Праздник — это попытка внешней радости проникнуть внутрь, а внутренней — выплеснуться наружу.
Неотъемлемой частью корпоративной культуры каждой компании стали праздники. Их количество в течение года и контекст зависят от целей, фантазии, традиций и бюджета компании. Практически незыблемым правилом для любого уважающего себя коллектива стало корпоративное празднование дня рождения компании и Нового года. «Информзащита» не стала исключением. Каждый год в июле мы всей группой компаний празднуем очередной день рождения, а в декабре собираемся, чтобы встретить наступающий Новый год.
Что представляет собой корпоративный праздник в любой компании? Обычно это торжественный банкет или фуршет, во время которого руководство официально поздравляет коллектив и награждает ценных работников. Корпоративное мероприятие способствует также неформальному общению сотрудников, проявлению их творческих способностей. Празднование помимо торжественной части и развлечений во время банкета может включать спортивные мероприятия, командообразующие игры и т. п. Соответственно в зависимости от целей и возможностей каждой компании добавляются и видоизменяются те или иные составляющие праздника.
Как можно определить: хороший был праздник или нет? Безусловно, по отзывам сотрудников. По тому, как изменилось их отношение друг к другу и к работе, лояльность к компании. Хорошо, когда все довольны, климат в компании улучшается и лояльность растет. Именно к этому должна стремиться служба по персоналу. Но подчас бывает так (хоть в этом трудно признаться), что остаются и недовольные.
Как же сделать так, чтобы вернуть корпоративным мероприятиям ощущение настоящего праздника? Как сделать его ярким, незабываемым, как в детстве, когда глаза «горят» и хочется новых свершений? Ведь именно такой праздник, воспринимаемый сотрудниками как радостное событие, будет мотивировать к более активному и творческому подходу к работе. Вспомните свои детские ощущения. Например, Новый год или собственный день рождения, когда задолго до памятного события живешь в ожидании чуда, готовишься, мечтаешь о подарках, загадываешь желания и надеешься, что именно в этот день они обязательно исполнятся. А потом попадаешь в сказку: аромат мандаринов и елки, мигание свечей, шуршание подарочной бумаги... Нарядные гости садятся за праздничный стол, поздравляют, вручают тебе желанные подарки. Завершающий красивый фейерверк подбрасывает тебя на седьмое небо, где ты остаешься еще долго после праздника. Вспомнили, как это бывает?
Обычное корпоративное мероприятие станет настоящим праздником, если сделать так, чтобы у участников возникло детское ощущение сказки и ожидания чуда, необходимо создать феерическую атмосферу, позволить каждому сотруднику почувствовать себя главным героем действа. Ведь наша взрослая жизнь наполнена заботами, ответственностью за принятие решений в условиях стресса, нехватки времени и информации. Так легко потерять в этой гонке свое настоящее «я», закрыться от всего нового и прекрасного.
Итак, что же нужно для создания праздничного настроения? Сказка. Каждая сказка всегда о чем-то повествует, поэтому начнем с выбора сюжета и разработки сценария. Здесь мы ничем не ограничиваем полет фантазии, можем выбрать либо уже существующие сюжеты, либо придумать свою сказочную историю. В компании «Информзащита» в разное время сотрудники проходили школу морских пиратов, были индейцами разных племен, искали сокровища племени майя, боролись со стихиями, попадали в ледниковый период, на один день становились жизнерадостными гавайцами и говорили друг другу «Алоха» и т. п.
Далее важно продумать формат мероприятия. Будет ли проходить празднование за городом целый день или же недалеко от офиса только вечером — решать вам. В компании «Информзащита» стало традицией выезжать за город и целый день проводить на территории одного из подмосковных пансионатов.
