15 декабря 2021 г.
Каждое современное предприятие вынуждено работать с документами: бухгалтерские отчеты, накладные, договора, гарантийные талоны и это еще не говоря о важной внутренней документации. Чем крупнее компания, тем масштабнее ее документооборот и тем больше сил, времени и средств приходится тратить на организацию процесса печати.
Чтобы начать экономить на офисной печати, необходимо разобраться, что мешает это делать уже сейчас. Для этого стоит провести аудит офисной печати — чтобы собрать воедино картину расходов и не промахнуться с дальнейшими планами. Аналитики рынка печати рекомендуют проводить такой аудит хотя бы один раз в год, выявляя самые слабые места в офисной печати, куда уходит самое большое количество прямых или скрытых расходов.
Оптимизация парка офисной техники — это целый комплекс мер, направленных на снижение затрат, повышение производительности и защиту данных. Совокупность этих мер — важная составляющая, которая влияет на работу и развитие бизнеса. Так, например, сегодняшние информационные технологии позволяют внедрять специальный софт в МФУ и принтеры и передавать процесс документооборота и печати на аутсорсинг. На сегодняшний день рынок наполнен вендорами: достаточно лишь найти того, кто отвечает поставленным задачам бизнеса и гарантирует исполнение задач.
Как провести оптимизацию, и зачем она нужна?
- Во-первых, для оптимизации целого парка офисной техники проводится полный анализ всех устройств компании. Это одна из самых важных и необходимых мер. Происходит сбор информации о количестве печатающих устройств в офисе и их состоянии, анализируется и выводится количество отпечатанных листов на каждом устройстве. Данный этап позволяет выследить недостаточно «трудоспособную» технику, нуждающуюся в замене, расходующую наибольшее количество электроэнергии, а также вычислить объемы печати за определённый период времени, сравнить эти периоды, и понять, куда и на что идут расходы компании. Все эти действия помогают отследить как расход бумаги, так и расход картриджей и других комплектующих. Зачастую компании проще заменить некоторое количество принтеров на один, но дорогостоящий. Практика показывает, что дешевле работать с меньшим числом современных и экономичных печатных устройств, чем с большим количеством устаревших и изношенных единиц печатной техники. Новые устройства всегда продаются с официальной гарантией от производителя. Это позволит забыть о тратах на преждевременные поломки и экстренное обслуживание, как минимум, на 12 месяцев с момента покупки.
- Во-вторых, оптимизация офисных печатающих устройств позволяет начать вести контроль количества напечатанных материалов. Например, компания может ограничить круг сотрудников, имеющих доступ к конкретному печатающему устройству или к печати в цвете, таким образом сократив расходы и повысив производительность устройств. Как мы знаем, большинство сотрудников использует рабочую технику в личных целях, порой даже не задумываясь о расходах на материалы. Также не стоит забывать, что во многих случаях при ч/б печати, например, документов, могут расходоваться цветные чернила, почти не заметные на отпечатке. Здесь снова встает вопрос о росте расходов компании и возможности их сокращениях их путем принятия некоторых ограничительных мер.
- В-третьих, благодаря оптимизации парка офисной техники у компании появляется возможность мониторинга расходов, который можно использовать для прогнозирования и контроля будущих расходов, а также принятия мер для их сокращения.
- В-четвертых, аутсорсинг парка офисной техники позволяет дополнительно анализировать уровень безопасности данных, проходящих через печатающие устройства. На сегодняшний день МФУ и принтеры имеют возможность подключения с любого устройства (смартфон, планшет, ноутбук) независимо от места нахождения пользователя при наличии доступа к Интернету. Передача данных может быть небезопасной, поэтому в интересах компании обезопасить путь документов от одной точки до другой — и передача парка офисной техники на аутсорс решает задачу, достаточно лишь оговорить этот вопрос с подрядчиком
Оптимизация парка печатающих устройств — важная составляющая ведения успешного бизнеса в условиях современного рынка, когда МФУ и принтеры становятся важным элементом корпоративной информационной инфраструктуры. Как и другая, на первый взгляд более бизнес-критичная техника, печатающие устройства тоже должны быть оптимизированы и соответствовать целям и задачам компании.
Источник: Мария Андреева, руководитель отдела маркетинга KYOCERA Document Solutions