31 июля 2009 г.
Компания ЖБК ЗАО «Мегалит» - ведущий производитель и поставщик товарных бетонов и цементно-песчаных растворов для строительных объектов г. Владимира и Владимирской области. В компании возникла необходимость внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота, контроля исполнительской деятельности, поиска документов, а также организации централизованного хранилища электронных документов.Наиболее значимыми для ЖБК ЗАО «Мегалит» были следующие задачи:
• создание удобных условий для работы с документами, возможность задавать правила их публикации;
• обеспечение поиска нужного документа по названию и содержанию;
• разграничение доступа к тем или иным документам и их отдельным частям в соответствии с функциональными обязанностями.
Для реализации поставленных задач было принято решение обратиться в компанию «АйТек» - которая занимается поставками компьютерного оборудования корпоративным заказчикам города Владимира и Владимирской области, начиная с 2002 года.
«АйТек» осуществила внедрение системы Microsoft Office SharePoint Server 2007, компанией была создана универсальная электронная форма, совмещающая в себе как функционал редактирования документов, так и их печатное представление.
Все это позволило автоматизировать процессы согласования договоров, оптимизировать ввод данных и как результат – затрачивать меньше времени на заполнение форм, а саму работу с формами сделать более удобной и эффективной.
Также удалось внедрить систему создания новых договоров на основе шаблонов InfoPath совместно с системой архивирования и поиска документов в электронном хранилище.
Основной сложностью при внедрении было не только решение основных задач, но и организация максимальной автоматизации рутинных процессов.
В дальнейшем планируется интеграция списков SharePoint со справочниками системы «1С:Предприятие», а также дальнейшее развитие SharePoint в качестве не только основы электронного документооборота, но и информационного интранет-портала, базы знаний компании и службы Helpdesk.
В результате внедрения Microsoft Office SharePoint Server 2007 предприятию удалось достичь следующих результатов:
• Организация получила возможность хранить и систематизировать все деловые документы и содержимое в одном централизованном хранилище, предоставив пользователям согласованный механизм навигации и поиска информации.
• Процессы, разработанные в ходе внедрения и привязанные к библиотеке договоров поставки, позволяют участникам процедуры согласования получать своевременные уведомления о событиях, связанных с договорами, а также контролировать движение договора на всех этапах его жизненного цикла.
• Удаленные офисы компании получили возможность работать в единой системе со всеми остальными
• Установлена минимизация рисков, связанных с «человеческим фактором» - данные, вводимые вручную, могут проверяться на уровне карточки договора, что снижает риск возникновения ошибок в расчетах
Упрощая и облегчая выполнение рутинных операций при работе с документами, MOSS значительно повысил производительность работников. Интеграция с привычными клиентскими приложениями, электронной почтой и браузерами, помогла сформировать единую для всех сотрудников предприятия и простую в использовании рабочую среду.
Источник: Пресс-служба «АйТек»