Когда все детали праздника продуманы до мелочей, приступаем к созданию интригующей сказочной атмосферы, в которую сотрудники компании погружаются задолго до назначенного дня. Подспорьем в этом могут служить тематические красочно-загадочные анонсы, которые лишь приоткрывают завесу праздника, оставляя свободу для сюрпризов. Важно, чтобы сказочный сюжет присутствовал везде, начиная от красиво оформленных электронных анонсов и бумажных приглашений и заканчивая деталями одежды сотрудников. Сказочная атмосфера складывается из мельчайших деталей. Во время праздника каждый сотрудник должен почувствовать себя настоящим героем, первооткрывателем, исследователем. Важно создать такие условия, придумать такие игры и ситуации, чтобы каждый смог проявить себя, показать с новой, неожиданной стороны, раскрыться. Просто зрителей в сказке не бывает. Даже привычные застольные конкурсы и спортивные командные игры заиграют новыми красками, когда будут встроены в сказочный сюжет.
Для того чтобы участники воспринимали праздник как единый поток положительных эмоций, требуется детальная проработка сценария и стыковка между собой всех этапов организации. Ничто так не испортит впечатления, как не вовремя поданный автобус или нехватка мест за столом. Предусмотреть все это — задача организаторов. Но как бы они ни старались поминутно расписать ход праздника — жизнь всегда вносит свои коррективы, и форс-мажора избежать очень трудно. В результате для организаторов само мероприятие проходит как импровизация на тему заданного сценария. Моментальная смена планов, изменение сценария, появление непредвиденных проблем, требующих сиюминутного решения, — это нормальная ситуация при проведении праздника. И возможность такого поворота событий нужно всегда учитывать при планировании «корпоратива».
Если помните, то по законам жанра сказочный сюжет развивается постепенно, шаг за шагом вовлекая в себя всех участников действа. Накал страстей прорывается в кульминации, а затем следует трогательная развязка. Сам праздник у нас начинается с момента общего сбора всех сотрудников в день мероприятия. Все уже ожидают чуда. По дороге в сказочный мир мы обмениваемся этими ожиданиями, заряжаем друг друга хорошим настроением и легким волнением перед неизвестным. По прибытии на место нас встречают сказочные персонажи (аниматоры) и автор сказки (ведущий) — в подобающих контексту праздника костюмах. Каждый сотрудник обязательно получает свой первый атрибут сказочного героя. Это может быть что угодно: тельняшка матроса, волшебные варежки, леи, бандана пирата и т. п. С помощью этой волшебной атрибутики участники делятся на команды для последующей дневной игры.
Под звуки фанфар и зажигательной музыки наши герои отправляются навстречу испытаниям, которые с каждым разом становятся все сложнее и сложнее, и только всем вместе, дружной сплоченной командой можно их преодолеть. После ярких побед наши герои получают заслуженные награды во время торжественной части праздника. К этому времени сказочная атмосфера накаляется, все уже чувствуют себя настоящими героями, но впереди их ждут новые испытания и поединки (поэтому важно при организации праздника создать условия для отдыха усталых героев). Это могут быть различные творческие задания, волшебные конкурсы и игры. Во время торжественного ужина к нам обязательно приходят другие сказочные герои — артисты, которые демонстрируют свое мастерство, приглашают участвовать всех желающих, испытывают наших героев на прочность.
Праздник сопровождает в обязательном порядке умелый сказочник (ведущий), который поможет всем погрузиться в атмосферу мероприятия, задаст тон и общее настроение. Фигура ведущего — крайне важный элемент, он должен, ориентируясь на месте, не имея времени на раздумья, обходить все возникающие трудности и шероховатости, чтобы для участников праздник проходил гладко, «без сучка без задоринки». Его выбору на этапе подготовки мероприятия стоит уделить особое внимание, т. к. хороший ведущий, как правильно подобранный костюм, поможет скрыть недостатки праздника и подчеркнуть достоинства, тогда как неудачный выбор может дать обратный эффект.
