24 ноября 2022 г.
Современному бизнесу сегодня приходится иметь дело с разными вызовами — от кризисного состояния экономики и высоких налоговых ставок в целом до бюрократических проволочек, бумажной волокиты и дефицита кадров в частности. На этом фоне излишняя трата ресурсов — как физических, так и материальных — на рутинные активности может показаться проблемой второго, а то и третьего десятка, однако практика показывает, что легкомысленность по отношению к проблеме такого масштаба и откладывание ее решения на потом могут стоить компании очень дорого.
В этом материале Валентин Драздов, директор по консалтингу ROOMY bots, рассказал о том, почему бизнес сегодня как никогда нуждается в роботизации и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь.
Кому и зачем нужна автоматизация
Если говорить кратко, то автоматизация сегодня нужна, без преувеличения, каждой компании — будь то небольшой магазин, оперирующий на маркетплейсе, узкопрофильная медицинская организация или корпорация с внушительным штатом сотрудников и бесконечной клиентской базой. Несомненно, у разного бизнеса разные цели, разные принципы работы, метрики и бизнес-процессы. Тем не менее, есть некоторые универсальные задачи, представляющие также широкой простор для автоматизации, среди них:
- прежде всего — экономия. Автоматизация позволяет компании выявить рутинные процессы и сократить расходы на их исполнение;
- ускорение бизнес-процессов. Автоматизация дает понимание сроков выполнения определенных задач до начала их исполнения, а также сводит к минимуму человеческий фактор;
- увеличение прибыльности — за счет перераспределения нагрузки между сотрудниками, что способствует лучшему и более качественному контакту с клиентами;
- прозрачность взаимодействия на всех уровнях. Благодаря проработке индивидуальных KPI, автоматизация позволяет клиентам получать более качественное обслуживание, а руководителю — видеть четкие результаты работы сотрудников.
Важно понимать, что в сегодняшнем мире высокая скорость работы бизнеса — достаточно серьезное конкурентное преимущество. В совокупности с внедрением технологий для автоматизации рутинных процессов значительно повышается и качество работы, а значит и бизнес становится более эффективным.
Какие процессы можно автоматизировать, а какие — не стоит
Подходить к автоматизации нужно осторожно и с умом: не стоит думать, что алгоритмы решат все проблемы компании, полноценно заменив штат сотрудников. Теоретически, поручить алгоритмам можно практически все бизнес-процессы, однако на практике компания столкнется с двумя фундаментальными сложностями: во-первых, реализация такого проекта будет стоить слишком дорого (и далеко не факт, что инвестиции окупятся); во-вторых, некоторые бизнес-процессы непостоянны и требуют присутствия живого сотрудника для принятия решения.
К примеру, можно автоматизировать весь юридический отдел компании: настроить алгоритмы так, чтобы они принимали решение исходя из определенных правовых норм. Однако такое решение только усложнит работу бизнеса и, наиболее вероятно, принесет ему убытки, поскольку законы регулярно меняются и обновляются, а работа, выполненная алгоритмами, окажется неактуальной (рис. 1).
Но есть и такие операции, которые автоматизировать можно и нужно. Они достаточно типовые и наиболее популярны у большинства компаний. К таким операциям относятся:
- прием и обработка заявок;
- распределение задач между менеджерами;
- составление писем;
- поиск кандидатов на вакантные позиции;
- оформление нового сотрудника;
- рассылки уведомлений, смс- и e-mail-сообщений;
- документооборот;
- бухгалтерский и складской учет;
- анализ эффективности отделов.
На начальных этапах работы лучше всего обойтись типовыми решениями автоматизации, не требующими серьезных вложений, особенно если речь идет об организациях малого бизнеса. Так, у вас будет возможность понять и ощутить все прелести автоматизации на себе, а затем принять взвешенное решение о дальнейшем развитии цифровизации внутри компании. В случае же крупного бизнеса, проще автоматизировать все процессы сразу, — на это может потребоваться гораздо бóльший бюджет, однако эффективность работы заметно вырастет.
