15 сентября 2011 г.

Роб Принзо  -  учредитель и главный управляющий  The Prinzo Group, консалтинговой фирмы для менеджмента, и автором новой книги «Вместо благих пожеланий. Деловой подход к оценке проектов» (No Wishing Required: The Business Case for Project Assurance)*. Она вобрала в себя многие годы опыта консалтинговых услуг для множества крупных организаций. Ниже кратко изложен разработанный фирмой процесс из семи шагов, позволяющий оценить потенциальные проблемы бизнеса и достичь консенсуса в принятии решений и их реализации.
- Дженнифер Босэвидж, редактор CRN.

Что-то пошло не так. Это может быть возрастающая  текучка кадров, или застопорившийся ИТ-проект, или снижение удовлетворенности заказчиков.
Какова бы ни была конкретная ситуация, будем исходить из того, что в некой фирме поставщика ИТ-решений возникла проблема, и ее нужно решить.

С чего начать? Конечно, эта ситуация не возникла вдруг, и ее разрешение может быть непростым. Взявшись что-то менять сгоряча, вы рискуете упустить важную информацию или восстановить против себя людей, которые могут понадобиться вам для решения проблемы. Но нельзя и затягивать слишком долго: поезд может совсем сойти с рельсов. Необходим процесс, который позволит быстро выяснить существо проблем и оценить общую ситуацию в организации, в том числе особенности внутренних взаимоотношений. Вот план действий.

1. Задайте ожидания: Любой анализ проблем должен начинаться с того, чтобы задать ожидания. Это лучше всего достигается в ходе встречи с главными заинтересованными сторонами. На такой встрече обсуждается ожидаемый результат, и все стороны должны прийти к согласию в этом вопросе. Кроме того, следует обсудить сроки проведения анализа, документы, которые должны быть изучены, конкретных людей, с которыми нужно поговорить, и процесс окончательной проверки. Задайте тон всего процесса анализа, получив согласие по всем этим пунктам.

2. Изучите документацию. После того как проведена первая встреча и заданы ожидания, ваш следующий шаг - собрать всю документацию, имеющую отношение к данной проблеме. В зависимости от ситуации эта документация может быть разной, но ваша цель при изучении всех этих документов - обрести понимание ситуации, прежде чем обсуждать ее с главным участником. Подготовившись, вы сможете заслужить доверие.

3. Сверьте документы. После того как документация изучена, следующий шаг - сделать перекрестную проверку всех документов, чтобы убедиться, что информация в них совпадает. В зависимости от ситуации, часто имеется множество документов, которые могли быть разработаны разными членами команды или подразделениями. Поскольку есть много участвующих сторон, всегда полезно еще раз сверить все документы и удостовериться, что между ними нет расхождений.

4. Необходимо встретиться  с заинтересованными сторонами и участниками. После тщательного анализа и сверки всех документов необходимо встретиться с людьми, затронутыми в данной ситуации. Разговаривая с главными участниками, вы сможете определить, были ли требования успешно претворены в результат. Кроме того, такой разговор помогает выявить потенциальные препятствия, опасения в плане внутренних взаимоотношений и другие ограничения, которые могут быть не очевидны из простого прочтения документов. Информация, полученная в ходе этих встреч, чрезвычайно важна для понимания сложности взаимоотношений между участвующими сторонами. Кроме того, разговор с глазу на глаз - прекрасный способ выявить страхи людей и их опасения и понять истинную суть проблем.

5. Определите проблемные области и сформулируйте рекомендации: После того как вся документация изучена и перепроверена и состоялся разговор со всеми главными участниками, вы должны иметь теперь всю информацию, необходимую, чтобы определить проблемные области. После того как проблемы идентифицированы, используйте информацию из анализа документации и, опираясь на свой опыт, предложите рекомендуемые решения.

6. Обсудите свои выводы с главными участниками. После того как вы подготовили список проблем, требующих решения, и свои рекомендации, пришло время обсудить свои выводы с главными участниками проекта.

На самом деле, этот процесс осуществляется дважды. Во-первых, найденные результаты следует обсудить в ходе индивидуальных встреч с каждым из главных участников, чтобы гарантировать, что ничто не было неверно понято во время анализа и что главные заинтересованные стороны и участники введены в курс дела до проведения общего совещания. Проводя такие персональные встречи с главными участниками до официального совещания, вы можете оценить реакцию каждого из них на ваши выводы, а также предварительно обсудить пути решения. Кроме того, это дает время всем главным участникам, чтобы осмыслить результаты, о которых они могли не подозревать, или попытаться найти варианты решения до общего совещания.
Во второй раз, когда выводы и рекомендации будут обсуждаться со всеми главными заинтересованными сторонами и участниками, каждый будет уже в курсе всех выявленных проблем и будет готов обсуждать пути решения. После первой серии встреч все участники уже успели изучить и обдумать рекомендации и пути решения. Если они не согласны, вы также готовы отстаивать свои выводы и рекомендации.

7. Подготовьте заключительный отчет. Как последний шаг в этом процессе, следует документировать проведенную работу, кратко описав весь ход процесса анализа, найденные результаты, ваши выводы и рекомендации в виде заключительного отчета. Этот документ служит окончанием всего процесса анализа.

* Книга доступна на сайте nowishingrequired.com и через Amazon.

Источник: CRN/США