27 апреля 2021 г.
Осенью прошлого года руководство и ИТ-служба АО «НИИ «Солитон» пришли к совместному решению, что для повышения эффективности работы аппарата управления необходимо внедрить систему электронного документооборота. Предполагалось, что перевод с помощью инструментария СЭД работы с входящей корреспонденцией в электронный вид даст «на выходе» улучшение исполнительской дисциплины, сократит время поиска документов и обеспечит подконтрольность исполнения поручений руководства. Внедрение СЭД «ДЕЛО» осуществила компания «Медиалюкс».
Пакет решаемых задач был достаточно стандартным, свойственным практически любому проекту внедрения СЭД. Средствами системы электронного документооборота требовалось обеспечить:
- регистрацию входящей корреспонденции;
- перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;
- реализовать передачу документа на рассмотрение в электронном виде;
- утверждение проектов резолюции;
- ввод подчиненной резолюции нижестоящим руководителем;
- ввод исполнителями отчетов об исполнении в электронном виде;
- поиск исполненных поручений и снятие исполненных поручений с контроля;
- поиск документов и поручений.
В системе «ДЕЛО» практически вся указанная выше функциональность присутствует уже в коробочном варианте. Необходимо было только определиться с видами пользовательских рабочих мест, их количеством и типом лицензирования. В результате заказчикам приобретено и установлено одно АРМ «толстого клиента» (для регистратора), остальные пользователи получили рабочие места с веб-интерфейсами. Часть лицензий на АРМ «ДЕЛО-Web» конкурентные, то есть позволяющие работать в СЭД не одному, а нескольким пользователям в режиме разделения времени.
Ожидания, которые возлагал заказчик на СЭД «ДЕЛО», вполне оправдались. В частности, сократились сроки рассмотрения, согласования и исполнения документов. Исполнительская дисциплина повысилась. Улучшилось взаимодействие между отдельными исполнителями и подразделениям. Уменьшились затраты времени на создание, согласование и утверждение документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа. Сотрудники получили мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появилась возможность оперативно вносить исправления и предоставить разграниченный по исполнителям доступ к документам.
В целом результат заказчиком признан успешным, так как задачи, озвученные на старте проекта, решены, и эффективность работы аппарата управления выросла. В планах руководства НИИ — подключить больше сотрудников организации к процессу электронного документооборота и обеспечить рабочими местами в СЭД каждого специалиста аппарата управления и канцелярии.
Источник: Пресс-служба компании «Электронные офисные системы (Софт)»