26 февраля 2019 г.

Мария Андреева

Организация печати в офисе — довольно простой процесс. Именно так кажется тем, кто сталкивается с ним впервые. Однако трудностей и подводных камней на деле оказывается намного больше, чем может показаться на первый взгляд.

Далеко не все компании могут назвать точную сумму расходов на печать в офисе. Зачастую организации расходуют намного больше ресурсов на обеспечение печати и обслуживание техники, чем этого требует их объем. Значительно сократить расходы поможет грамотный аудит, проведённый специализированными компаниями.

Сервисные компании проводят аналитику печати в офисе и дают рекомендации по улучшению текущего состояния. Аудит способен выявить ряд проблем, из-за которых компании ежемесячно потребляют больше тонера, электроэнергии, тратят больше денег, а сотрудники организаций — времени на работу с документами. Как правило, после аудита компании добиваются сокращения расходов на печать до 30% при сохранении прежних объемов печати.

Что включает в себя аудит офисной техники?

  • Анализ каждого печатающего устройства в офисе, объемов печати.
  • Определение наиболее загруженных принтеров и МФУ и предложение по оптимизации ресурсов этих аппаратов.
  • Выявление простоя неиспользуемых аппаратов или техники, используемой не по назначению — определение необходимого числа МФУ или принтеров, рекомендации по их расположению в офисе.
  • Анализ соответствия правилам печати цветных и черно-белых документов, предложение по ресурсосбережению компании.
  • Выявление отделов или департаментов, которые печатают больше, учет их потребностей.

Аудит способен выявить 5 наиболее распространенных проблем офисной печати.

Проблема № 1. Незащищенная печать

Во многих офисах принтеры и МФУ находятся далеко от рабочего места сотрудника, отправившего документ на печать. За время, пока человек дойдет до принтера, документ с конфиденциальной информацией может попасть в руки не к тому, кому нужно. Повышается вероятность утечки конференциальных сведений.

Проблема № 2. Несанкционированное использование печатающих аппаратов

Многие компании лояльно относятся к использованию печатающей техники офиса в личных целях сотрудников, например, если нужно сделать скан или копию паспорта. Однако отсутствие контроля печатающих аппаратов может привести к ситуации, когда сотрудники всерьез начнут злоупотреблять этой возможностью и печатать не только для себя, но и для своих детей, родственников, друзей и соседей. Объем напечатанных в личных целях бумаг может превысить объем необходимой рабочей документации всех отделов. Кроме того, при отправке на печать ч/б документов в цвете стоимость одного опечатка будет намного дороже — сотрудники часто об этом не задумываются.

Проблема № 3. Переизбыток незадействованной печатающей техники

При большом количестве печатающей техники в офисе сотрудники будут пользоваться тем устройством, расположение которого им наиболее удобно. Если аппарат стоит далеко от всех, маловероятно, что им будут пользоваться. Даже в спящем режиме устройство потребляет электроэнергию, что приводит к дополнительным расходам.

Наиболее подходящий вариант для многих офисов — это оборудование общей принт-зоны с одним или двумя большими МФУ вместо множества маленьких принтеров, где будут печататься все документы.

Проблема № 4. Трата времени на манипуляции с бумагой и другими расходными материалами

Если в вашем офисе стоит «зоопарк» печатающей техники, вы не сможете контролировать все, что происходит с устройствами. Ситуация особенно усложняется, если аппараты не одного вендора, а сразу нескольких — для каждого нужно подбирать и заказывать бумагу, тонер, а значит оформлять документацию, проводить платежи. При поломке — искать сервис, который обслуживает именно этот аппарат. В процесс обеспечения печати включаются сотрудники ИТ-отделов, что приводит к простою по их другим рабочим задачам.

Сотруднику, отвечающему за расходные материалы, гораздо проще закупить их к одному или паре видов МФУ от одного вендора, причем так, чтобы они были взаимозаменяемые. В высокопроизводительное (тяжелое) устройство в офисе устанавливается большая туба с тонером, в лоток с бумагой помещается сравнительно больше листов бумаги. Следовательно, замены расходных материалов можно производить значительно реже.

Проблема № 5. Неправильные условия эксплуатации

Каждое печатающее устройство должно эксплуатироваться по определенным правилам. Зачастую компании пренебрегают этим, устанавливая принтеры и МФУ удобным для них образом. Стандартные условия эксплуатации печатающей техники должны строго соблюдаться:

  • Устройства должно располагаться в хорошо проветриваемом помещении.
  • Расстояние между аппаратом и стеной или другими предметами должно быть соблюдено в соответствии с инструкцией.
  • Для печати должны использоваться только качественные бумажные носители и оригинальные тонер-картриджи. Например, если вы используете бумагу низкого качества, при нагреве клей, удерживающий склеенные между собой волокна, может разрушиться. При этом высвобождается так называемая бумажная пыль, которая может забить внутренние детали печатающего аппарата, что приведет к поломке устройства.

Источник: Мария Андреева, руководитель отдела маркетинга KYOCERA Document Solutions