Время в сказке бежит незаметно, и вот уже приходит время расставаться. Для этого мы собираемся вместе и говорим сказке «До свидания!», и это один из самых трогательных моментов. Помимо стандартного фейерверка можно всем вместе запустить волшебные небесные фонарики с корпоративной символикой, пустить по воде сказочные огоньки для того, чтобы компания процветала, написать свои желания и отпустить вместе с воздушными корабликами вдаль. Замыслы ограничиваются только фантазией и бюджетом организаторов. Главное, чтобы мы были вместе и чувствовали плечо друг друга. Вечером все возвращаются домой счастливые, в ожидании новой сказки. И очень важно, чтобы праздничная атмосфера осталась с нами надолго, сохранив в душе яркие и радостные воспоминания!
А для организаторов наступает время решения новой, более сложной задачи, потому что следующий праздник никогда не повторяет предыдущий, а значит, пора разрабатывать новые идеи, концепции и сценарии.
Алгоритм организации и проведения корпоративного праздника
Шаг 1. Определение целей и задач, которые призвано решить корпоративное мероприятие:
- Консолидация коллектива вокруг компании и ее руководства.
- Хороший праздник как эталон командного подхода к организации и ведению бизнеса.
- Возможность для каждого сотрудника ощутить себя частью дружного, сплоченного коллектива.
- Понимание сотрудниками престижности и почета работы в компании.
- Возможность отдохнуть и получить удовольствие от праздника.
- Благодарность за проделанную работу и т. д.
Шаг 2. Определение целевой аудитории гостей праздника:
- Сотрудники.
- Члены семей сотрудников.
- VIP-персоны.
- Партнеры.
- Журналисты и т. д.
Шаг 3. Разработка концепции мероприятия:
- Разработка сценарного плана.
- Разработка временного регламента.
- Утверждение максимального бюджета мероприятия.
Шаг 4. Подбор места проведения мероприятия:
- Стационарные площадки (рестораны, отели, бизнес-центры, театры, особняки, музеи, выставочные центры, офис, ДК, загородные пансионаты и т. д.).
- Открытые площадки (загородные усадьбы, отдых у водоема, на природе, городские участки).
- Специализированные площадки (теплоходы, боулинги, картинг-центры, пейнтбол-центры, гольф-клубы, аэродромы, бильярдные и т. д.).
- Стоимость аренды.
Шаг 5. Организация питания:
- Формат застолья и дополнительное питание (банкет, фуршет, кофе-брейк, приветственный коктейль, питание артистов).
- Тип ресторана (стационарный, кейтеринг).
- Разработка меню, напитки.
Шаг 6. Техническое обеспечение мероприятия:
- Световое и звуковое оборудование.
- Средства мультимедиа (экран и проектор).
- Фейерверки, салюты, спецэффекты.
- Шатры, навесы, генераторы для открытых площадок.
- Спортивный инвентарь.
Шаг 7. Творческо-организационное обеспечение праздника:
- Разработка сценария.
- Кастинг артистов и творческих коллективов.
- Организация репетиционного процесса.
- Разработка оригинальных текстов.
- Подготовка треков, минусовок, фонограмм.
- Изготовление медиапрезентации.
- Выбор диджея и звукорежиссера программы.
- Постановка программы.
- Фото- и видеосъемка.
- Элементы оформления: шары, флористика, баннеры, декорации.
- Прокат/пошив костюмов.
- Менеджмент мероприятия.
Шаг 8. Транспорт и логистика:
- Аренда транспорта.
- Бронирование гостиниц.
- Планирование маршрутов.
Шаг 9. Основные атрибуты праздника:
- Призы и дипломы.
- Подарки и сувениры.
- Приглашения и программки.
Шаг 10. Вспомогательные элементы мероприятия:
- Ресепшн и промо-персонал.
- Охрана.
- Медицинский работник или дежурная скорая помощь.
- Гардероб и уборка последствий.
- Обеспечение туалетами.
Шаг 11. Разработка, согласование и оптимизация бюджета мероприятия.
Шаг 12. Проведение праздника.
Шаг 13. Подведение итогов, анализ эффективности праздника:
- Опрос.
- Анкеты.
- Голосование.
Об авторах: Ольга Козлова — директор по персоналу, Ольга Саликова — менеджер по внутренним коммуникациям компании «Информзащита».