Прийти в компанию — это все равно что оказаться на незнакомой планете. В первые дни надо сориентироваться, адаптироваться в пространстве и коллективе. Есть люди, которые входят в новую компанию летящей походкой, но даже у них поначалу возникает множество вопросов, на которые надо найти ответ...
Наталья Соболева
Чтобы как-то смягчить этот тяжелый период, быстрее интегрировать нового сотрудника в компанию и сократить количество возникающих у него вопросов, в «Национальной компьютерной корпорации» существуют программы адаптации. Так, например, в OCS уже почти полгода регулярно проводится «Курс молодого бойца».
Поначалу, когда мы принимали на работу несколько человек в месяц, к каждому прикреплялся отдельный наставник. Но сейчас количество новичков в компании превышает наши возможности по индивидуальному наставничеству. Стало очевидно: нужна специальная программа адаптации. Ведь к нам приходят самые разные сотрудники, новые для компании люди, некоторые в ИТ-бизнесе до этого никогда не работали. Нам совершенно необходимо, чтобы мы все говорили на одном языке, одинаково понимали значение слов, чтобы у всех было ясное и единое представление о том, как работает, куда движется компания, что у нас принято, а что нет.
Катализатором запуска проекта адаптации стала реорганизация департамента продаж, которая повлекла за собой набор большого количества новых сотрудников — менеджеров по продажам и ассистентов. С каждым днем становилось все труднее и труднее вводить столько новичков в курс дела.
Тогда мы поняли, что необходимо создать специальный единый курс для новых сотрудников. Конечно, сложно было сразу создать серию слайдов для презентации. Мы беседовали с коллегами, выделяли, на наш взгляд, важные моменты. Помогала служба персонала. Сотрудники HR каждый день рассказывают вновь принятым о компании, и беседа эта раньше занимала в полном виде часа два. Конечно, кому-то мы рассказывали больше, кому-то меньше — как получалось, поэтому какая-то структура этих «разговоров» уже сложилась. Трудность была в том, как поделить все то, что мы рассказывали «на входе», на части — что оставить для беседы HR-сотрудника с новеньким, что включить в общий курс, ну и понять, чего во всем этом не хватает. В общем, я сразу написала «100 мыслей» и поняла: для общего курса — это слишком много. Дальше действовала как скульптор — отсекала все ненужное. Есть ведь еще и пределы восприятия — не все человек в состоянии усвоить за один присест.
В создании презентации для новичков принимали участие и старейшие сотрудники OCS, они помогали советом — о чем обязательно нужно рассказывать, что им кажется полезным. Кроме того, были разосланы письма тем, кто пришел недавно, но уже немного освоился в компании (работали несколько месяцев). Задан был только один вопрос: «Какой информации вам не хватало «на входе» в компанию и что бы вам существенно помогло в первые месяцы в работе?». Отклики также сыграли свою роль в формировании единого блока информации для новых сотрудников.
Первые несколько проб мы сделали в Санкт-Петербурге, и сразу же стало видно, чего в «Курсе» не хватает. Уже достаточно полный вариант презентации мы повезли на открытие филиала в Уфе. Тогда она занимала четыре часа. Все прошло неплохо, но впервые услышавший эту презентацию целиком Максим Сорокин, президент OCS, твердо сказал: «За один раз это воспринять невозможно». Надо делить курс на две части и читать за два дня. Кстати говоря, я не помню еще ни одной презентации, после которой мы не поменяли бы что-то в «Курсе», не добавили бы пару слайдов... Наверное, это нескончаемый процесс.
«Курс молодого бойца» в OCS стремятся преподносить новичкам не как простую лекцию, а в форме диалога. Слушатели в свою очередь задают интересующие их вопросы. Обычно «Курс» проходит в живой обстановке, легкой для восприятия только что прибывших и, конечно, еще растерянных сотрудников. Очень часто информация подкреплена различными образами с примерами из истории, в презентации много смешных картинок и фрагментов из известных кинофильмов, что всегда вызывает позитивную реакцию аудитории.
Смеяться и подшучивать над собой — в культуре нашей компании. Во время обучения мы занимаемся этим непрерывно. Один из самых приятных примеров обратной связи — новый сотрудник в Москве. Он сказал, что ожидал либо появления руководства компании с пафосным текстом о том, какая крутая у нас фирма, либо что-то похожее на предвыборно-агитационное партсобрание. И был поражен тем, как легко и «ненапряжно» ведется рассказ, как искренне компания говорит не только о своих достижениях, но и о проблемах. Мы именно этого и добиваемся, и услышать такое было чрезвычайно приятно.
