8 октября 2025 г.

Потерянные минуты на поиск информации, дублирующие друг друга задачи, утечки конфиденциальных данных из-за использования небезопасных мессенджеров — это не просто операционные трудности. Это измеримые финансовые убытки.

В современных условиях, когда гибридный формат работы стал нормой, а киберугрозы — повседневностью, выбор коммуникационной платформы для команды превратился из технического вопроса в стратегический. От этого решения зависят скорость принятия решений, безопасность данных и, в конечном счете, прибыль компании.

В статье Полина Абаимова, менеджер продукта Отдела развития облачных продуктов компании «Софтлайн Решения» (ГК Softline), разберет ключевые критерии оценки платформ и проанализирует карту рисков перехода на новые решения.

От инструмента к активу: важная роль коммуникационной платформы

Современная платформа корпоративных коммуникаций — это не просто инструмент общения. Это цифровая среда, которая связывает все элементы бизнеса в единую экосистему. Ее можно сравнить с центральной нервной системой: она обеспечивает слаженную работу всего «организма» компании. Рассмотрим основные причины этого явления.

  • Первый и фундаментальный — степень интеграции, ее бесшовность с существующей ИТ-инфраструктурой: CRM, ERP, системами документооборота. Объединение каналов связи (почта, чаты, ВКС) в едином интерфейсе устраняет информационные разрывы и сокращает время на переключение между приложениями.
  • Не менее важен аспект информационной безопасности. В 2025 году угрозы, связанные с социальной инженерией и DDoS-атаками, стали массовыми. Поэтому шифрование передаваемых данных, строгая аутентификация и соответствие требованиям регуляторов (например, наличие в Реестре российского ПО) — это не опции, а обязательные критерии.
  • Современные платформы также предлагают аналитические возможности. То, что раньше было неизмеримо, теперь поддается точной оценке: встроенные инструменты и боты помогают анализировать загрузку сотрудников, оптимизировать количество встреч и оценивать вовлеченность команд.
  • Особую роль играет влияние на корпоративную культуру. Для распределенных команд и сотрудников из разных регионов платформа становится виртуальным офисом — единым пространством, где формируются ценности и традиции компании, поддерживается прозрачность и вовлеченность. А гибкость решения позволяет адаптировать его под специфические потребности бизнеса, создавая среду для эффективной совместной работы независимо от географической локации сотрудников.

Чек-лист для руководителя: выбираем платформу без ошибок

При выборе решения важно смотреть не на разрозненные функции, а на его способность решать конкретные бизнес-задачи.

  • Безопасность и репутация — это основа. Угрозы носят системный характер, поэтому приоритет следует отдавать платформам с сертификатами ФСТЭК и Минцифры, наличием в Реестре российского ПО и проверенной репутацией вендора. Не менее важен опыт успешных внедрений в компаниях аналогичного масштаба и отрасли — это касается как решений от поставщика, так и предложений системных интеграторов.
  • Функциональность и интеграция — второй критически важный аспект. Перед выбором стоит составить карту ключевых бизнес-процессов и определить реальные потребности — необходимо ли совместное редактирование документов в чате, интеграция календаря с системой видеоконференций или автоматизация сценариев в CRM.
  • Особое внимание следует уделить масштабируемости и совокупной стоимости владения. Бюджетные расчеты должны учитывать горизонт 3-5 лет, включая не только лицензии, но и затраты на внедрение, доработку под нужды компании, обучение сотрудников и техническую поддержку. Важно также убедиться, что архитектура решения позволит легко наращивать мощность по мере роста бизнеса.
  • Финальный критерий — удобство использования и качество поддержки. Самый технологичный инструмент бесполезен, если им не будут пользоваться. Интуитивно понятный интерфейс — ключ к быстрому внедрению. А наличие подробного SLA и соглашения об уровне услуг гарантирует оперативную помощь при возникновении сбоев.

Карта рисков миграции

Переход на новую систему — это в первую очередь проект по управлению изменениями, где техническая миграция данных составляет лишь часть работы. Успех зависит от учета типичных ошибок и их заблаговременного устранения.

  • Риск 1. Проблема интеграции и потери данных. Новая платформа может конфликтовать с унаследованными системами, а процесс переноса информации грозит ее частичной потерей. При этом даже комплексные решения «все в одном» от российских вендоров требуют бесшовного объединения всех компонентов.

Решение: провести глубокий аудит ИТ-инфраструктуры до выбора вендора. Использовать поэтапную миграцию: начать с одного отдела, отработать процесс на тестовых данных и иметь подробный план отката. Привлекать системных интеграторов с релевантным опытом.

  • Риск 2. Нехватка внутренней экспертизы. Собственных сил ИТ-отдела часто недостаточно для развертывания и поддержки новой платформы.

Решение: в этой ситуации ключевую роль играют партнеры-интеграторы. Они, с одной стороны, тесно сотрудничают с вендорами, а с другой — обладают уникальной экспертизой по миграции и технической поддержке.

  • Риск 3. Скрытые финансовые затраты. Бюджет проекта может быть превышен в несколько раз из-за непредвиденных доработок и длительного обучения.

Решение: заключить договор с интегратором с фиксированной стоимостью внедрения, а также заранее планировать ресурсы на обучение и коммуникацию.

  • Риск 4. Сопротивление персонала. Этот аспект часто недооценивается, хотя именно он определяет конечный успех проекта. Сотрудники неохотно меняют привычные инструменты и рабочие процессы.

Решение: не принуждать, а вовлекать. Провести онбординг, наглядно показать преимущества и функционал платформы, обеспечить постоянный доступ к инструкциям, гайдам и видеоурокам по использованию новой системы и создавать каналы для обратной связи.

Вывод

Выбор и внедрение платформы корпоративных коммуникаций — это стратегическая инвестиция в операционную эффективность и безопасность бизнеса. Это решение определяет, насколько быстро и слаженно компания сможет реагировать на вызовы рынка и адаптироваться к изменениям.

Начинать переход следует не со сравнения цен на лицензии, а с аудита текущих процессов. Важно выявить «узкие» места, оценить финансовые потери от неэффективных коммуникаций и только затем формировать техническое задание, ориентированное на конкретные бизнес-результаты.

Такой подход позволяет превратить коммуникации из статьи расходов в реальный актив, который приносит пользу и укрепляет конкурентные преимущества компании.

Источник: Полина Абаимова, менеджер продукта Отдела развития облачных продуктов компании «Софтлайн Решения» (ГК Softline)