28 июля 2025 г.

Наталья Мачехина

По мере развития, бизнес обрастает множеством различных ИТ-систем, своеобразным «зоопарком». Со временем они теряют актуальность, перестают поддерживаться производителем или становятся плохо совместимыми с новыми системами. Наталья Мачехина, руководитель направления по автоматизации холдинга «ГалоПолимер», рассказывает об опыте интеграции единой системы управления производственными предприятиями в крупном бизнесе.

О компании: ГК «ГалоПолимер» — один из крупнейших мировых производителей фторполимерной продукции (9% мирового рынка). Единственная российская компания, производящая специализированные фторполимеры: плавкие фторопласты и фторкаучуки.

Цели проекта

В рамках проекта перед компанией стояло несколько важных целей:

  • замена устаревшей на момент начала проекта системы управления на более современное решение «1C:ERP.Управление холдингом»;
  • внедрение консолидированной системы в разные бизнес-юнитах холдинга и создание унифицированного решения для всех подразделений группы компаний для выполнения производственных задач;
  • интеграция унифицированного решения с существующими системами и создание базиса для внедрения отраслевых решений в инфраструктуру холдинга.

Нам предстоял длительный и сложный комплексный проект по автоматизации всех бизнес-процессов управления ГК от управления непрерывным производством и материальными потоками, расчета плановой и фактической себестоимости, управления финансами от планирования до контроллинга и фискальной отчётности, покрывающей всю потребность и специфику учета производственных предприятий. Для реализации проекта привлекли опытную ИТ-компанию CorpSoft24. В процессе объединённая команда заказчика и исполнителя столкнулась с рядом вызовов, о которых расскажем далее...

Как все начиналось

«ГалоПолимер» давно занимается цифровизацией бизнеса и автоматизацией бизнес-процессов. За годы существования компании инфраструктура «обросла» разными системами.

Важно упомянуть о специфике бизнеса — это производство непрерывного цикла с круглосуточным режимом отгрузки продукции. Параллельное использование устаревших систем увеличивало нагрузку на специалистов.

С течением времени одна из ключевых систем устарела. Вендор уведомил о том, что в скором будущем ее обновление и техническая поддержка прекратятся. Это стало отправной точкой для решения о внедрении новой комплексной системы на базе решения «1С:ERP.Управление холдингом».

Сложности

Важно сразу сказать о некоторых типовых сложностях, с которыми объединенная команда столкнулась в проекте, они характерны для большинства крупных промышленных компаний.

Прежде всего, это наличие неавтоматизированных ранее блоков при отсутствии их унификации. В каждом подразделении используются разные бланки отчетности и различные подходы к решению типовых задач. Как следствие — необходимо параллельно с проектированием систем заниматься реинжинирингом процессов.

В итоге необходимо отказываться от ранее используемых систем в тех подразделениях, где они использовались, с целью создать единое информационное пространство. Поскольку бизнес работает круглосуточно, нельзя допустить выхода из эксплуатации ни одного из подразделений за все время проекта внедрения. Далее раскроем наиболее интересные аспекты проекта.

Поэтапный подход не принес результатов

Система на базе «1С:ERP. Управление холдингом» заменила четыре разрозненных решения, которые имели функциональные ограничения и не могли обеспечить реализацию значимых бизнес-требований. В рамках проекта ввели в контур ранее неавтоматизированные, но важные для бизнеса процессы по МСФО, планированию производства и бюджетированию.

На этапе планирования проекта весь процесс внедрения был разбит на блоки, где каждый блок — это отдельная компания или подразделение внутри холдинга. В теории такой подход позволял минимизировать риски и пройти весь путь в формате «от малого к большему», но на практике все оказалось не совсем так, сразу по ряду причин.

Каждое подразделение имеет свою специфику. Соответственно, при поэтапной интеграции на этапе «связки» двух разных подразделений, возникала потребность возвращаться назад и дорабатывать уже настроенную функциональность. С каждым новым «блоком» количество доработок возрастало в разы.

Поэтому было принято решение отказаться от блочной модели и интегрировать единую комплексную систему сразу во всех предприятиях и подразделениях. Предварительно, объединённая команда проекта собрала обратную связь от бизнес-владельцев систем, с их запросами к функциональности новых решений.

Система новая, пользователи те же

В процессе реализации проекта мы столкнулись с двумя аспектами поведения обычных пользователей при знакомстве с новой системой.

Раньше было лучше

В процессе внедрения нового ИТ-решения всегда необходимо помнить о пользователях, у них накоплен свой опыт эксплуатации систем, свои привычки и представления о том, как должен происходить тот или иной рабочий процесс.

