5 марта 2019 г.

Мария Андреева

По мере того, как технологический прогресс охватывает все больше сторон человеческой жизни, трансформируются и привычные офисные инструменты документооборота. Появляются новые возможности для ускорения процесса печати и повышения его эффективности. На сегодняшний день компании, выпускающие печатающие устройства, предлагают новые решения по цифровизации этого процесса, способствующие повышению эффективности бизнеса. При внедрении правильного ПО многие процессы, на которые сотрудники тратили много времени, происходят автоматически. Существуют возможности настроить софт так, как будет удобно конкретному офису или отделу.

Решение № 1. MDS-услуги

Система управления документооборотом MDS (Managed Document Services) представляет собой полную передачу управления ИТ-инфраструктурой на аутсорсинг и отвечает не только за печать, но и за хранение, отправку и защиту документов, политику безопасности и полный мониторинг документооборота. Благодаря внедрению MDS современные компании могут преобразовать разрозненный парк офисной печатающей техники в единую слаженно работающую систему, где все устройства подключены к единой сети, а не существуют по отдельности.

В отличие от MPS (Managed Print Services), MDS позволит компании обеспечить более полный контроль над всеми потоками данных в офисе. Помимо снижения затрат бизнес получит возможность оптимизировать офисную технику, повысить безопасность печати, контролировать расходы на ее обеспечение и управлять документом.

После полного аудита офисной печати некоторые провайдеры устанавливают оптимизированную инфраструктуру, другие внедряют услуги MDS на базе инфраструктуры клиента. Такое решение подходит крупным и средним компаниям, где объем документооборота особенно велик.

Решение № 2. Печать по ID-картам

При наличии на принтерах или МФУ специального считывателя, печать происходит только тогда, когда сотрудник прикасается к нему персональной ID-картой. Внедрение такой системы поможет предприятию избавиться от ненужных документов, выводить отчет по количеству напечатанных страниц каждым сотрудником, а также ограничить круг лиц, имеющих доступ к печатающим устройствам.

Печать по персональным ID-картам позволит сократить количество и вовсе избежать забытых и ненужных бумаг в принтере или МФУ. Зачастую к концу рабочего дня в офисах накапливаются целые стопки забытых или по ошибке распечатанных документов. Например, сотрудник отправляет файл на печать, а потом замечает в нем ошибку. Он распечатывает нужный вариант, а документ с ошибкой так и остается лежать в лотке принтера. При переходе на печать по ID-картам офис сможет избавиться от большого количества ненужных бумаг, на которые требовались дополнительные траты, и осуществлять полный контроль за процессами печати в пределах компании.

Решение № 3. Покопийное обслуживание печати

При заключении покопийного договора заказчик платит только за количество распечатанных страниц, не думая о дополнительных расходах на организацию обслуживания печатающих устройств (покупка и ремонт принтеров и МФУ, закупка расходных материалов и запасных частей). Покопийный контракт поможет компании наиболее эффективно управлять печатающей инфраструктурой в офисе и минимизировать затраты на печать.

Для перехода на покопийное обслуживание сервисная компания предварительно проводит аудит печати заказчика, определяет нужное количество оборудования для обеспечения непрерывного процесса печати и рассчитывает стоимость одного отпечатка. После этого сервисный центр заключает договор с заказчиком и оперативно предоставляет оборудование и расходные материалы. В конце месяца заказчик оплачивает стоимость количества отпечатанных копий по фиксированной цене, в которую уже включены все дополнительные расходы, что особенно удобно для ведения бухгалтерского учета затрат на содержание офиса.

Решение № 4. Оцифровка документооборота

Все больше компаний обращается к полному или частичному переводу документооборота в электронный вид. Документы в цифровом формате не подвержены старению, не занимают много места, легко редактируются и копируются, всегда находятся под рукой. Кроме того, современные ПО от ведущих производителей печатающей техники позволяют настроить маршрутизацию документов, благодаря которой файлы автоматически попадают в нужную папку на компьютере одного или нескольких сотрудников.

Оцифровка документооборота — это не просто перевод документов в электронный вид, но и создание структурированного архива из всего документооборота фирмы с навигацией и фильтрацией данных. За счет цифровой передачи информации компания может добиться повышения эффективности бизнес-процессов, а также уменьшить свои расходы на печать, расходные материалы, канцтовары, избавиться от потерь документов в офисе и за его пределами.

Важно иметь ввиду, что подобрать решение для определенной компании станет возможным только после грамотно проведенного аудита. В зависимости от размера бизнеса и требований заказчиков, производители подбирают подходящее предложение, исходя из данных, полученных в результате анализа печати. Правильно подобранное решение и его внедрение позволит повысить эффективность бизнеса за счет освобождения времени сотрудников и снижения затрат на печать.

Решение № 5. Непрерывный аудит печати

Особенно важное значение в цифровую эпоху приобретают программы для управления и мониторинга парка устройств. Подобный софт дает возможность получать информацию единовременно с 5000 устройств и мгновенно транслировать ее на сервер. Также программное обеспечение позволяет ежемесячно получать информацию по объемам печати и произошедших инцидентах. Это в свою очередь позволяет в будущем своевременно предсказывать аналогичные сценарии и вовремя принимать необходимые меры.

Источник: Мария Андреева, руководитель отдела маркетинга KYOCERA Document Solutions