18 декабря 2019 г.
Первые шаги в ЭДО
Переход Levi’s на электронный документооборот начался в 2015 году с подачи ключевого оптового партнера Wildberries. Тогда интернет-магазин объявил поставщикам, что отказывается от бумажных товарных накладных ТОРГ-12 и предлагает вести документооборот через операторов ЭДО. Так, в 2016 году в Levi’s стали использовать Synerdocs для обмена ТОРГ-12 с Wildberries и ТОРГ-13 с собственными магазинами.
Станислав Коротыгин, руководитель отдела ИТ ООО «Леви Штраусс Москва»: «Довольно быстро мы поняли, что Synerdocs дает серьезные преимущества. В первую очередь, это существенное ускорение всех процессов и сокращение расходов. Дальнейший переход на ЭДО инициировался уже внутри компании, в частности, речь про обмен документами ТОРГ-13 в электронном виде».
Основной канал развития бизнеса Levi’s в России — это продажи через розничные магазины. В некоторые торговые точки Москвы поставки со склада идут ежедневно. Наиболее массовым документом для ритейлера, таким образом, является ТОРГ-13 — накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей.
Работа с бумажными ТОРГ-13 была трудоемка. На каждую торговую точку приходится до 100 операций в месяц, а на поставку требуется оформлять по четыре комплекта документов. Расходы на печать, пересылку и содержание архива оказывались немаленькими. Плюс сохранялся риск потери и повреждения накладных. Логичным шагом для компании стал перевод ТОРГ-13 в электронный вид. Эта задача была реализована на базе сервиса Synerdocs в 2017 году.
Внешний документооборот
Следующим этапом на пути к автоматизации стал перевод в электронный вид складских документов, которыми Levi’s обменивается с логистическими провайдерами.
Особенное место в деятельности торговых компаний занимают документы МХ-1 (акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акты о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение). Из-за колоссальных объемов бумажных МХ от них стремится избавиться любой современный ритейлер.
Сегодня обмен МХ полностью переведен в электронный вид.
Автоматизация договорной деятельности
В Levi’s не остановились на достигнутом и в 2018 году реализовали проект по управлению жизненным циклом договоров.
Внедрение бизнес-решения на базе DIRECTUM позволило ритейлеру значительно ускорить процесс согласования и подписания, кроме того, система помогла контролировать возврат подписанных документов от контрагентов.
Сейчас компания ведет работы по запуску безбумажного документооборота с внешними партнерами через сервис Synerdocs. Это позволит полностью перейти на электронный формат подписания и сократит время возврата соглашений.
Транспортные накладные — тоже в электронный вид
Новым витком в автоматизации процессов стал отказ от бумажных транспортных накладных. Для «Леви Штраусс Москва» это оказалось более сложной задачей, так как в обмене ТрН участвуют сразу три юридических лица: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания. Плюс добавляется физическое лицо — водитель.
Тестовый обмен электронными транспортными накладными состоялся в 2018 году между Levi’s и
Сегодня ООО «Леви Штраусс Москва» активно обменивается транспортными накладными с Wildberries и в ближайшем будущем планирует запустить этот процесс во внутренних перевозках с собственными магазинами. Это позволит компании ускорить бизнес-процессы, а сторонам — повысить контроль над перемещением товара.
Обмен транспортной накладной через Synerdocs
Итоги и перспективы
Переход на ЭДО стал продолжением концепции экологичного производства, которой придерживается Levi’s, кроме того:
- сроки подписания документов сократились до
2-3 дней; - возврат уже подписанных экземпляров от контрагентов осуществляется в течение часа;
- был сформирован единый реестр документов и появился оперативный доступ к нему;
- снизились операционные расходы;
- уменьшились затраты на пересылку и хранение бумаги;
- сотрудники складов и магазинов начали экономить до 30 минут рабочего времени на каждую операцию отгрузки.
«Мы пришли к понимаю, что нужно мотивировать партнеров на переход к использованию ЭДО. Это связано не только с нашим желанием, инициатива на развитие электронного документооборота идет и со стороны государства, — добавляет Станислав Коротыгин. — Мы планируем перейти с ТОРГ-12 на универсальные передаточные документы и использовать их со всеми нашими партнерами, а в составе УПД передавать коды маркировки товаров».
Евгений Кузнецов, Менеджер по развитию клиентов Synerdocs:«Мы поддерживаем инициативу ООО «Леви Штраус Москва» в переводе в электронный вид новых типов документов для обмена с контрагентами. В 2019 году специалисты Levi’s и Synerdocs провели серию вебинаров для партнеров ритейлера, где осветили основные задачи и выгоды от перехода на электронное взаимодействие. Такой способ общения с контрагентами позволил оперативно ответить на вопросы и в короткие сроки приступить к реализации безбумажного формата сотрудничества.
Помимо ускорения процессов документооборота, мы совместными усилиями решаем задачу по передаче кодов маркировки товаров, что также благоприятно скажется на работе с партнерами Levi’s".
Источник: Пресс-служба компании Synerdocs