Если говорить о группе компаний холдинга, то этот аспект становится еще более сложным. Например, в рамках холдинга работает несколько отделов бухгалтерии, каждый из них до этого использовал, например -свои формы Excel со своими формулами и подходами.

Привыкшие к определенным процессам люди, а также отделы и департаменты попытаются реализовать привычные действия и в новой единой комплексной системе. Чтобы этого не произошло, важна не только унификация технологий, но и процессов — разработка единого стандарта того, каким образом нужно обрабатывать информацию, передавать ее или совершать иные действия.

Это очень большая разъяснительная работа — важно донести до всех участников, почему изменения нужны, и как пользоваться новыми инструментами и технологиями.

Нагрузка на техподдержку на старте

Независимо от качества предварительной подготовки пользователей, проведения курсов и семинаров, система будет для всех новой. Пользователям в ней все незнакомо.

Кроме того, новые решения находятся не на том же уровне зрелости, что и ранее используемые. Пользователь годами привыкал к определенным алгоритмам, расположению кнопок и набору сценариев, которые регулярно дорабатывались.

В результате возрастает роль технической поддержки, которая на начальных этапах ложится на команду внутренних и внешних специалистов в режиме 24×7.

Развитие внутренних коммуникаций

В рамках обновления информационной системы управления холдингом были задействованы разные подразделения компаний внутри холдинга и большое число сотрудников. Для координации действий нам пришлось оптимизировать систему внутренних коммуникаций: установили новое программное обеспечение для ВКС, закупили технические средства включая гарнитуры.

Это привело к важному положительному результату — между разными подразделениями выстроилась удобная система коммуникаций, специалисты получили возможность быстро и удобно проводить встречи с коллегами. Это взаимодействие во многом перешло в неформальный формат и сблизило многих сотрудников.

Что получилось в итоге

Вместе с внедрением нового комплесксного решения команда проекта внедрила целый комплекс связанных систем, направленных на оптимизацию бизнес-процессов. С целью снижения рисков остановки производственных процессов и отгрузки готовой продукции, техническая поддержка осуществлялась в формате 24×7 в течение 6 месяцев.

Таким образом, специалисты интегратора CorpSoft24 помогли построить обновленную экосистему, где все подразделения компании связаны между собой, процессы стандартизированы, можно быстро обмениваться информацией без дополнительных сверок и «ручного переноса» данных из одной системы в другую. Например, ранее сотрудник заносил одни и те же данные в несколько разных систем с последующей сверкой, теперь — один раз в одну.

Особое внимание было уделено качеству запуска: система была переведена в промышленную эксплуатацию и сопровождалась в режиме опытно-промышленной эксплуатации в течение шести месяцев. В этот период обеспечивалась непрерывная работа всех бизнес-юнитов, осуществлялось постоянное дообучение пользователей и устранение выявленных точечных замечаний. Такой подход помог избежать сбоев и закрепить новые процессы в ежедневной практике работы пользователей в системе в режиме 24×7.

Если говорить в сухих цифрах и фактах, в рамках проекта мы смогли автоматизировать более двух с половиной тысяч рабочих мест. Это позволило сократить ручной и повторный ввод информации, уменьшить кросс-функциональные разрывы между процессами как внутри оперативного контура, так и вне, обеспечивая сквозные взаимосвязи на всех уровнях учета. Кроме того, мы увеличили аналитические разрезы, ускорили формирование отчётности, повысили достоверность данных производственных и финансовых процессов, обеспечили информационное взаимодействие со смежными системами. Но на практике это значит гораздо больше: между разными бизнес-юнитами выстроены единые стандарты — касающиеся документации, финансовой отчетности и многих других внутренних процессов.

Кроме того, появился большой задел на будущее — если штат компании будет расти, то вся инфраструктура для работы уже готова.

Проект стал успешным благодаря слаженной работе обеих сторон. Команда «ГалоПолимера» проявила высокий уровень вовлеченности, открытость к изменениям и готовность к переосмыслению устоявшихся процессов. Это позволило не только внедрить новую комплексную систему, но и повысить общую зрелость цифровой среды компании.

Со своей стороны, команда CorpSoft24 продемонстрировала глубокую экспертизу в автоматизации холдинговой структуры, гибкость в работе с разными подразделениями и способность оперативно адаптировать решения под реальные бизнес-задачи. Мы благодарны за доверие и возможность проявить свои самые сильные стороны, а также гордимся тем, что стали частью масштабной цифровой трансформации одного из лидеров отечественной промышленности.

Источник: Наталья Мачехина, руководитель направления по автоматизации холдинга «ГалоПолимер»