30 ноября 2011 г.
Специалисты холдинга «Вест Концепт» завершили масштабный проект по созданию системы электронного документооборота с использованием технологической платформы Microsoft Office SharePoint Server 2010 в компании «Союз-Телефонстрой».Результатом проекта стало создание информационной системы, объединяющей в единое информационное пространство подразделения центрального офиса компании.
ОАО «Союз-Телефонстрой» - один из лидеров рынка строительства сооружений связи.
Отличительная особенность компании от многих предприятий отраслевого строительного комплекса – осуществление полного цикла работ от проектно-изыскательских до организации сдачи готовых объектов территориальным подразделениям Россвязьнадзора. Сегодня ОАО «Союз-Телефонстрой» имеет 7 филиалов по всей России, в составе подразделений работает примерно 1900 человек.
Ключевые особенности реализации проекта были связаны с распределенной филиальной структурой компании, а также со спецификой отрасли. Известно, что в строительстве огромное значение уделяется полноте, точности и своевременности подготовки и согласования проектных и разрешительных документов, процедуры работы с документами весьма сложны и трудоемки и охватывают полностью весь производственный цикл предприятия. Именно поэтому руководство компании приняло решение автоматизировать процессы ведения договоров и архивов документов путем внедрения СЭД.
Специалисты холдинга «Вест Концепт» предложили реализовать задачи проекта с помощью решения Microsoft Office SharePoint Server 2010. Реализованная система состоит из нескольких модулей: Модуль «Портал», Модуль «Исполнительская дисциплина», Модуль «Делопроизводство», Модуль «Тендерно-Договорная деятельность». В системе также обеспечена автоматизация документооборота по всем подразделениям компании: административный департамент, бухгалтерия, финансовый департамент, ИТ-департамент, HR-департамент, а также производственный департамент.
По итогам внедрения системы электронного документооборота были достигнуты следующие результаты:
- создано единое информационное пространство между центральным офисом и его филиалами;
- большинство операций выполняется без участия бумажных носителей, снижены объемы ручного ввода и максимально исключено дублирование информации, автоматизированы процессы архивации документов, канцелярии, согласования договорной деятельности, ОРД (приказы, заявки, поручения);
- реализована процедура сканирования и автоматической загрузки документа в определенные разделы системы;
- создан единый портал коммуникаций между сотрудниками, где они могут получить информацию о последних новостях в компании, новых назначенных задачах, загружать шаблоны необходимых документов, создавать рабочие области совещаний, приложив необходимые для работы документы, протоколы и начать работу с задачами по итогам совещания;
- обеспечен прозрачный контроль исполнительской дисциплины, с назначением ответственных лиц по задачам и документам, отслеживанием статуса их выполнения, формированием уведомлений о незакрытых задачах как для исполнителя, так и для контролера;
- обеспечен безопасный доступ к системе и передаче данных.
Источник: Пресс- служба холдинга «Вест Концепт»