17 ноября 2020 г.
Взаимодействие с контрагентами — неотъемлемая часть любого бизнеса. Этот процесс нередко сопровождается различными трудностями: выбор подрядчиков, оформление отношений, судебные и иные споры. Но на сегодняшний день дистанционные сервисы, в том числе электронный документооборот, позволяют намного упростить эти задачи и минимизировать связанные с ними риски.
Как выбрать подрядчика?
Искать контрагентов можно с помощью специализированных сайтов. Например, есть сервисы по поиску тендеров и закупок. Существуют системы, которые агрегируют информацию с официального сайта закупок компаний, работающих по 44 и
При этом к выбору контрагента нужно относиться серьезно, так как ошибка может привести к негативным последствиям для бизнеса. Во-первых, недобросовестная компания может нарушить условия договора и не исполнить обязательства. Во-вторых, отсутствие должной осмотрительности при выборе контрагента может быть основанием для предъявления претензий со стороны налоговых органов. Должная осмотрительность подразумевает проверку компании на реальность перед заключением с ней каких-либо соглашений.
При этом проверить компанию можно с помощью различных открытых источников. Так, действительность компании и сведений о ней, например о юридическом адресе и руководителе, можно посмотреть по выписке из ЕГРЮЛ. Картотека арбитражных дел позволяет оценить объем исковой нагрузки организации и проанализировать имеющиеся в ее отношении заявления (наличие неисполненных обязательств, заявлений об инициировании процедуры банкротства и т.д.).
Есть также специальные сервисы, которые проверяют, не зарегистрирована ли компания по адресу массовой регистрации, не являются ли руководители подставными лицами (наличие множества зарегистрированных на них фирм-однодневок с минимальным уставным капиталом). Более того, можно проанализировать и финансовую отчетность компании — для этого есть специальный сервис Росстата. На эти моменты обязательно не только обратить внимание, но и сохранить доказательства такой проверки на случай возникновения претензий со стороны налоговых органов.
Как заключить договор?
После того, как контрагент выбран, остается только согласовать условия сотрудничества и заключить договор. Причем совсем не обязательно лично встречаться с представителями компании и обмениваться бумажными документами.
Самый простой способ заключить договор с контрагентом за 5 минут — это использовать сервис электронного документооборота. В таком случае нет необходимости распечатывать и отправлять документы, а затем ждать ответа. Это экономит время сотрудников и упрощает рабочие процессы.
В то же время далеко не все используют электронный документооборот. В основном это связано с устаревшими представлениями о том, что для этого требуется долгая настройка специальной системы и электронной подписи. Но сейчас все изменилось, и есть сервисы электронного документооборота, для работы с которыми не требуется никаких сложных действий.
При этом закон «Об электронной подписи» приравнивает документ с электронной подписью к его бумажному аналогу. Так, обмен документами и идентификация пользователей с помощью индивидуального пароля признаются судебной практикой (например, Постановление 13 ААС от 08.12.2016 по делу № А56-5002/2016). Это означает отсутствие проблем с доказыванием факта заключения договора при возникновении споров с контрагентами.
Последствия незаключения договора
Многие компании используют не электронный документооборот, а обмен сканами подписанных документов, и на практике это нередко приводит к ряду проблем. Действующее законодательство разрешает заключение договоров с помощью электронных или технических средств с условием, что можно достоверно установить, кто подписал документ. И обмен сканами не всегда подтверждает, что документ исходит от конкретного лица. Так, суд может не принять договор в качестве доказательства, если вторая сторона отрицает факт отправки документа (АС МО от 15 декабря 2017 года по делу No А41-79999/2016).
Если договор не будет признан заключенным, возможно несколько вариантов развития событий. Если оплата уже была произведена, а товар так и не был поставлен, взыскать деньги можно будет только через суд. Подтвердить перечисление денег можно будет через банк, но так как встречного исполнения предоставлено не было, суд признает такую ситуацию неосновательным обогащением. Соответственно, взыскать деньги и проценты можно будет в порядке гражданского судопроизводства.
Если же поставка была осуществлена, но договор так и не был подписан, то также возможны негативные последствия. Дело в том, что это будет признано разовой сделкой, к которой не будут применяться специальные положения об ответственности и приемке товара. Другими словами, в договоре вы прописываете конкретные условия, которые при непризнании соглашения заключенным не будут применяться. Поэтому на практике таких ситуаций лучше избегать и не допускать сомнений в заключении договора.
На что обращать внимание при заключении договора?
Важно обратить внимание не только на действительность соглашения, но и на его условия. Есть ряд положений, которые стоит внимательно изучить перед подписанием документа в каком-либо виде. Во-первых, это положения об ответственности сторон: в каких случаях и в каком размере сторона отвечает за нарушение условий соглашения. Во-вторых, это все, что связано с оплатой услуг или товаров: в каком виде и в какой срок производятся платежи, установлена ли предоплата, если да — при каких условиях она возвращается.
Момент, на который не все обращают внимание, что на практике приводит к возникновению проблем и конфликтов — порядок уведомления для начала поставки товара. Другой важный вопрос — место разрешения споров, которое по общему правилу будет местом нахождения поставщика. Если это не устраивает, надо прописать, что споры разрешаются по месту нахождения истца или указать конкретный город либо суд. Причем это только общие положения, и в каждом конкретном случае стоит также учитывать особенности отдельных гражданско-правовых отношений. На практике важно учитывать все эти моменты в совокупности и подписывать договоры правильно — только при выполнении этих условий ваши права и интересы при взаимодействии с контрагентами будут защищены.
Источник: Иван Хаустов, основатель сервиса электронной подписи Legium.io