4 августа 2009 г.
Филиал «1С-Рарус» в Казани завершил внедрение системы DocsVision в холдинге «ТМС групп», г. Альметьевск. В результате проекта руководство холдинга установило контроль за процессами общего делопроизводства и управления договорами. Создано единое информационное пространство по управлению процессами документооборота, объединяющее более 25 территориально-удаленных подразделений 6 предприятий холдинга. По состоянию на июль 2009 года автоматизировано 410 рабочих мест.«ТМС групп» — молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО «Татнефть», холдинг «ТМС групп» обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности. Стратегической целью «ТМС групп» является расширение перечня оказываемых услуг при неуклонном повышении их качества, завоевание ведущих позиций на рынке, развитие экспорта услуг, технологий и продукции.
В начале 2008 года руководство холдинга «ТМС групп» приняло решение повысить эффективность деятельности компании на процессном уровне. Приоритетными задачами стали:
- структуризация информационного потока организации с целью оперативного принятия решения;
- ускорение договорного процесса для повышения конкурентоспособности организации;
- обеспечение качественного улучшения процессов обработки документов за счет ликвидации очередей в документообороте;
- сокращение транспортных затрат при движении документов между территориально удаленными организациями и подразделениями холдинга;
- сокращение затрат на печать, размножение и хранение бумажных копий документов;
- снижение трудозатрат на контроль исполнительской дисциплины;
- повышение эффективности управления.
Специалисты «ТМС групп» провели изучение функционала систем управления процессами и документооборотом. В результате был сделан выбор в пользу построения информационной системы на базе решения компании DocsVision.
Подрядчиком для реализации проекта был выбран официальный партнер компании DocsVision — филиал «1С-Рарус» в Казани, обладающий многолетним опытом выполнения корпоративных проектов.
Проект по внедрению системы стартовал в апреле прошлого года и проходил в два этапа. На первом этапе было автоматизировано общее делопроизводство компании. Переход к безбумажным технологиям привел к существенному повышению производительности труда:
- В 12 раз ускорился поиск документов;
- Снизились транспортные затраты при обработке документов;
- Эффективная система контроля поручений позволяет экономить более 330 часов в месяц труда менеджеров «ТМС групп»;
- Оптимизация документооборота позволила в 10 раз ускорить подготовку менеджеров к совещаниям.
В рамках второго этапа внедрения DocsVision был реализован процессный подход к управлению договорами. В системе проводится подготовка проектов, согласование, утверждение, хранение в архиве договоров и доп. соглашений, ведение реестра договоров. Система управления процессами и управления документооборотом интегрирована с системой «1С:Управление производственными предприятием 8» с помощью шлюза DocsVision. На текущий момент срок согласования договоров уменьшился с пяти рабочих дней до одного. Оптимизация маршрута согласования привела к сокращению согласующих лиц с одиннадцати до шести.
Количество пользователей на июль 2009 года составляет 410 человек более чем на 25 территориально-удаленных площадках. За счет использования единых стандартов и методологий в холдинге стало возможным беззатратное подключение к системе электронного документооборота DocsVision новых дочерних обществ.
Ведущий юрисконсульт «ТМС групп» Эдуард Шарипов прокомментировал внедрение системы управления документами и бизнес-процессами: «Считаю, что при инициации проекта внедрения общего делопроизводства мы изначально обеспечили его успех. Поскольку остановили свой выбор на одном из вендоров — DocsVision, который входит в четверку сильнейших в этой области по России, а для внедрения пригласили компанию «1С-Рарус», которая в процессе сотрудничества с холдингом «ТМС групп» доказала, что является надежным, стратегическим партнером. В пять раз снижено время на согласование договоров, ведется 100% учет документов. В несколько раз снижены временные и транспортные затраты при обработке документов, и, что очень важно для нас, мы получили инструмент для управления персоналом в условиях матричной системы организации труда».
Источник: Пресс-служба DocsVision