12 февраля 2009 г.
Чаще всего от вопросов о внутренней автоматизации ИТ-компании стараются уклоняться. Видимо, потому, что похвастаться особо нечем. По многим, в первую очередь экономическим причинам, ИТ-фирмы стараются минимально вкладываться в формализацию собственных бизнес-процессов. Однако бывают и исключения. Об опыте самоавтоматизации рассказывает генеральный директор компании ЛЕТОГРАФ Глеб Лукин.CRN/RE: Как давно и почему вы решили заняться автоматизацией своей деятельности?
Глеб Лукин: Динамичное развитие компании достаточно быстро потребовало полной автоматизации ее деятельности. Высокая маркетинговая активность, рост числа продаж и выполняемых проектов, расширение функционала системы, и, наконец, многократный рост числа сотрудников и географическая экспансия потребовали систематизации деятельности подразделений компании, и ее автоматизации.
Мы с самого начала комплексно подошли к решению стоящих перед нами задач и приняли стратегическое решение автоматизировать максимальное число наших процессов с помощью системы ЛЕТОГРАФ. Автоматизация нашей деятельности неразрывно связана с пониманием потребностей бизнеса, систематизацией деятельности сотрудников, разработкой бизнес процессов для нашей компании. Работа нашей компании организована по пяти направлениям: разработка, консалтинг, маркетинг, продажи, административное и финансовое управление. За каждое направление отвечает соответствующий департамент, который руководствуется в своей деятельности специально разработанными и постоянно обновляемыми с учетом изменяющихся требований регламентами. Например, «Методика успешного внедрения ЛЕТОГРАФ» регламентирует работу департамента консалтинга, гарантирующую успешное завершение проектов по внедрению в срок и в рамках бюджетов. Аналогичные документы регулируют деятельность по технологическому развитию системы, маркетингу, продажам и управленческому учету, систематизируют и описывают соответствующие бизнес-процессы. Автоматизация ведется постоянно, фактически проектная команда раз в месяц выпускает новую версию внутренней системы, учитывающую собранные за предшествующий месяц дополнительные требования. В настоящий момент наибольшее внимание уделяется автоматизации процессов управленческого учета.
На начальных этапах внедрения для его ускорения был разработан определенный набор отчетов для сотрудников, которые принимались к рассмотрению только из системы ЛЕТОГРАФ. Если руководство не принимает отчеты в форме отличной от форм из внедряемой информационной системы, то персоналу приходится пользоваться этой информационной системой и внедрение начинает идти существенно успешней и быстрее.
CRN/RE: Почему вы используете только свой продукт для таких разных задач? Не проще ли использовать готовое ПО?
Г.Л.: Безусловно, существуют различные средства для автоматизации деятельности компании. Но, как правило, функционала каждого из этих продуктов в отдельности бывает недостаточно для решения необходимых задач внутренней автоматизации. Внедрение же множества систем требует их дальнейшей интеграции и очень затратно с экономической точки зрения.
Часто функционал готового ПО накладывает ограничения на бизнес-процессы организации. Для компании гораздо важнее, чтобы продукт решал ее конкретные задачи и автоматизировал именно те бизнес-процессы, в соответствии с которыми работают сотрудники компании. Это мы учли при разработке собственной системы ЛЕТОГРАФ.
Использование собственного продукта для автоматизации внутренних бизнес-процессов позволяет нам решать задачи комплексно и не отвлекать ресурсы на внедрение других продуктов. Такой подход позволяет при возникновении новых потребностей расширить функциональные возможности самой системы.
CRN/RE: Какие еще задачи автоматизации вы намерены решить?
Г. Л.: Процесс внутренней автоматизации идет постоянно. В прошлом году мы завершили оптимизацию механизма сбора рабочих отчетов, фиксирующих затраты времени сотрудников всех подразделений. Отчеты всех сотрудников проходят в электронном виде несколько стадий согласования. В настоящее время мы переводим в электронный вид процесс исполнения приказов и распоряжений.
Кроме этого, мы планируем использовать типовое решение по бюджетированию, которые мы внедрили у нашего Заказчика. В рамках проекта был автоматизирован процесс согласования бюджетов и контроля расходования средств бюджета. В дальнейшем, планируется оптимизировать процедуры проведения совещаний по разработке системы.
CRN/RE: Не слишком ли дорого поддерживать такой уровень формализации?
Г.Л.: Принимая какое-либо решение мы думаем об экономической целесообразности и об увеличении капитализации бизнеса. Поэтому каждое решение должно в итоге добавлять хотя бы рубль к стоимости бизнеса.
Внедренный и автоматизированный с помощью системы ЛЕТОГРАФ управленческий учет позволяет нам оперативно отслеживать затраты на реализуемые проекты. Учет рабочего времени сотрудников, в том числе учет рабочего времени проектной команды, занимающейся внутренней автоматизацией, дает возможность эффективно контролировать бюджет проекта по внутренней автоматизации.
За счет формализации бизнес-процессов мы добились четкой и слаженной работы сотрудников нашей компании. Наши сотрудники, вне зависимости от того, что они делают – разрабатывают или внедряют систему, реализуют проекты по маркетингу или занимаются продажами - они знают, что и как делать, потому что все процессы регламентированы, описаны, проверены временем, корректируются по мере необходимости. Это гарантирует поддержку высокого темпа развития компании. Становится уже не так важно, сколько проектов вести одновременно: 10 или 100. Подходы будут одинаковыми, методика – отлаженная, технологии планирования, бюджетирования и контроля останутся такими же. В конечном итоге, такие подходы делают нас как бизнес устойчивым и в меньшей степени зависимым от конкретных сотрудников, исполнителей.
Что касается эффективности внедрения системы для автоматизации внутренних процессов, то невозможно не сказать, что все свои задачи мы решаем с использованием ЛЕТОГРАФ и вся информация, с которой мы работаем, сосредоточена в системе. Без неё мы не можем ни разрабатывать наш продукт, ни внедрять его, ни заниматься маркетингом и его продажами. Фактически ЛЕТОГРАФ полностью обеспечивает нашу деятельность на территории России и всего постсоветского пространства.
ЛЕТОГРАФ глазами сотрудников компании.
Говоря об автоматизации только с первыми лицами, не всегда получаешь объективную картину. Вот что рассказывают о внедрении и применении ЛЕТОГРАФ сотрудники отдела маркетинга ЛЕТОГРАФ:
Внедрение системы потребовало определенных усилий, но они себя оправдали. Полтора месяца спустя мы уже воспринимали систему как часть рабочего процесса. В системе учитываются все маркетинговые акции и все маркетинговые материалы.
ЛЕТОГРАФ позволяет нам вести полный цикл взаимоотношений с клиентами, начиная от фиксации факта их первоначального интереса до совершения сделки и дальнейшего обслуживания. В базе контактов фиксируется вся информация о потенциальном клиенте, сохраняется история взаимодействия и поддерживается классификация контактов. Ответственный сотрудник может формировать базу контактов из самых разных источников: визитки vcf, списки формата MS Excel и XML и др, причем доступ ко всей информации о необходимом проекте осуществляется в одном окне.
У нас появилась возможность анализировать результаты деятельности продавцов по обработке контактов, полученных в результате маркетинговых мероприятий и акций. Мы и ранее могли проводить подобный анализ, но с ЛЕТОГРАФ этот процесс стал более удобным и эффективным.
Источник: CRN/RE