28 февраля 2012 г.
В ОАО СК «Согаз-Мед», одной из трех крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении обязательного медицинского страхования, внедрена система электронного документооборота CompanyMedia.В качестве основных целей ее установки руководство организации обозначило переход от традиционного бумажного внутреннего документооборота к автоматизированной работе с документами основных участников бизнес-процессов, организацию эффективного электронного взаимодействия между сотрудниками разных отделов и даже филиалов, повышение контролируемости и управляемости исполнения деловых задач.
Внедрение CompanyMedia было осуществлено силами сотрудников разработчика системы компании «ИнтерТраст».
В рамках проекта внедрения системы на рабочие места пользователей центрального офиса были установлены модули «CompanyMedia-Делопроизводство» и Центр отчетов, в результате чего уменьшились общие трудозатраты на организацию делопроизводства и обработки документов, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений по ним, аналитическую обработку документов, получение статистических данных; модули «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Поручения», с помощью которых была оптимизирована и ускорена работа с документами «Согаз-Мед».
Установка и настройка системы были завершены в течение двух месяцев. Параллельно было проведено обучение будущих пользователей системы, а также администратора, который в дальнейшем сможет самостоятельно обеспечить внедрение системы в региональных подразделениях, работы по запуску СЭД в промышленную эксплуатацию.
Сегодня система функционирует на рабочих местах 100 делопроизводителей, руководителей и рядовых сотрудников московского филиала. Предполагается, что впоследствии функциональность системы будет распространена более чем на 150 рабочих мест специалистов региональных филиалов.
Внедрение системы позволило сократить временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами почти на две трети, эффективно выполнять полученные распоряжения (в компании активно используются напоминания и оповещения системы о приближающемся сроке выполнения того или иного поручения, о просроченных делах), что значительно повысило общую исполнительскую дисциплину, обеспечило четкость работы и прозрачность всех поручений.
В будущем с помощью СЭД CompanyMed, a также планируется практически полностью решить проблемы при взаимодействии головного офиса с региональными филиалами компании (большое количество времени на пересылку документов, их согласование и пр.; потеря документов или доставка неверном адресату, а в связи с этим снижение оперативности реагирования на события).
Проект в СК «Согаз-Мед» в 2012 году продлится. В рамках проекта планируется организовать 180 пользовательских мест.
Источник: Пресс-служба компании «ИнтерТраст»