30 июня 2025 г.
Электронный документооборот пронизывает все структуры предприятия и большинство элементов цифровой ИТ-инфраструктуры. Работа секретариата, кадровой службы, бухгалтерии, финансово-экономического отдела и других структурных подразделений любой компании плотно «завязана» на документооборот.
«Основой деловых процессов, чему бы они ни были посвящены — от производства и услуг до ритейла, строительства, обучения, медицины и т. д., является документооборот, — уверен Сергей Кирюшкин, начальник удостоверяющего центра „Газинформсервис“. — И если он архаичный, бумажный, с собственноручными подписями и печатями, то и все бизнес-процессы неизбежно остаются архаичными, устаревшими, тормозящими любые, сколь угодно прогрессивные, виды деятельности».
Также ЭДО взаимодействует с бизнес-системами корпоративного заказчика — EPR, CRM, ESM/ITSM, BPM и другими — в ряде случаев выступая «шиной», обеспечивающей работу бизнес-процессов. ЭДО открывают широкие возможности по автоматизации.
«Современные СЭД превратились в мощные системы автоматизации широкой номенклатуры корпоративных бизнес-процессов, в том числе благодаря развитым инструментам no- и low-code разработки», — отмечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».
«Без цифровизации документооборота сложно говорить о полноценной эффективности работы, — говорит Полина Дуйкова, директор направления СЭД/ECM в ГК Softline. — Основное преимущество — ускорение процессов».
Экономический эффект от внедрения систем ЭДО компании получают по двум каналам. Каждый из них имеет достаточно сложную внутреннюю структуру, в которой присутствуют разные механизмы, приводящие к желаемой экономии. Для каждой компании набор механизмов и эффект от них будет различным, но базовый набор примерно одинаков.
Растет эффективность отдельных сотрудников
Механизм получения экономического эффекта в этом случае прост и очевиден: когда сотрудник не вставая с рабочего места может документ создать (отправить, визировать, исправить, согласовать и т. д.) без необходимости физического перемещения (от принтеров к сканерам, между отделами и пр.), это приводит к оптимизации рабочего времени, которое дорого стоит, а будет еще дороже. Чем ниже нагрузка на сотрудника, тем выше его продуктивность, соответственно, удовлетворенность, мотивация, лояльность и т. д., а это тоже экономические категории.
Значительная часть документов — десятки процентов от общего количества, как показывает практика, — могут быть сгенерированы в автоматическом режиме и также без вмешательства человека проходить ряд этапов своего жизненного цикла. В этих случаях временные затраты сотрудников на взаимодействие с данным документом оказываются нулевыми, а скорость их обработки — выше. «Электронные документы обрабатываются кратно быстрее — сокращается время выполнения задач и принятия решений», — говорит Полина Дуйкова.
На фоне экономии от оптимизации рабочего времени прочие эффекты от внедрения ЭДО проходят по категории «прочие», хотя они тоже важны и вполне способны принести организации многие миллионы рублей экономии. Первый и наиболее очевидный механизм экономии: возможность уменьшить затраты на бумагу, на обслуживание парка принтеров и т. д. Второй — минимизировать риски утечки конфиденциальной информации, которая может «уйти» на бумаге в обход DLP-систем.
ЭДО позволяет легко переводить сотрудников на гибридный формат занятости, что является важным фактором для мотивации сотрудников — особенно, молодых — который не требует от работодателя расширения ФОТ.
Порядок в бизнес-процессах дает эффект уровня DX
Документооборот — при всей важности для деятельности корпоративного заказчика и самой компании — не создает ни новых ценностей, ни добавленной стоимости. Однако его внедрение способно оптимизировать операционную деятельность и снизить расходы на нее настолько, что это отразится на финансовых показателях компании.
«Работа с документами остается критически важной задачей для бизнеса, — говорит Наталия Долженкова, Product Owner ELMA365. — Несмотря на то, что часто документооборот не является основным процессом и не влияет напрямую на увеличение доходов компании, нельзя не учитывать, какое влияние грамотно отлаженная работа в этой части оказывает на операционную эффективность бизнеса».
