Одна из немногих оставшихся прикладных программ, при лицензировании которой учитывается число пользователей, - это система управления документооборотом (Document Management System, DMS). Продажа для сети на 25 пользователей может означать сумму в сотни тысяч долларов, а VAR’ы могут зарабатывать до 1500 долл. в день на интеграции и других специальных услугах.

По оценке Присциллы Эмири, старшего вице-президента по информационным продуктам и услугам из Association for Information and Image Management International, торговой группы по DMS, доходы поставщиков на рынке программ электронного документооборота всех типов достигнут в этом году почти 3 млрд. долл. Есть все основания считать, что к 2002 г. эта цифра более чем утроится, и доходы выпускающих эти средства компаний составят примерно 9,6 млрд. долл.

Реселлеру на заметку

  • DMS с Web-средствами - основа для мобильности и сотрудничества пользователей.
  • Чтобы выбрать, к какому типу систем обратиться, реселлер должен оценить собственные ресурсы.
  • Источник вторичных доходов - услуги.

Существует немало программ, призванных взять на себя управление электронной «бюрократией», и каждая из них решает эту задачу по-своему. Охватывая все средства и процедуры от простого поиска по индексу или сканирования с сохранением до многоуровневых сетевых систем управления документооборотом на базе SQL (собственно DMS-систем), эта область представляет собой широкое поле деятельности. DMS-решения играют все большую роль в системах управления знаниями, представляющих собой конгломерат всех этих технологий.

Для настоящего обзора Тест-центр CRN отобрал системы управления документооборотом, предназначенные для обслуживания рабочих групп и компаний от малого до среднего размера, которые предоставляют и некоторые средства работы с документами через Web.

Чтобы сузить сферу охвата, были выбраны программы, ориентированные на нужды юридических фирм; это богатый вертикальный рынок, для которого характерно огромное количество текстовых документов большого размера и сложной организации. Тем не менее все эти программы можно приспособить и к управлению документами в бизнесе, а некоторые даже пригодны для наращивания до уровня, обеспечивающего управление базами знаний целого предприятия.

В обзоре отсутствует такой серьезный поставщик в этой области, как FileNet. Компания отказалась участвовать в тестировании со своей системой IDM (integrated document management - интегрированная [система] управления документооборотом) под названием Panagon, сославшись на нехватку ресурсов в связи с предстоящей выставкой и возможный «вред» готовящимся маркетинговым инициативам. Отказалась от участия и фирма IntraNet Solutions, которая работает над новой версией программы Intra.doc, сочтя, что эта DMS-система на основе Java еще не готова для испытания. Компания NovaSoft Systems также решила не участвовать по причинам, связанным с технологическим циклом подготовки продукта.

Что умеет DMS?

Система DMS следит за версиями файлов, а при необходимости ведет и журнал контроля. Некоторые программы «знают» и содержимое файлов, что позволяет также управлять знаниями. Еще одна общая для всех этих решений функция - способность сохранять файлы вместе с отражающими содержание данными «досье», такими, как ключевые слова, клиент, автор или любые другие поля по желанию пользователя. Для этого система DMS перехватывает диалоги процедуры сохранения интегрированных приложений и выводит вместо них заданный клиентом набор полей «досье». Так что вместо открытия диалоговых окон обычно выводится экран поиска DMS. С его помощью можно проводить поиск по индексу, что обеспечивает быстрое извлечение файла по любому сохраненному полю, категории либо версии документа или содержания. Кроме того, все продукты позволяют просматривать содержимое файлов без участия прикладной программы, в которой они были созданы, что достигается обычно интеграцией утилит просмотра независимых фирм.

Важен правильный выбор

Головоломка для реселлера DMS состоит в том, чтобы выбрать систему одного из двух типов: построенную на реляционной или же одноуровневой базе данных. Оба типа обеспечивают большинство требуемых функций, однако реляционные системы требуют опыта, которым обладает далеко не каждый VAR.

За исключением Worldox 96 и Xerox DocuShare, работающих с «плоскими» базами данных, все остальные рассмотренные программы для обращения к индексам досье и содержимого файлов используют запросы SQL. Реляционные системы на базе SQL обеспечивают более высокие масштабируемость и отказоустойчивость, однако и цена их тоже выше.

