30 сентября 2019 г.
Весной
«Согласование и подписание документов затягивалось на несколько дней, а иногда и недель. По этой причине тормозились другие процессы, в том числе оплата за поставку продукции. Не всегда было известно, на какой стадии и где именно находится документ, из-за этого поиск договоров и первички по запросу ФНС занимал много времени», — рассказывает руководитель проектов «Систем-Консалт» Евгений Стоянов.
Избавиться от проблем помогло решение на базе системы DirectumRX, проект внедрения которого стартовал в апреле этого года. На начало сентября специалисты «Систем-Консалт» перевели в электронный вид:
- договорную работу (для этого настроили интеграцию DirectumRX с уже используемой учетной системой «Парус»);
- процессы делопроизводства (входящая и исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, приказы и распоряжения, служебные записки);
- управление совещаниями.
Теперь в агрохолдинге будут использовать исключительно электронные документы. Договоры, акты, накладные, счета-фактуры и другая первичка доставляются за 2 минуты. При этом они больше не теряются, а затраты на обработку минимальны.
Еще один важный результат проекта — все переданные и полученные документы хранятся в едином электронном архиве. Сотрудник может найти их за несколько секунд, для этого ему нужно лишь указать необходимые параметры поиска.
В компании так же был внедрен межкорпоративный документооборот (МКДО) между предприятиями холдинга. Чтобы выстроить удобную работу, создали единое информационное пространство на базе систем «Парус», DirectumRX и сервиса Synerdocs. В результате настроили непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления в ФНС и хранения электронных документов.
Уже сегодня контрагенты холдинга могут обмениваться электронными документами с компанией «Кургансемена». Причем для этого можно использовать любой сервис — настроен роуминг между Synerdocs и другими операторами ЭДО.
«Электронный документооборот с контрагентами — следующий шаг на пути к максимальной цифровизации холдинга, — рассказывает Евгений Стоянов. — В ближайшее время нововведение позволит экономить время сотрудников на обработку внешних документов и их занесение в систему, а также избавит от расходов на их доставку».
Одним из следующих этапов проекта станет внедрение инструмента DIRECTUM Ario для распознавания первичных документов от контрагентов. Кроме того, чтобы ускорить переход контрагентов на ЭДО, в ближайшее время в холдинге стартует проект подключения. Их мотивацией и информированием займутся специалисты Synerdocs.
Источник: Пресс-служба компании Synerdocs