17 сентября 2018 г.
LEDVANCE перешел на электронный документооборот с клиентами. Интеграционное решение Synerdocs и SAP позволило предприятию сократить канцелярские затраты, а также упростить и ускорить процесс отгрузки продукции.
Документооборот с контрагентами: от сложного к простому
С момента открытия производства увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада — сообщает Дмитрий Косилов, начальник отдела сопровождения приложений АО «ЛЕДВАНС». Сейчас на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции.
Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых уже используются в АО «ЛЕДВАНС»? Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.
«Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами может быть обеспечен только в том случае, если услугу предоставляет оператор ЭДО. Именно этот фактор стал определяющим при выборе провайдера для клиента, — рассказывает специалист по работе с ключевыми клиентами Synerdocs Ираида Бакаева.
Подключение к сервису и интеграция с SAP
Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Команда АО «ЛЕДВАНС» и Synerdocs выполнила настройку интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными —через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP. Сотрудник сохраняет документы в
«В данный момент в сервисе обмена отправляем клиентам свыше 50 документов (УПД) в месяц. Цифра небольшая, поскольку мы находимся в самом начале пути и пока перевели на электронный документооборот лишь малую часть наших клиентов — рассказывает Дмитрий Косилов. — Однако уже сейчас решение Synerdocs зарекомендовало себя как надежный и удобный инструмент оптимизации документооборота. Именно поэтому мы планируем с каждым месяцем наращивать количество клиентов, подключенных к сервису».
Преимущества обмена электронными документами уже оценили и контрагенты предприятия. В их числе сокращение расходов на бумагу, снижение износа печатного оборудования и трудозатрат на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Кроме того, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое теперь доступно онлайн.
В ближайшее время предприятие планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также в АО «ЛЕДВАНС» рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.
Источник: Пресс-служба компании Synerdocs