12 января 2022 г.
В пандемию функционирование бизнеса было немыслимо без систем видеоконференцсвязи, планирования и электронного документооборота. При помощи СЭД компании начали работать с большим количеством документов. Как результат, электронные архивы и решения по распознаванию стали также более востребованными. О возросшей роли этих систем и способах построить свою работу с ними рассказывает Михаил Ганжа, руководитель проектов ITS Konica Minolta Business Solutions Russia.
Рост спроса
По данным опроса, проведенного оператором фискальных данных OFD.RU, к июню 2021 года только 3,8% российских компаний перешли на ЭДО. 38,9% организаций работали примерно с одинаковыми объемами бумажных и электронных документов, 26,8% использовали только бумажные.
Тем не менее, востребованность применения безбумажного обмена документами в системах электронного документооборота (СЭД) постепенно растет. Компании, которые ранее, например, использовали ЭДО для решения одной-двух задач, начали масштабировать количество документов и процессов. А те, кто сомневался в необходимости ухода от бумажного документооборота, решились протестировать возможности ЭДО.
Пополнение в ряду цифровых документов
Системы электронного документооборота позволяют использовать цифровые документы как внутри организации, так и вне ее — для работы с контрагентами и контролирующими органами. Они передаются через интернет и хранятся в электронных архивах на защищенных серверах — как внутри компании, так и на внешних облачных хранилищах. Все основные документы — декларации НДС, счета-фактуры, договоры, дополнительные соглашения, платежные поручения, письма, акты выполненных работ, товарные накладные — могут создаваться и согласовываться в СЭД. Также эти системы все чаще используются для решения кадровых вопросов.
В пандемию, к примеру, многие компании полностью перевели процесс оформления заявления на отпуск в безбумажный формат. Если раньше для его подписания требовалось посетить офис, то сейчас это можно сделать при помощи электронной подписи. Компании Konica Minolta Business Solutions Russia данная возможность сильно облегчает жизнь, так как в ее команде немало инженеров, которые постоянно находятся «в поле». Также полностью автоматизированной стала работа с документами региональных представительств: больше нет необходимости отправлять их для подписания по почте — оно производится в СЭД.
Однако, как и раньше, системы электронного документооборота главным образом применяются для решения задач внутри периметра предприятия. Для обмена документами с внешними контрагентами компании интегрируют систему внутреннего электронного документооборота с поставщиком сервиса ЭДО.
Отдельно хочется сказать про системы распознавания документов. Несмотря на то, что электронный документооборот используются бизнесом все активнее, многие компании продолжают работать с большим количеством бумажных документов, поэтому роль OCR-решений все еще достаточно велика.
Какие решения наиболее востребованы?
Самый популярный сегодня в России оператор электронного документооборота — «Контур.Диадок». К настоящему времени в его системе зарегистрировано более 1,5 млн организаций, среди которых и Konica Minolta Business Solutions Russia. Такая востребованность решения делает его наиболее подходящим для использования: подключаясь к «Контур.Диадок», компания может быть уверена, что ее также использует большинство контрагентов. Также мы осуществляем электронный документооборот, в том числе кадровый, при помощи Microsoft SharePoint. Эта система успешно работает в Konica Minolta Business Solutions Russia на протяжении 10 лет.
Для масштабных проектов бизнес часто использует и другие системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом, например: «СБИС», «Такском», OpenText, Documentum, Tessa, Directum, Docsvision, а также решения производства 1С. На выбор системы, помимо цены, зачастую оказывает влияние наличие облачной версии. Также внимание уделяется возможности простой настройки и последующего сопровождения и тому, насколько масштабные бизнес-процессы она может поддерживать.
Как развиваются СЭД?
Многие системы электронного документооборота сегодня все больше «обрастают» дополнительными возможностями и начинают напоминать программные платформы — на их основе можно разрабатывать большее количество сервисов. Таким образом, бизнес избавляется от необходимости дополнительно приобретать отдельные решения или создавать с нуля собственные.
Другой вектор развития СЭД — возможность работы из облака. Количество систем, которые пользователь может использовать и со смартфона, и с домашнего компьютера, неуклонно растет. Таким образом, получить доступ к документу или согласовать его, находясь вне офиса, можно практически всегда — мобильность сотрудников сильно повышается.
Еще одно важное направление развития — улучшение возможностей для интеграции со смежными системами, например, ERP или CRM, а также автоматизированного взаимодействия с сервисами операторов электронного документооборота. Последние отвечают за обмен электронными копиями документов между контрагентами. Качество интеграции влияет на скорость и удобство этого процесса. Чем они выше, тем быстрее, к примеру, после внутреннего согласования и подписания документа пользователь может отправить его контрагенту.
Важно помнить
Количество утечек данных, в том числе из систем электронного документооборота, в пандемию значительно возросло, однако далеко не все компании усилили свою защиту. Многих остановила от этого шага высокая стоимость соответствующих ИБ-решений. Некоторые недооценили убытки от возможных утечек информации, а также слишком понадеялись на сознательность своих сотрудников. Учитывая, что в системах электронного документооборота содержится много ценных документов, хочется порекомендовать всем компаниям даже при ограниченном бюджете и очень ответственных работниках не экономить на защите СЭД.
Также важно создать максимально подробные инструкции по использованию таких систем и устранению возникающих в них неполадок, провести обучающие вебинары. Количество пользователей систем электронного документооборота сильно возросло, поэтому техническая поддержка может не успевать оперативно и качественно обрабатывать все поступающие запросы.
Источник: Михаил Ганжа, руководитель проектов ITS Konica Minolta Business Solutions Russia