Раис Ахкямов

Компании ежегодно инвестируют миллионы рублей в цифровизацию, однако часто эти инвестиции не оправдывают ожиданий: вместо экономии времени и ресурсов автоматизация может создавать дополнительные сложности. Проблему часто списывают на некачественные системы, однако на самом деле провалы проектов цифровизации связаны с ошибками в стратегии и управлении, которые возникают еще на этапах планирования и реализации.

Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения ELMA365 CSP (платформы для управления документами и контентом), проанализировал основные факторы, приводящие к неудачам, и рассказал, как организовать цифровизацию для достижения конкретных бизнес-результатов.

Ошибка № 1. Внедрение инструмента без привязки к цели

Компании активно внедряют цифровые технологии, но не всегда ясно представляют себе ожидаемые результаты. Часто решения принимаются под влиянием внешних факторов: рыночных трендов, указаний руководства, которому нужно закрыть свои KPI, или желания повторить успех конкурента.

Не реже встречается и другой сценарий: компания переносит успешный опыт автоматизации одного процесса на другой, хотя этот инструмент может не подходить для закрытия новой цели, а следовательно, повторить успех не получится.

Когда автоматизация внедряется без предварительного анализа реальных бизнес-процессов, она не только не снижает нагрузку на сотрудников и расходы компании, но и может их увеличить.

Ошибка № 2. Автоматизация уже отлаженных процессов

Если компания ставит цель повысить определенные показатели, важно понимать, есть ли потенциал для улучшения. Когда процесс уже отлажен, автоматизация может не дать прироста. Например, в компании хорошо настроены процессы продаж, и цифровизация, по задумке руководства, должна сделать их еще лучше. Однако по факту после внедрения результаты практически не растут, несмотря на то, что новая система отлично подходит для продаж — потому что пользователи продолжают работать так же эффективно, как и с предыдущей. Бюджет потрачен, но показатели не улучшились, и никаких изменений не произошло.

Ошибка № 3. Точечная автоматизация вместо сквозной

Внедрение автоматизации отдельных процессов без комплексного подхода может оказаться бесполезным. Например, в отделе разработки был внедрен новый инструмент, предназначенный для ускорения тестирования. Однако это не привело к ожидаемому результату, поскольку главная проблема заключалась не в том, что тестировщики работали медленно, а в отсутствии достаточного количества аналитиков и, соответственно, технических заданий для тестировщиков. Инструмент оказался бесполезным, поскольку тестировать нечего.

Ошибка № 4. Уровень автоматизации не соответствует реальным бизнес-процессам

В компаниях ошибки автоматизации могут проявляться в двух формах: избыточной и недостаточной автоматизации. В первом случае система требует данные, которых у сотрудников нет, что приводит к внесению неактуальной или фиктивной информации. Например, для корректной работы системы необходимо еженедельно готовить отчет и отправлять его заказчику, однако он не нуждается в нем так часто и просит отправлять отчет раз в месяц. В результате три недели подряд сотрудники либо составляют отчет и загружают его в систему, но не отправляют, либо вовсе не готовят отчет, а каждую неделю загружают пустой документ.

С другой стороны, частичная автоматизация, когда система покрывает только часть процесса, также может создавать проблемы. Например, в системе может быть заложена одна задача под конкретный процесс, тогда как на практике требуется больше. В итоге часть контекста остается за пределами оцифрованного процесса. Это создает неудобства для сотрудников, но не является столь серьезной проблемой, как гиперавтоматизация. Современные платформы позволяют относительно легко доработать такие процессы.

Ошибка № 5. Нет плана перехода на новую систему

Если не уделить должного внимания подготовке к переходу на новую платформу, некоторые сотрудники могут продолжать работать со старыми системами или даже использовать бумажные документы. В итоге вся информация находится в разных источниках, а решения принимаются в мессенджерах или во время личных встреч, а в системе фиксируются лишь формально. Более того, сотрудники могут саботировать автоматизацию, так как не видят для себя пользы от нововведений или не понимают их значимости для компании.

Риски непродуманной цифровизации

Стратегические ошибки приводят к разочарованию в цифровизации и финансовым потерям. Компании ожидают быстрого результата, а сталкиваются с рядом проблем, которые повторяются от проекта к проекту. Вот самые частые проблемы, которые встречаются в компаниях, где цифровизация проводилась без привязки к стратегии.

  • Дублирование функций. Автоматизированные системы охватывают лишь часть процессов, в то время как остальные выполняются вручную или с помощью старых систем. Это увеличивает операционные расходы, повышает нагрузку на IT-специалистов и снижает общую эффективность.

  • Переизбыток систем. Компании накапливают множество разрозненных систем, управление которыми становится все более сложным. Поддержка IT-инфраструктуры требует значительных затрат.

  • Формализация хаоса. Когда процессы не структурированы, попытки автоматизировать их приводят к закреплению существующего беспорядка. Вместо слаженной и четкой работы компания получает формализованную, но неэффективную систему.

Как провести цифровизацию без ошибок

Чтобы цифровая трансформация приносила бизнесу рост, важно с самого начала обозначить ее цели и ожидаемые результаты. Технология должна быть средством достижения бизнес-целей, а успех определяется четким пониманием этих целей и продуманным подходом к их реализации. Использование гибких платформ, таких как CSP (Corporate Service Platform), позволяет адаптировать систему под изменения и снизить стоимость владения и развития системы. Отдельно стоит отметить, что CSP-платформы способны взять на себя задачи делопроизводственного и кадрового учета.

Чтобы оценить целесообразность цифровизации, необходимо:

  • четко сформулировать метрики успеха;

  • определить, какие показатели необходимо достичь и за счет чего;

  • продумать, когда и как будут реализованы недостающие шаги и сколько это будет стоить;

  • оценить, какой персонал и в каком объеме будет вовлечен, насколько сотрудники готовы к изменениям и есть ли опыт работы с аналогичными системами.

После этого можно переходить к выбору инструментов и внедрению, контролируя метрики на каждом этапе. Регулярные контрольные точки помогут отслеживать процесс и корректировать его: чем быстрее система начинает эксплуатироваться, тем быстрее бизнес получает максимальный результат.

Источник: