5 августа 2025 г.

Татьяна Гончарова

О том, как правильно выстроить этап закрытия проекта и почему это важно.

Большинство компаний сосредоточено на запуске проектов. Именно туда вкладывается максимум усилий и ресурсов. Однако финальные шаги часто оказываются решающими, поскольку от них зависит, насколько успешным будет результат. Как правильно закрывать проекты и зачем это делать системно, рассказывает Татьяна Гончарова, менеджер процессов в Департаменте проектной методологии и контроля «Софтлайн Решения» (ГК Softline).

Подписать бумаги — еще не значит завершить проект

Большинство компаний воспринимает закрытие проекта как формальную, рутинную процедуру — мол, подписали пару бумаг, получили отчеты — и готово. Но это глубочайшее заблуждение. Такой подход ведет к накоплению технического долга: недокументированных проблем, незакрытых задач, неучтенных финансовых рисков, которые со временем бьют по бюджету и репутации.

Процесс закрытия проектов — это завершающий этап жизненного цикла проекта, который направлен на официальное оформление окончания проекта и передачу полученных результатов заказчику или пользователям.

На этом этапе критически важно не просто формально обозначить цели, а четко прописать, чего именно необходимо достичь — зафиксировать результаты команды и вывести проект в «эксплуатационный режим», чтобы продукт или услуга могли полноценно работать на заказчика или конечного пользователя. Без такого фокуса легко упустить недоработки, которые впоследствии обернутся проблемами в эксплуатации.

Какие цели можно выделить:

  • Официальное подтверждение достижения поставленных целей.

  • Передача готового продукта или услуги заказчику.

  • Освобождение ресурсов (человеческие ресурсы, оборудование и прочее).

  • Фиксация финансового состояния проекта.

Закрытие проекта: основные этапы

Закрытие проекта — это последовательный и структурированный процесс, который позволяет закрыть ключевые задачи, зафиксировать результаты и официально передать продукт заказчику.

Подтверждение выполнения требований заказчика

На этом этапе проверяются заранее согласованные с заказчиком критерии приемки.

Проводится тестирование и контроль качества, организуются приемочные испытания с участием представителей заказчика. По итогам работ оформляется и утверждается акт приема-передачи системы или сервиса.

Документация и архивирование

Параллельно завершается работа с проектной документацией. Все важные материалы собираются, систематизируются и архивируются в соответствии с матрицей документооборота в КСУ.

К таким материалам относятся:

  • техническая документация (архитектурные схемы, инструкции по эксплуатации, руководства пользователей);

  • управленческая документация (договоры, дополнительные соглашения, план проекта, протоколы совещаний, рабочие журналы);

  • проектные артефакты (модели, макеты, прототипы);

  • медиафайлы (записи рабочих встреч, благодарственные письма, материалы приемки-сдачи работ).

Это критически важно для последующего обслуживания системы, повторного использования наработок и анализа истории проекта.

Финансовое закрытие в учетных системах

Завершаются расчеты по проекту: окончательные взаиморасчеты с субподрядчиками и поставщиками, уточнение и фиксация итоговых расходов и доходов (закрытие в 1С заказа покупателя и смет). Этот этап важен для оценки общей экономической эффективности проекта.

Демобилизация ресурсов

После происходит демобилизация ресурсов: освобождение задействованных в проекте сотрудников и перераспределение их на новые задачи. При этом каждый участник получает обратную связь и оценку своей работы через анкетирование. Кроме того, освобождается оборудование, инфраструктура и прочие активы, используемые в рамках проекта.

Извлечение уроков и оценка опыта

Проведение ретроспективы проекта, на которой участники делятся своими наблюдениями, рекомендациями и предложениями по улучшению процесса управления проектами в дальнейшем. Итоги ретроспективы фиксируются в виде отчета с выводами и уроками.

Объявление официального завершения проекта

Организуется официальное мероприятие — встреча или конференция — на котором объявляют об успешном завершении проекта. В ходе события подчеркивают вклад каждого участника и публично выражают благодарность команде за проделанную работу.

Такой системный подход к закрытию проектов работает на практике — особенно когда речь идет о сложных и масштабных задачах. За прошлый квартал наша техническая дирекция закрыла 100% запланированных проектов. При этом почти 56% из них — это инфраструктурные проекты, требующие тщательного контроля и ответственного подхода, чтобы избежать накопления технического долга и сбоев в работе. Порядка трети проектов пришлась на разработку и реализацию, и около 16% — на техническую поддержку.

Эти цифры — не просто статистика, а показатель того, что даже на сложных направлениях системный процесс закрытия и вовлеченность помогает командам доводить дела до конца качественно и в срок.

Эффективное управление процессом закрытия обеспечивает формализацию достижений проекта — то есть четкое документальное подтверждение выполненных задач и результатов. Это минимизирует риск появления скрытых недостатков, которые могут проявиться уже в эксплуатации и привести к дополнительным затратам и репутационным потерям. Кроме того, системный подход к закрытию способствует развитию корпоративной культуры, формируя в команде понимание ответственности за конечный результат.

Источник: Татьяна Гончарова, менеджер процессов, PME, Департамент проектной методологии и контроля «Софтлайн Решения» (ГК Softline)