10 июня 2024 г.

Юлия Полякова

В BIA Technologies есть команды, которые находятся в разных городах и, как правило, работают в офисах, и есть сотрудники, которые работают удаленно. Компания применяет всевозможные форматы, и удаленно работают только отдельные команды. Однако в связи с таким многообразием подходов серьезно усложняются организационные моменты. Удаленный формат в компании начал применяться еще в 2020 году во время локдауна. Тогда впервые возникли такие проблемы:

  • падение производительности;
  • низкая вовлеченность, отсутствие командного духа;
  • дефицит коммуникацией и, как следствие, недопонимание, конфликты, недостаточный обмен знаниями;
  • отсутствие прозрачности процесса разработки.

Перед менеджерами стояла задача организовать эффективное взаимодействие внутри команд и преодолеть эти препятствия.

Некоторые компании идут на уловки вроде записи экрана или считывают движения мышки, чтобы понять, что сотрудник работает или создать у него ощущение контроля для поддержания тонуса. В BIA Technologies считают, что такие методы неэффективны, и сделали ставку на доверие и правильно выстроенные процессы. Для этого были предприняты определенные шаги, в том числе внедрены передовые инструменты, способствующие эффективности.

1. Построение правильных процессов

Чтобы добиться эффективности через процессы, мы сделали выбор в пользу Agile-фреймворков. Хорошо подходит любой из них — Scrum, Kanban или их разновидности.

Мы предпочитаем Scrum. Он имеет двухнедельные спринты и ритуалы, которые помогают команде быть сплоченной и добиваться результата.

В первую очередь мы смотрим на командную эффективность вместо индивидуальной. По окончании каждого спринта мы замеряем, сколько задач, а также сколько SP закрыла команда, и по историческим данным можем прогнозировать, какой объем задач команда сделает в следующие две недели. Любые отклонения мы обсуждаем на встречах, там же предлагаем идеи по улучшению процессов — эти встречи у нас называются ретроспективами. При таком подходе члены команды очень чутко реагируют, если у кого-то падает производительность и это сразу становится известно.

Еще одна составляющая Agile — это ежедневные встречи команды на 15 минут, где сотрудники рассказывают, что они сделали за предыдущий день, что будут делать сегодня и какие есть проблемы или препятствия. В результате таких встреч можно обнаружить проблемы на ранней стадии — человек обещает закончить задачу завтра, и проблем нет, а завтра не заканчивает. Если так происходит несколько раз, то это уже повод для индивидуальной встречи и разбора причин. В конце каждого спринта участники команды показывают результаты своей работы, что также служит инструментом мотивации.

Такой подход вовлекает команду в улучшение процессов и фокусирует на результате.

Важно учитывать, что некоторые специалисты крайне негативно воспринимают Agile-фреймворки. Это лучше выяснять еще на этапе найма. Приглашая сотрудника, мы заранее интересуемся, работали ли человек с подобными методологиями и как он к ним относится.

2. Ставка на самоорганизацию

В BIA Technologies отношения строятся на доверии, и участники команд должны сами уметь планировать свое рабочее время так, чтобы быть максимально эффективными.

Удаленная работа сама по себе не снижает и не повышает эффективность, все очень индивидуально. Она бывает и позитивным фактором, когда человек работает продуктивнее, и негативным, когда человек не может сосредоточиться из-за отвлекающих моментов или индивидуальных особенностей. В компании были люди, чья эффективность на удаленной работе сильно падала, и наоборот, есть много людей, чья продуктивность в таком формате только растет — устраняются отвлекающие факторы, которые присутствуют в офисе.

На способности к самоорганизации также влияют гибкие навыки: тайм-менеджмент, умение правильно расставлять приоритеты, сконцентрироваться, соблюдать режим труда и отдыха. Мы помогаем их развивать, а на этапе найма их наличие становятся несомненным плюсом.

3. Удобная обстановка

Этот фактор тесно связан с предыдущим и при удаленной работе зависит от сотрудника: ему самому вместо работодателя необходимо создать удобную рабочую обстановку: с правильным освещением, удобной мебелью, хорошим интернетом.

Многие уже организовали для себя такое место еще во времена ковидных ограничений, так что в настоящее время удобные условия в домашней обстановке де-факто стали стандартом.

4. Эффективные инструменты коммуникации и совместной работы

При удаленный работе на важное место выходит коммуникация, создание общего контекста и информационного поля. Информация должна быстро и в удобном формате доходить до всех членов команды. Поэтому на повседневной основе используются различные инструменты для совместной работы — одни уже давно стали привычными, а другие внедрены специально для повышения эффективности:

  • Почта;
  • Календарь;
  • Менеджеры задач;
  • Системы совместного создания документов/базы знаний;
  • Корпоративные мессенджеры;
  • Средства для аудио- и видеосвязи;
  • Платформы для обмена файлами и совместного редактирования;
  • Виртуальные доски/пространства;
  • Специализированные платформы для UI/UX дизайна.

Результаты

В 2023 году BIA Technologies приняла на работу в два раза больше удаленных сотрудников, чем годом ранее. Благодаря принятым мерам компании удалось добиться, чтобы такой формат не сказывался на эффективности.

  • Процесс разработки стал понятный, а сроки прогнозируемыми.
  • Команды стали более вовлеченными как в рабочие задачи, так и в улучшение процессов разработки.
  • Проблемы не замалчиваются, а активно обсуждаются командой.
  • Коммуникации улучшились, и информация перестала теряться.

В результате гибридные команды работают не хуже, чем те, которые находятся в одном офисе.

Сейчас BIA Technologies расширяет горизонты и применяет этот опыт по всей России. Компания нанимает специалистов из разных городов и успешно практикует удаленный формат. При этом она идет навстречу сотрудникам, если с их стороны исходит запрос на офис и гибридный формат. Как набирается несколько человек в одном городе, то компания открывает офис. Так, в 2023 году у BIA Technologies появилось подразделение в Екатеринбурге.

Источник: Юлия Полякова, директор департамента по работе с персоналом BIA Technologies, Москва