Необходимость ЭДО для развития основной деятельности отмечали и другие эксперты. «Наличие бумажных документов — основное препятствие „цифровой трансформации“, — говорит Владимир Андреев. — Обработка и передача бумажных документов отнимает много времени и дорого стоит, они не оставляют „цифрового следа“, для взаимодействия с ними необходим человек, а значит, к процессам обработки невозможно применить современные технологии, такие как ИИ».
ЭДО требует порядка
Внедрение ЭДО требует наведения порядка и оптимизации. Важно, что этот процесс коснется не только и не столько самого документооборота, но и смежных областей — от организации сквозных бизнес-процессов во всей компании до логики работы отдельных подсистем (упомянутых EPR, CRM, etc.).
Такой процесс не может быть ни точечным, ни лоскутным, он должен быть системным, что требует привлечения квалифицированных кадров как для постановки задач, так и для управления. Более того, это не будет однократным действием — процесс будет повторяться, а местами идти перманентно.
Заметим, что при внедрении ЭДО требуется учитывать ряд требований законодательства. Например, ЭДО работает с персональными данными — сотрудников, а в ряде случаев и клиентов (например, при сопряжении с CRM) — что требует соответствия требованиям Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 №
Акцентируем важность обучения сотрудников работе с ЭДО. Ряд экспертов рекомендуют начинать обучение до внедрения сервисов. «До перехода на КЭДО нужно обучить HR-персонал и убедиться, что новые сервисы им удобны, — говорит Тимур Алексеев, коммерческий директор Sign.Me. — Затем провести пилот с небольшой группой сотрудников и оценить затраты времени на их обучение». Далее получить обратную связь, ответить на вопросы и отработать возражения, а только после этого можно масштабировать КЭДО на всех сотрудников, рекомендует Тимур Алексеев.
ЭДО: внутри компании и за ее пределами
Системы документооборота бывают интегрированы как с внутренними системами компании, так и с ИТ-инфраструктурами контрагентов. Обмен документами в рамках интегрированных бизнес-процессов способен существенно упростить и ускорить взаимодействие бизнесов. Историй успеха достаточно много. Например, «Реж-Хлеб» ускорил доставку свежего хлеба почти в 2 раза благодаря электронному документообороту «СберКорус». «Для хлебопекарной промышленности надежность и оперативность обмена документами с партнерами критически важна, — говорит Андрей Коченков, коммерческий директор „СберКорус“. — Чем быстрее документы будут отправлены и приняты контрагентом, тем быстрее продукция попадёт на полки магазинов».
Аналогичные процессы налаживают с государственными органами. «Государственный аппарат активно призывает внедрять ЭДО для упрощения коммуникации между филиалами, подразделениями и гражданами для оперативного решения вопросов цифровой экономики и социальной сферы», — отмечает Ирина Дмитриева, инженер-аналитик в Лаборатории исследований кибербезопасности компании «Газинформсервис».
Например, московские ведомства в ряде случаев строительную документацию принимают только в электронной форме.
«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности», — говорит Дмитрий Хрущалев заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии».
Вместо заключения
В качестве игроков на рынке решений для ЭДО — особенно нишевых — начинают работать компании, которые до недавнего времени не воспринимали как «айтишные». Например, Почта России оцифровывает основной объём исходящей юридически значимой корреспонденции девелоперской компании ПИК, это позволяет заказчику вместо бумажных писем отправлять простые и заказные в электронном виде, сохраняя юридическую значимость сообщений, и экономит время и ресурсы.
«Перевод корреспонденции в цифровой формат сокращает временные затраты и упрощает управление документооборотом, обеспечивая безопасность передачи юридически значимых сведений между сторонами», — говорит Максим Цыпин, первый заместитель генерального директора Почты России. В данном решении оцифрованный документооборот сокращает общее время обработки документации на 25%.
Продолжение следует
Источник: Александр Маляревский, внештатный обозреватель IT Channel News
