и партнёрам KYOCERA Document Solutions, то ещё одно — KYOCERA Capture Manager (KCM) — официально начнёт поставляться лишь через некоторое время. Но для множества хорошо структурированных предприятий с развитой инфраструктурой печати — вне зависимости от её масштабов — именно КСМ может оказаться наиболее подходящим решением с тем уровнем эффективности, которая позволит говорить о подлинно умном документообороте.
Сегодня все и повсеместно говорят о цифровой трансформации, частенько не слишком хорошо отдавая себе отчёт, что же это на самом деле такое. КСМ позволит в полной мере — на практике — приблизиться к пониманию сути цифровой трансформации; увидеть воочию, как новейшие технологии меняют привычные бизнес-процессы, повышая их эффективность и автоматизируя рутинные процедуры там, где, казалось бы, вовсе нет никаких ресурсов для какой бы то ни было оптимизации.
КСМ можно рассматривать как инструмент для «виртуального аутсорсинга» офисного документооборота; для достижения того уровня управляемости и подотчётности, который до недавнего времени обеспечивала лишь передача подсистемы сканирования под контроль сторонней организации. Если уже существующие MDS ориентированы по большей части на управление службами печати, то главная задача КСМ — оптимизация управления децентрализованными процедурами сканирования в пределах организации с использованием всего доступного в локальной сети оборудования.
Оцифровка данных представляет собой в общем случае трёхэтапную процедуру: сканирование подготовленных оригиналов — обработка информации — выгрузка файлов на цифровые носители. KYOCERA Capture Manager предназначен для реализации второго, наиболее ответственного этапа, который включает идентификацию вводимого документа по типу, обработку и извлечение данных и их перенаправление для дальнейшего вывода на ERP-системы, в СУБД, облачные хранилища, сетевые папки и т. п.
Принципиальная сложность, которую приходится преодолевать MDS на этапе обработки информации, — это как раз необходимость чётко идентифицировать тип документа. Форматов представления данных в наши дни — огромное множество: от приложенного к электронному письму PDF-файла с нераспознанным печатным текстом до заполненной от руки сложной формы со множеством полей либо небрежно отсканированной товарной накладной в виде картинки невысокого разрешения с затрудняющей оцифровку «грязью».
Роль КСМ заключается именно в том, чтобы сделать всю поступающую из любых источников информацию доступной для дальнейшей работы: адекватно распознанной с аналоговых оригиналов, структурированной, должным образом отформатированной, размеченной в соответствии с правами доступа уполномоченных сотрудников, а также совместимой с аналитическими бизнес-приложениями, включая ERP-решения и бухгалтерские системы.
Для достижения этого результата КСМ преобразует неструктурированные данные на входе — точнее, данные с произвольной структурой — в структурированные в соответствии с принятыми в организации заказчика правилами. До самого недавнего времени такую задачу невозможно было решить с близкой к ста процентам точностью в отсутствие человека: слишком уж велико разнообразие форматов, в которых могут быть представлены даже вполне официальные данные. Упорядочение и консолидация входящего потока документов с использованием КСМ позволяет высвободить немалое число сотрудников от исполнения рутинной, но чрезвычайно важной работы — а также драматически снизить количество ошибок, спровоцированных усталостью, небрежностью и иными проявлениями человеческого фактора.
Разнообразие входных данных, с которыми готова иметь дело КСМ, простирается от отображаемых в браузерах веб-страниц с их причудливой вёрсткой и оцифрованных потоковыми документ-сканерами сложных формуляров до рукописных текстов, штрих-кодов и заполненных вручную бюллетеней с отмеченными вариантами ответов. Процедура настройки системы подразумевает контроль со стороны живого сотрудника и возможность внесения правок в итоговый формат при необходимости.
Помимо разгрузки персонала от утомительных, но вместе с тем чрезвычайно важных для бизнес-процессов предприятия процедур, КСМ обеспечивает заказчику ещё целый ряд преимуществ. Так, ускорение попадания должным образом структурированных документов во внутреннюю ERP-систему гарантирует сокращение задержек в ходе оценки обстановки и принятия решений менеджментом среднего и высшего уровня. Непосредственная доставка свежеоцифрованных данных заранее уполномоченному для работы с ними сотруднику позволяет избавиться от лишних пересылок файлов по электронной почте и также способствует ускорению рабочих процессов в организации.
Кроме того, каждый оцифрованный КСМ документ сохраняет свою исходную структуру, что заметно упрощает организацию поиска нужных данных, в особенности архивных. Юридические и логистические отделы крупных предприятий, не говоря уже о специализированных подразделениях по обработке входящей корреспонденции, безусловно по достоинству оценят удобство и эффективность KYOCERA Capture Manager. Вместе со всем комплексом специализированного ПО KYOCERA Document Solutions это решение для многих заказчиков станет краеугольным камнем нового, подлинно умного офисного документооборота.
Вернуться на главную страницу проектаСтатья на правах рекламы