Цифровой сотрудник
Классическая автоматизация — действенный, но не единственный способ ускорения бизнес-процессов — и к тому же, не самый быстрый и экономный. Дело в том, что стандартная автоматизация — больше о классическом программировании, требующем написания комплексного кода на языке высокой сложности с привлечением дорогого и высококвалифицированного персонала. Такая работа потребует проведения операций с объемными базами данных, с разными системами и информационными пространствами, в результате чего внедрение алгоритмов может занять от полугода до года или вовсе превысить эти дедлайны, значительно растянув период окупаемости вложений.
Наиболее подходящая альтернатива такому подходу — внедрение цифрового сотрудника. Это технология, позволяющая автоматизировать рутинные операции и процессы за счёт использования программных роботов. В отличие от классической автоматизации, осуществить переход на цифровую рабочую силу можно в более короткие сроки, поскольку в этом случае отсутствует необходимость работы с объемными базами данных и интеграции в веб-сервисы (хотя цифровой сотрудник может делать и это).
Среди действий, которые цифровой сотрудник способен выполнять самостоятельно можно выделить:
- взаимодействие с приложениями через графический интерфейс, имитируя действия человека;
- работу с файлами и данными: их сбор, анализ, проверку, перенос, загрузку, скачивание, заполнение форм;
- распознавание текста и изображений, а также преобразование отсканированных документов.
Таким образом, программные роботы могут существенно ускорить работу бизнеса при минимальных временных и материальных затратах. Так, согласно нашим расчетам, при помощи RPA может быть автоматизировано от 14% до 43% операций компании в зависимости от ее сферы деятельности.
Что в итоге получает компания
Классическим кейсом успешного внедрения технологии RPA может послужить автоматизация процессов внутри HR- и бухгалтерского отдела. Рассмотрим это на примере оформления нового сотрудника на вакантную должность на промышленном предприятии с большой текучкой, где каждый день нанимают по 40 человек, чтобы понять, как именно происходит поиск рутинных процессов и их последующая автоматизация.
Привычная схема оформления нового сотрудника представлена на рис. 2.
Как можно догадаться, процесс оформления в таких условиях занимает достаточно продолжительное время. Именно такие рутинные операции, отнимающие драгоценное время сотрудников организации, автоматизируются благодаря RPA-решениям.
Мы подсчитали, что в среднем HR-менеджер тратит до двух часов на все процессы, связанные с оформлением нового сотрудника, хотя все эти операции могли занять чуть больше 15 минут при наличии внедренных алгоритмов роботизации бизнес-процессов. Говоря о потенциальных результатах внедрения в рамках данного кейса, отметим, что алгоритмы RPA позволяют значительно ускорить процесс оформления новых сотрудников (что критично для предприятий с большими объемами найма), оптимизировать работу ИТ-отделов и служб безопасности и сократить количество сотрудников, вовлеченных в процесс оформления, тем самым выделив больше времени на выполнение более приоритетных задач для бизнеса. Таким образом, часть задач в рамках большого процесса может быть успешно роботизирована.
Автоматизация бизнес-процессов — закономерная ступень в эволюции бизнеса и его цифровизации. Игнорирование потребностей компании в цифровизации может в перспективе отразиться на ее эффективности, а значит и прибыльности. С другой стороны, благодаря внедрению алгоритмов автоматизации компания может значительно сократить расходы на выполнение рутинных операций, грамотно распределить нагрузку между сотрудниками, наладить четкую и прозрачную обратную связь, а главное — обеспечить стабильное развитие бизнеса. Однако, как мы упоминали выше, к автоматизации необходимо подходить с умом, поэтому в целях успешной цифровизации и развития бизнеса мы рекомендуем находиться в постоянном контакте с экспертами — они помогут выявить необходимые процессы и предложить инструментарий для их автоматизации.
Умение вовремя распознать проблему, найти способы ее решения и адаптироваться — критически необходимо для ведения успешной конкурентной борьбы на современном рынке, а достигнуть самых высоких показателей компания может только при помощи передовых технологий.
Источник: Валентин Драздов, директор по консалтингу ROOMY bots