На сегодняшний день объем презентации — больше 150 слайдов. Занимает «Курс» 3,5 ч как в первый, так и во второй день. В первый день слушатели попадают в мир информационных технологий — дается терминология, объясняется, как живет и чем дышит OCS и ИТ-рынок в целом. Много времени уделяется истории компании, ее целям и стратегии, корпоративной культуре, которую мы считаем своим главным конкурентным преимуществом. Второй день «Курса молодого бойца» начинается с рассказа о партнерах OCS, о том, как в компании принято строить и поддерживать взаимоотношения с ними, какую роль каждое подразделение OCS играет в этом процессе. Поскольку принципы и стандарты взаимодействия являются «надстройкой», стоящей на прочном базисе отлаженных бизнес-процессов, финальная часть курса посвящена именно им.
В OCS такую образовательную инициативу, как «Курс молодого бойца», еще называют «Прием в семью». Он должен рождать понимание того, что с каждым сотрудником искренне и открыто делятся всей информацией, делают шаг навстречу для того, чтобы лучше понимать друг друга, открывают все двери, чтобы не было страшно открывать их самому.
В нашем «Курсе» существует слайд «Понимание — ключ к правильному поведению», к которому мы постоянно возвращаемся и о котором напоминаем, потому что основная наша задача — добиваться не того, чтобы новые сотрудники наизусть выучивали стандарты Корпоративного кодекса или вехи в истории компании, а сделать так, чтобы они лучше понимали, как и для чего компания работает, каким образом и почему мы принимаем те или иные решения. Если человек понимает принципы поведения и принятия решений, то вероятность того, что он будет допускать ошибки, гораздо меньше, чем в случае, когда он просто выучит какие-то параграфы наизусть.
Почти на каждой презентации присутствуют также и сотрудники, работающие в OCS уже очень продолжительное время. Так, например, директор одного из департаментов, побывав на «Курсе», попросил провести дополнительную презентацию для сотрудников своего подразделения, что мы и сделали.
Это несколько неожиданный, но очень интересный опыт: когда находишься в своем профессиональном кругу, многие аспекты бизнеса компании проходят мимо, не замечаются. И если новичкам такой курс интересен с точки зрения получения информации, то сотрудникам, уже работающим в компании, он позволяет увидеть «поляну в целом», что, мы надеемся, будет способствовать более активному участию сотрудника в бизнесе компании — рождению идей, инноваций, более эффективным коммуникациям с работающими в других подразделениях.
На последнем совете директоров филиалов «Курс молодого бойца» также был «прочитан» и получил живой отклик. Сейчас многие филиалы уже озадачены тем, чтобы добавить в «Курс» свою региональную специфику и реализовать этот опыт у себя.
Помимо такого нововведения, как «Курс молодого бойца», в OCS недавно был запущен еще один проект, также направленный на скорейшую адаптацию персонала, — корпоративный сайт. Сейчас внутренний портал представляет собой «энциклопедию», к которой советуют обращаться новичкам для решения любого возникающего вопроса. На внутреннем сайте можно найти решение большинства повседневных проблем: от списка телефонов до полного каталога сотрудников с фотографиями, от нужных мелочей жизни (к кому обратиться по какому вопросу) до глобального путешествия по разделу «OCS для чайников». В последнем, кстати, можно в спокойной остановке самостоятельно изучить «Курс молодого бойца» и узнать еще много нового о компании и рынке.
Когда есть такое уникальное и доступное каждому сотруднику хранилище информации, нет нужды засорять и без того перегруженные головы новичков дополнительными сведениями во время презентации.
Важным критерием оценки эффективности проведения «Курса молодого бойца» является результативность работы новых сотрудников. После первой же презентации в службу персонала стали поступать благодарности и позитивные отклики от менеджеров, принявших в свои отделы новых сотрудников, которые сразу стали понимать все с полуслова. Новички быстрее входили в курс дела, а понимание своей значимости и ответственности за общее дело сплотило их с руководителями и коллегами. OCS — быстрорастущая компания, и за последние три года ее коллектив увеличился в два раза. В OCS считают, что профессионализм сотрудников — существенный фактор ее успеха на рынке, и поэтому серьезная поддержка новичков с первого же дня является стратегически важным моментом.
Об авторе: Наталья Соболева — дирек тор по персоналу компании OCS.