С точки зрения реселлера, преимущество внедрения и размещения этих сложных продуктов в том, что они способны приносить постоянные и достаточно высокие доходы при сравнительно небольшом числе ежегодных продаж - доходы, полученные изначально от инсталляции и обучения, интегрирования на заказ и договоров на обслуживание. Возможны и вторичные доходы от наращивания, установки дополнительных средств автоматизации и модулей расширения, а также от обучения новых пользователей и проведения переподготовки.

Как указывает компания TechLaw, национальный реселлер DMS, специализирующийся на юридической вертикали, типичная цена программы на базе SQL колеблется в диапазоне от 7500 до 15 000 долл. за место, включая рабочую станцию, лицензии на ПО, обучение, услуги VAR’а по установке и интеграции и весь комплект серверных средств (сами серверы, маршрутизаторы, коммутаторы и т. п.). Учитывая, что минимальное число рабочих мест, при котором оправдано размещение столь дорогостоящих решений, около 100, даже самая осторожная оценка дает стоимость всей системы на уровне 750 тыс. долл. Если VAR устанавливает хотя бы по одной такой системе в месяц, он сможет совсем неплохо зарабатывать.

И напротив, менее сложные, недорогие программы требуют для своего использования и обслуживания совсем немного специальных знаний и в некоторых случаях могут быть установлены и настроены всего лишь за несколько часов. Как правило, обслуживанием таких решений «одноразового запуска» занимается собственный персонал ИТ, а то и просто опытные пользователи. Доходы от внедрения таких продуктов соответственно ниже и зависят они в основном от первоначальной продажи аппаратных и программных средств, конфигурирования и интеграции, а также обучения администраторов и пользователей. Так, по словам представителя фирмы World Software, обычная установка DMS-системы Worldox 96 в существующей сети на 100 пользователей дает VAR’у доход в размере почти 45 тыс. долл.; сюда входит ежегодный договор на обслуживание и техническую поддержку ПО, пять дней работы на месте и один выделенный сетевой компьютер для индексирования. Некоторые из самых активных VAR’ов этой компании устанавливают от 10 до 15 таких программ в месяц. Выгоды такого подхода очевидны.

Так какое же решение лучше для реселлера? Ответ прост: выгодны оба. Хотя, конечно же, в каждом конкретном случае выбор отчасти зависит и от типа документов, которыми предстоит управлять, и от имеющейся сетевой инфраструктуры; лучшим будет продукт, в наибольшей мере использующий ресурсы как заказчика, так и самого реселлера.

Запасной вариант

Потенциальные заказчики могут не располагать необходимыми ресурсами, чтобы вложить их в крупную, сложную DMS, особенно если это требует новых аппаратных и программных средств, обучения и специального обслуживающего персонала. Если реселлер сосредоточит все усилия на единственном таком продукте, он рискует упустить компании, не имеющие ресурсов для крупной собственной системы, и соответственно доходы от технического обслуживания. Пакеты фирм World Software и Xerox могут оказаться наилучшим вариантом для определенного типа заказчиков с ограниченным бюджетом.

Ключ к успеху - соответствие требований к ресурсам и набора функций каждого из продуктов тому, что имеется в распоряжении как самого VAR’а, так и его заказчика. Это верно как для полнофункциональных SQL-систем, так и для менее дорогостоящих решений.

Сравнительные характеристики

**** Отлично, *** Выше среднего, ** Приемлемо, * Нуждается в совершенствованииУдобство использованияМасштабируемостьАдаптируемостьИнтеграция прикладных программСлежение за документамиБезопасностьОбщая оценка
NetRight iManage 4*0*************************
Open Text Livelink 8*************************
PC Docs CyberDocs 2*0*************************
World Software Worldox 96***********************
Xerox DocuShare 1*5****************
В таблице не учтены результаты анализа программ работы с каналами, вклад которых при присуждении знака отличия «Выбор редакции» составляет 50%.

Версия для печати (без изображений)