27 августа 2012 г.
В 2012 году ИТ-служба ФБГОУ ВПО «Рязанский государственный университет имени С. А. Есенина» своими силами выполнила проект по автоматизации работы приемной комиссии в университете. Система «1С:Университет" помогает упростить и ускорить регистрацию данных об абитуриентах, формирует списки рекомендованных к зачислению с учетом множества параметров, формирует сводную отчетность и др.Руководство вуза отмечает значительные улучшения в организации приемной кампании 2012 г. и планирует расширить область применения «1С:Университет», задействовав систему для комплексной автоматизации других подразделений.
Рязанский государственный университет имени С. А. Есенина является государственным учреждением высшего профессионального образования. Это старейший вуз Рязанского региона, правопреемник женского учительского института, основанного в 1915 году. Университет ориентирован на поддержание современной информационной образовательной среды, которая предоставляет доступ ко всей необходимой информации и обеспечивает максимальные возможности для самообучения.
Прием студентов – одна из наиболее важных и трудоемких задач, с которой ежегодно сталкивается каждый вуз. В этот период работа приемной комиссии сопровождается оформлением тысячи документов, заполнением различных бланков, личных дел, справок и выписок, ведением журналов регистрации и учета документов, созданием внутривузовских и федеральных отчетов. Каждый год в Рязанском госуниверситете осуществляется прием около семи тысяч заявлений, на обработку которых тратится большое количество времени, причем вероятность ошибок и неточностей достаточно велика. Отсутствие единой системы и использование набора разнородных, в основном самодельных информационных систем в значительной степени замедляло скорость обработки данных, препятствовало автоматизированному обмену данными между подразделениями и требовало значительных трудозатрат на поддержание данных в актуальном состоянии.
К осени 2011 года руководство Университета приняло решение о создании единой информационной системы управления организацией. Для этой цели было выбрано решение «1С:Университет» на технологической платформе «1С:Предприятие 8». Реализация проекта была поручена университетской ИТ-службе. На первом этапе было решено автоматизировать работу приемной комиссии, так как это один из самых горячих участков учебного заведения. Весной 2012 г. ИТ-специалисты вуза в кратчайшие сроки провели внедрение «1С:Университет» и уже в июне новая система использовалась при приеме абитуриентов.
Ранее сотрудникам приемной комиссии приходилось в конце каждого рабочего дня фактически вручную подводить итог по полученным заявлениям, в дальнейшем полная информация по итогам деятельности приемной комиссии собиралась посредством слияния баз данных со всех компьютеров технических секретарей. На эту работу требовалось несколько дней. Теперь в системе «1С:Университет» любой необходимый отчет формируется в считанные минуты.
Новая система позволила избавиться от трудоемкой ручной обработки больших объемов данных. Теперь по анкетным данным абитуриентов программа формирует список допущенных к экзамену и экзаменационные ведомости. По окончании вступительных испытаний и проставления оценок в ведомости система автоматически проводит анализ результатов экзаменов и формирует списки к зачислению с учетом различных преимуществ (льгот, результатов олимпиад и др.). При этом учитывается факт предоставления абитуриентом подлинников документов о среднем образовании, а для студентов, которые будут обучаться на платной основе – регистрируется договор и факт оплаты обучения.
Используя удобные механизмы интеграции, предоставляемые платформой «1С:Предприятие 8», ИТ-специалисты вуза связали ранее внедренную систему «1С:Зарплата и Кадры бюджетного учреждения» с системой «1С:Университет». Также налажен автоматический обмен данными между «1С:Университет» и внутривузовской системой пропусков, что позволило всегда содержать базу пропусков сотрудников и студентов вуза в актуальном состоянии.
На следующем этапе планируется расширить область применения «1С:Университет», задействовав систему для комплексной автоматизации учебно-методического управления, центра трудоустройства, кафедр, деканатов и других подразделений Университета.
Итоги проекта автоматизации приемной комиссии оценивают:
Ельцов Анатолий Викторович, проректор по информатизации образования и дистанционному обучению ФГБОУ ВПО РГУ имени С. А. Есенина: «Мы уверены в том, что "1С:Университет" в ближайшем будущем займет свое достойное место в большинстве вузов России, изменит стиль работы сотрудников и преподавателей, обеспечит комплексную автоматизацию работы различных подразделений. Осваивать новое всегда нелегко, но мы уверены в правильности выбора».
Жмурова Наталья Владимировна, ответственный секретарь приемной комиссии: «Система "1С:Университет" позволила упростить работу приемной комиссии, значительно повысить эффективность и сократить временные издержки, возникающие при ручной обработке больших объемов данных, поступающих в горячий период приемной кампании. Теперь не возникает ненужного дублирования информации, значительно сократилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Предоставляемые новой системой возможности быстрого поиска и анализа информации позволяют рассчитывать, что у нас не будет проблем с организацией и контролем приемной кампании 2013. Мы благодарны ИТ-коллективу нашего университета за автоматизацию работы приемной комиссии, выполненную в сжатые сроки, высокий профессионализм, оперативное решение технических и организационных вопросов, надеемся на то, что наш опыт, полученный при внедрении, окажется полезным и другим вузам».
Источник: Пресс-служба фирмы «1С»