7 марта 2008 г.
Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко запустил в промышленную эксплуатацию систему электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia, разработанную московской компанией «ИнтерТраст».Ведение документооборота в традиционном – «бумажном» - виде перестало в 2007 г. удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству учебных процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов.
С развитием новых направлений в обучении и созданием дополнительных учебных подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлением сотрудников с распоряжениями руководства, создании «баз знаний» для педагогов и руководителей учебных групп. При традиционном, бумажном, документообороте это невозможно было осуществить.
Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами.
Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.
Установку, настройку и обучение персонала Оренбургского областного Дворца творчества детей и молодежи работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании «АРКОМ», бизнес-партнера «ИнтерТраст» в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 5 месяцев, с ноября 2007 г. по март 2008 г.
В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию.
Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей—пользователей системы.
По мнению сотрудников Дворца творчества, система позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность.
С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска как по реквизитам, так и полнотекстового, необходимых документов; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.
На сегодня СЭД CompanyMedia внедрена на более чем 40 рабочих местах. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.
Источник: Пресс-служба компании «ИнтерТраст»
